文档介绍：1 总则
文控工作虽作为制造业公司辅助性工作,但直接影响着公司生产、运营的成效。为规范本公司的文控工作,特制订本制度。
本制度适用于本公司的文件制作、修订、审批、受控、发行、回收、归档及销毁等各个环节。
文控工作管理原则: 使用文件唯一性,系统性,易于识别,集中管理与分散管理相结合。
公司各职能部门应明确一位负责人分管文档工作,并指定兼职文控员统一管理本部门的相关文件材料,定期整理归档并按期向公司文控移交。
文控负责对全公司的文件管控;其他公司成员有义务和职责对文控工作进行监督和支持。
2 文件属性及分类
根据公司的实际情况,文件可以按以下标准进行分类(详见附件:文件分类表)
:销售文件,研发文件,供应商文件,制造生产文件,工程工艺文件,质量管理文件,行政(后勤)管理文件,人事管理文件,财务文件等。
:受控文件和非受控文件。受控文件是指可能涉及公司的商业机密或对公司日常运行有规范指导作用的文件,需根据公司的成长对文件进行修订的文件,如体系文件、技术文件、合同协议等;非受控文件是指外部单位发放的文件,本公司无法控制,或由本公司发布的通知、公告等发布后无需修订,不必要对其控制的文件,如法规、标准、通知等。
:纸质文件和电子文件。
:集中管理和分散管理。
:绝密、机密、秘密,公开。绝密是最重要的公司秘密,泄露会使公司安全和利益遭受特别严重的损害;机密是重要的公司秘密,泄露会使公司安全和利益遭受严重损害;秘密是指一般公司秘密,泄露会使公司安全和利益遭受损害。
:规定性文件、事务性文件和技术文件。规定性文件是指为了约束和规范某方面的行为和活动而制订的规范性文件,如政策、法规、制度等,这里主要是指公司内的制度规范文件;事务性文件是指为办理某项工作和事务而产生的记录和推动性文件。
:外来文件和内部文件。
:永久(30年以上)、长期(15-30年)、短期(15年以下)。
:“制作、受控发行、归档、废止”四个阶段。
3 权责
公司文件的模版、格式、版本、权限、密级的规范;
对公司文件的模版、格式、版本、权限、密级、字体等方面的审核;
受控、发行、纸档的发放、回收、销毁;
协调质量管理部及相关部门对体系文件的监督、管控及对其提供审核利用;
对外来文件如法规、标准、公文、证书等的受控和管制;
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。
各部门的权责
《文件控制程序》规定制作和使用文件;
,具有保存价值的文件归档,定期向文控移交;
,并监督和建议文控的管理工作。
制作阶段
需要草拟文件,须遵循公司对文件要素的规定。参见《文件控制程序》
文件的制作
规定性文件,制作编辑文件前向文控申请文件编号,正确编写文件