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注册通知则为第二轮通知。第一轮通知至少应包括以下内容:1,会议的目的、主题与议题2,会议的日期3,会议的地点4,会议联系途径,如会议秘书处通讯地址、电话、传真、E-mail等如果会议只发两轮通知,那么,第一轮通知要包含征文公告。第二轮通知如果会议有三轮以上的通知,那么,第二轮通知主要是关于论文征集的,所以也叫论文征集通知。论文征集通知书的主要内容有:1,大会主席的邀请信2,会议组织机构3,会议主题与议题4,征文要求5,会议初步日程6,初步旅游线路7,会议秘书处联系方法8,重要日期9,论文摘要表10,反馈表第三轮通知注册通知书的主要内容有:1,邀请信2,组织机构3,会议主题和学术题目4,一般信息,如举办城市的介绍、护照和签证、保险、货币、交通会议专业活动:..因此会议专业活动主要是围绕着各种演讲进行的,演讲主要包括三种形式,即大会演讲、分组演讲和张贴演讲。另外,会议专业活动还包括专业参观。大会演讲目前只有借举办国际社团的国际会议时,才最有可能将这些学科带头人邀请到我国来。特邀的大会演讲时间通常定为25分钟,2分钟的回答问题时间。一小时可安排2个演讲。主持人一般应由该学科领域中最有威望的前辈学者担任,也要在最终日程上写明每个大会演讲的主持人的姓名、单位、职务。分组会演讲分组演讲会的报告时间一般为10-15分钟,提问5分钟,一个小时安排3到4位报告人。与会者并不是始终固定在某一个会场。张贴演讲张贴演讲是指会议演讲人把论文张贴在会议现场供与会者观看的演讲形式。确定张贴演讲的原则主要是按照论文作者本人的要求。张贴演讲的时间安排有两种,一种是在张贴演讲数量较少时,可从会议开始到会议闭幕,整个会议期间始终张贴。另一种是在张贴演讲比较多时,可安排几个单元时间,报告作者只能在指定时间、指定地点去张贴自己的论文,到时要自行撤换。不管采用哪种形式,会议都要安排专门的时间,组织与会人员阅读张贴演讲,届时论文作者要在自己的论文旁,与与会者交流。专业参观专业参观的目标场所应在会议策划时就选择确定好。选择时一定要注意与会议的目标和主题密切相关,并具有较强的代表性。会议场地与会议室会议场地包括:1,主会场与其他各种大小会议室2,休息处3,大厅4,注册台5,办公室6,展览场地7,存储区会议室的布置会议室布置的基本模式:1,剧场(礼堂)形这种会议室布置形式就像剧场那样,最前面是主席台,主席台有若干个座位。2,中空圆(正方、多边)形这种布置模式通常用于会议人数不是很多、规格较高、与会者身份都重要的讨论会,尤其是国际性的讨论会,体现出与会各方平等的身份与地位。其中圆形布置适用于不具有:..3,中空椭圆(长方)形这种布置形式虽然主席台与与会者桌子紧紧相连,但体现出主次之分,不像中空圆(正方、多边)形那样体现出与会者或与会各方完全平等。4,董事会长方(椭圆)桌形这种布置形式使与会者之间的距离比较近,可用于召开董事会、管理等类似形式的会议。5,U形与马蹄形主席台与与会者距离很近,感觉更随意些。主席台在U形或马蹄形开口处上方。同时配有投影屏幕,用于讲解。6,叠层U形(马蹄形)它可以比单层U形布置形式安排更多的与会者。7,E教室形与U形布置类似,但可以安排更多的与会者。8,T形与U形布置形式类似,当与会者人数很少时可以采取这种形式。9,教室形10,宴会形这种布置形式很像举行宴会时的布置形式,很方便进行分组讨论,也显得比较随意,有利于调动与会者参与的积极性。这种布置形式多用于与酒会、饮食结合在一起的会议。11,混合形当上述十种布置形式不能满足会议需求时,可以采用把不同的布置形式混合在一起的方式来解决这个问题。目前,计算机投影仪已成为了会议使用的主要设备。会务会议印刷品包括:1,会议内容摘要2,会议资料汇编3,最终程序手册和程序指南4,其他会议印刷品制作和使用会议名卡时注意事项1,名卡上的字要足够大,使会议安全人员或其他工作人员从很远处就可以看清楚。2,名卡应选用统一印刷的纸片,厚度应以能在镭射打印机上打印为准。3,不同类型的人员的名卡最好不用不同的颜色区分。办理住宿预订会议注册费中一般不包含住宿费,与会者住宿需另外付费。与会者住房表大型会议,需准备两种与会者住房表。一种是把所有与会者的名单按一定的顺序(如字母A,B?Z顺序)排列,在名字后面写上房间号。另一种是按房间号码顺序(101、102??201):..目前由于通讯手段的改善,也由于人们注意了个人的隐私,大多数会议不公布与会者提住房表。总账户和个人账户会议组织者在住宿的宾馆可以开设两种账户,一种是总账户,一种是个人账户。餐饮活动餐饮种类1,早餐2,茶歇/咖歇3,会议午餐4,招待宴会、酒会5,服务式晚餐6,自助式晚餐7,主题宴会会议餐饮活动安排须知1,餐饮活动与会议预算的关系一般情况下,餐饮活动总是在预算的严格控制下进行的,不能超出预算。2,明确负责餐饮的人员餐饮活动既然在整个会议中具有重要的作用,会议组织方和会议餐饮服务方都应该指定专门人员负责。3,餐饮活动预订事项内容应该包括下列内容:①日期②时间③场地④形式⑤价格⑥菜单菜单设计注意事项a)男女有别b)饮食禁忌c)饮食营养与健康⑦酒水,预订酒水首先要确定酒水的种类,第二是酒水的付款方式。付款方式通常采用两种,一种是按实际消费付费,另一种是按餐饮活动价格的比例付费,酒水费用占整个餐费的1/3是常用的比例。⑧预订人数⑨主桌⑩音响设备付款方式?签字负责人,餐饮预订单要经过双方负责人的签字,并对双方都具有约束力。:..会议的社会活动包括:1,会议开幕式2,欢迎招待会欢迎招待会的食品以凉菜为甜品为主,因此有时也称为冷餐招待会。3,茶歇/咖歇4,鸡尾酒会5,体育、休闲活动6,参观、游览活动7,欢送/闭幕宴会会议附设展览安排会议附设展览的作用1,对会议主办者的好处①增加会议收入②可以增加预先筹款③增加会议产品的价值④有助于会议产品的促销,增加参会人数2,对与会者的好处①市场导向,直接接触目标市场②可以在短时间内与潜在的顾客进行信息交流③获得向潜在的顾客进行产品展示的机会,从而获得商机④可以通过得到的会议论文了解本专业领域内世界上最新技术和未来发展动向⑤参展商还可以了解到同领域竞争者的产品性能和销售方式,以便及时调整自己企业的生产和销售策略。会展附设展览会与商业性展览会的不同1,观众面不同2,组织观众所花工夫不同3,展览主办者收入来源不同商业性展览会主办者的展览收入有来自参展商的展位费和向参观者收取门票费。会议附设展览主办者的展览收入只有来自参展商的展位费,观众参观通常是免费的,主办者没有门票收入。安排会议附设展览项目注意点1,会议附设展览主题要与会议主题保持一致,与会议的主题密切相关,并符合会议的总目标。2,最好交由PEO(ANIZATION,专业展览组织者)安排操作。:..会议供应机构专业会议组织者定义:anization,缩写为PCO,是指通过客户组织、经办会议而攻取收入的专业的会议组织机构。PCO的工作PCO应能为会议提供全方位的服务。这样的好处是会议主办者可将会议只委托给PCO一家来完成,既可简化了机构之间的相互关系,也极大地方便了参加会议的代表。概括起来,PCO在帮助社团组织、企业等机构安排、组织会议时,主要做以下工作:1,会议的促销宣传、新闻报道工作2,各种印刷品的制作安排3,会议地点和会议地所的选择4,会议住宿(宾馆)的安排5,会议餐饮的安排6,会议预先注册和现场注册工作7,会议财务管理工作,包括会议预算、会议资金筹措、会议成本控制、会议现金管理等。8,会议临时员工的招聘和培训、管理工作9,会议翻译(口译和笔译)人员的安排10,会议技术设备和人员的安排11会议社会活动、学术访问活动的安排12,会议旅行、游览等活动的安排13,会议附设展览活动的安排14,帮助会议主办机构进行国际会议的审批和申办。15,按我国外事规定协助参加国际会议的国外代表办理入境签证事宜。16,协调、处理与当地政府机构包括公安、消防和海关等部门的关系。PCO的收费方式:1,包价式2,基本费+参会者人头费3,参会者人头费4,按小时收费PCO除了按照上述四种方式中的某一种收取会议费用外,还可以从有关会议供应机构那里获取一定的佣金作为正常收入的补充。会议中心会议中心是一个专门为会议客户提供会议场地、会议设施、设备和会议服务而获取收入的企业。基本会议地场地、设施和服务一个会议中心必须具备下列基本的会议场地、设施和服务:1,具有固定座位和技术设备的剧场、礼堂式大会会议厅。:..有各种大小的隔音性强的中小型会议室3,会议厅、室具有照明、空调等基础设施、设备4,会议厅、主要会议室拥有话筒、音响、放映设备、投影银幕等必需的会议技术设备。如果是国际会议中心,还须拥有同声翻译设备。5,拥有大堂和其他公共区域。6,具有适当的餐饮场地、设施设备和服务能力。7,有可供会议组织者办公使用的办公室8,有可以提供水、电、互联网接口的展厅9,在存放展品的储藏室10有展品装卸场地和设备11,有贵宾休息室12,有充足的停车场其他方面的要求会议组织者对会议中心还有其他方面的要求:1,良好的可进出性2,有效的导向系统3,训练有素的专业会议服务与管理人员4,周围和附近有足够的住宿和餐饮场所5,配套服务设施齐全6,配有符合标准的安全、消防设施、设备,会议其间有充足的安全保卫人员。会议管理结构会议组织者最希望宾馆有一个人能帮他协调宾馆的各个部门,为会议提供及时的服务,这个人我们称之为会议经理。这需要会议宾馆在接待会议期间要临时改变管理结构,把平时垂直管理结构变为跨越部门界限、全力协作共同为会议提供高效服务的管理结构。提供会议客户需要的信息会议组织者在挑选会议宾馆时需要了解下列情况:1,每个会议室的面积2,每个展览场地的平面图3,会议室的布置形式和相应可以安排的与会人数4,可以使用的技术设施、设备5,所有会议场所、设施、设备和服务的价目表6,专业会议服务员工数量及其服务经历旅行社会议组织者一般都要安排与会者到会议举办地或其附近参观、游览风景名胜,这个活动往往是寻找合适的旅行社来合作安排。会议组织者和旅行社谈好会议旅游活动的内容以后,一定要签订合作协约,明确双方的责任、义务与权利,对双方也是一种约束,以免出现变故影响会议旅游活动的正常进行。:..大型的会议,尤其是大型的国际会议,往往要挑选交通运输商作为会议的指定交通运输商。这种做法对会议组织者和指定交通运输商双方都是可以带来收益的,双方可以通过谈判、合作达到双赢的结果。对指定交通运输商的好处1,会议给其带来大量的客源,提高其交通工具的利率。2,其名字被放入会议的各种宣传促销资料中,会议组织者帮其作了免费广告,提高其知名度,树立其在社会公众中的良好形象3,使用其交通工具的会议参加者都可以列入其客户档案,成为其未来促销对象。对会议组织者的好处1,可以从指定交通运输商那里获得一定数量的免费或折扣交通工具使用权。2,可以通过指定交通运输商的销售网络或交通工具作促销宣传。翻译公司国际会议所需要的翻译人员有两类四种:第一类是书面翻译人员。第二类是口头翻译人员。口头翻译人员分三种,分别是段落性口头翻译人员,公共同声传译人员和一对一同声传译人员。一般来说书面翻译人员最容易找,一对一同声翻译人员和段落性口译人员也不难找,公共同声传译人员魏难找。兼职翻译人员的来源主要有以下几个:1,高校中外语专业教师。可以胜任主题比较大众化的国际会议翻译工作,会议主题比较专业时也会感到力不从心。2,高校其他专业中精通外语的教师。几个专业都有自己的专业词汇和术语,专业外的人很难翻译准确。3,科研机构中精通外语的科研人员和企事业单位中精通外语的专业人员。科研机构和企事业单位中不乏既精通专业又精通外语的人才。会议局1895年成立的底特律会议局(CB,CONVENTIONBUREAU)是美国第一个会议局,也是世界上第一个会议局。目前我国还没有一个明确的会议开发管理机构。会议局是一个非营利性的组织机构。会议局可以是一个政府机构,也可以是一个非官方机构或半官方机构。会议局的特点:1,非营利性2,中立性3,以会议客户为中心:..1,对所在城市或国家的会议业进行行业管理2,代表所在城市或国家政府参加相关的国际会议组织,加强与各国会议组织机构如国际大会协会的联系。3,规划、投资和管理所在城市或国家的会议基础设施,塑造会议目的地良好的整体环境。4,制作所在城市或国家会议业的整体促销宣传资料,为所在城市或国家的会议业进行整体宣传促销,展示会议目的地的美好形象。5,支持所在城市或国家的会议企业或会议主办者针对潜在的会议参加者的宣传促销活动。6,为所在城市或国家争取会议在那里举行。7,把争取到会议客户介绍给所在城市或国家的PCO、会议中心或其他会议供应商。8,为外地、国会议客户或PCO提供会议方面的音咨询,提供所在城市或国家政府有关规定和流程。9,帮助外地、国会议客户或PCO预选所在城市或国家的会议场所和会议供应商。10,邀请、组织、帮助外地、国会议客户或PCO到所在城市或国家进行会议地点考察,使其了解当地举办会议的各种情况。11,支持所在城市或国家有关部门或机构进行会议的申办工作。政府政府应当从财政、政策、规定、效率等多方面为会议业的发展提供有力的支持。政府对会议企业进行财政支持的方法:1,在税收上给予会议企业以优惠2,给在本城市、国家召开的会议本身以补助。3,给带来会议的机构或个人表彰和奖励第五章会议的申办活动申办国际社团会议的审批在我国举办国际社团会议和在其他国家举办国际会议有很大的不同,其中最大的区别是对举办国际社团会议的审批。在我举办任何规模的国际社团会议都属于外事活动,必须经有关政府主管部门批准方可进行申办和筹备活动。我国审批国际社团会议的基本要求与程序1,举办国际社团会议必须办理报批手续2,举办国际性社团组织会议的机构必须具备一定的资质。3,申请举办国际社团会议的程序。举办国际社团会议的申请不得通过多重渠道上报。国际社团会议审批的权限中小型国际社团会议,可由各省、自治区、直辖市党委和人民政府,中央和国家机关各部委审批。省、部级以下部门无权批准举办国际会议。国际社团会议审批的时限:..至12个月申请审批。需上报国务院批准的国际会议,应提前12个月提出申请报批。需国家财政经费支持,申请报告应在会议举办前一年的3月份以前提出,以便纳入年度计划和预算。国际社团会议的报批程序一,报批前的准备工作向有关政府主管部门办理会议的报批手续前,要先明确下列准备工作是否完成或条件是否具备:1,会议的申办者与承办者会议的申办者通常应是会议的主办单位,它应该具备前述举办国际社团会议的资质。会议可以同时由几个单位联合申办,但应由一个单位提交报告,明确其他各个单位所承担的义务和享受的权利,并应有书面的材料备案。会议承办单位是指接受主办单位的委托,负责国际会议某方面具体工作的单位,承办单位可为一个或多个。国际上会议承办单位通常是PCO。2,我国的专业水平3,我国的综合国力4,会议经费平衡国际社团要求会议的承办国能够做到收支平衡。通常国际社团不会为会议提供任何形式的经费,有些国际社团甚至还要求承办国在会议结束后上缴一部分会议的收入。5,举办城市选择的城市要能满足会议的各种要求,特别是应有条件优良的会议场所和配套宾馆。6,举办时间和会期国际社团系列性国际会议的时间一般都固定在每年的5-10月。我国举办国际会议要注意避开“五一”“十一”两个旅游高峰和党代表大会。会议的会期视会议的规模大小而定,一般在4至6天,最好不要超过6天。二,研究国际社团的有关文件通常有两个文件是最主要的,一是该国际社团的章程,二是举办该社团会议时对东道国的要求。三,办理报批手续国际社团会议申办的准备1,建立申办机构会议的申办机构应该挂靠主办单位。申办机构通常包括组织委员会、程序委员会和秘书处,,