文档介绍：技术资料管理制度
1、目的
为了对基础技术文件、记录和资料进行控制,使所有部门及工班都能及时得到有效版本,防止使用作废文件,确保提供符合规定要求和管理体系有效运行的客观证据,特制定本制度。
2、适用范围
本程序适用于万宁制梁场有关基础技术文件、记录和资料的管理。
3、职责
,负责有关基础技术文件、记录和资料的管理,并对本制度的实施进行指导、监督、检查。
,负责分公司有关基础技术文件、记录和资料的收发、登记、标识、传递、保管,负责分公司运行文件、记录和资料管理,保证所有有关场所使用有效文件。
、记录和资料的管理。
4、工作程序
本制度所覆盖的文件资料是指技术文件、记录和资料。一般分为以下三种:
:由梁场制定的在内部使用的文件资料,如企业的内控标准、工艺文件、档案及各种记录等。
:国家、行业发布的与产品质量有关的各种质量检测标准,技术标准、规范、标准图、通用图,施工图、变更设计文件等。
、发放、回收、处理
:各部门按《收/发文件登记簿》的内容逐项登记,并建立部门的《有效文件清单》。
:图纸、工艺文件、试验方法技术部负责发放。并严格按批准的文件发放范围进行,确保各种场所都能得到文件的有效版本。
:需要收回的文件,由文件管理员根据发放清单自下而上逐级回收,并留下回收记录。
:所有被替代或作废的文件由文件管理员按《文件收/发文登记薄》的记载收回并记录。作废文件单独存放。由文件管理人员填写《文件销毁清单》,由总工程师批准后统一销毁。需作保留的作废文件,由留用部门负责填写《文件留用申请单》,经部门领导批准后,由管理人员加盖“保留资料”和“作废留用”印章后方可留用。
、审核及批准发布
《工艺细则》由技术部组织起草制定,由梁场总工程师审核,经理批准发布。
、《内控标准》、《作业指导书》、技术要求等由技术部组织起草制定,由梁场总工程师审核,并组织实施。
、工装、计量档案由物资设备部负责整理;箱梁产品档案由安质部负责整理,交技术部资料管理员统一保管。
。
、发放:
所有与技术有关的外来文件,由资料管理员负责签收、登记,报总工程师批阅后,根据文件的类别、性质等转发给有关部门执行,由技术部及总工进行识别和评审其适用性。
技术文件和资料的更改只需换发新文件,同时原作废文件在相关部门接到新文件后要各自销毁,并保存销毁记录。技术文件需局部更改,可直接在原文件上更改,并将更改内容及时传递相关部门。
、标准、办法,按原主管部门发布的通知,由各部门确认后形成外来文件清单下发各部门,并以清单作为依据,由转发部门发出更改通知。
,应将被修改文字或数据划去,并在适当位置标明修改内容,修改人及时间,不允许用修改液对正式文件进行修改。
,应征得原拟制发文单位同意后方可复制,文件资料管理人员进行核实,登记发放。标准图纸、技术文件资料复制,由总工程师批准后,复制并办理登记手续。
持有标识文件者因工作岗位变动时,按如下方式管理:
,其性质相同的岗位,保留原使用文件;资料员做好转移记录;
,文件资料员负责收回,并上交梁场原发放部门。
,应办理文件交接手续,部门负责人应监督此项工作的实施。
、表格、录像、报告、电子媒体、磁带、磁盘、胶片、照片、会议记录、协议等。(电子记录只针对形成书面的记录或软盘)
、真实、完整地填写,字迹清晰,文字简洁明了,签字盖章齐备,日期准确,内容符合实际。
,除有特殊规定外,记录不得使用铅笔填写,不得涂改,有误需要涂改时要有执行者的签字盖章。
、记录和资料的收集、整理与施工进展同步进行积累,竣工文件的整理与工程竣工阶段同步进行,竣工文件交接与竣工验收同步,整理的份数按施工合同或顾客及相关方要求确定。
、记录和资料的保管
、记录和资料应指派专人负责保管,并分项目、分类别收集在文件夹(盒)中,放入文件柜妥善保存,以防文件