文档介绍：科技档案管理制度
1. 主题内容与适用范围
科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形式的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、录像带等科技文件材料。
本制度规定了科技档案的收集、整理、保管、借阅、保密等办法。适用于本公司科技档案的管理。
2. 职责
本制度的主要负责单位为技术质量部。
3. 科技档案的归档
科研课题、新产品开发所形成的文件材料,在定型(鉴定)后一个月内,由科研、新品管理员向档案室移交归档。
引进生产线、引进单台设备、仪器的文件材料,包括原文和译文,在验收合格后三个月内,由引进负责部门向档案室移交归档。
基本建设项目的文件材料在项目竣工验收后三个月内由基建管理部门向档案室移交归档。
科技论文、科技成果荣誉证书、产品照片、录像带由所负责部门及时向档案室移交归档。
4. 科技档案的归档范围
科研课题、新产品开发类:课题任务书(申报书)、合同书、产品(课题)定型(鉴定)证书、定型(鉴定)申报表、鉴定大纲、定型(鉴定)会议纪要、检验报告、检验记录、试制总结、现场测试报告、质量分析报告、成本分析报告、生产能力分析报告、标准化审查报告、工艺审查报告、用户意见、成套设计、工艺文件、产品照片等。
引进生产线、引进单台设备仪器类:可行性研究报告、请示报告及上级批复、合同书、协议书、随线(设备仪器)的全部资料的原文、译文、开箱记录、验收资料、照片、录像带等。
基本建设类:红线图、土地征购协议、土地使用证、房屋所有权证、规划许可证、施工许可证、立项报告及批复、招标资料、开工报告、施工执照、施工合同、工程地质勘察报告、工程质量监理资料、设计更改通知、隐蔽工程记录、主要建筑材料合格证、试验(化验)报告、质量检测记录、工程预算、决算、竣工验收报告、竣工验收证书、质量等级证书、安全、环保验收材料、竣工验收会议纪要、成套土建、水、电、气竣工图等。
:获公司级三等奖以上论文、在市级以上学会、刊物发表或获奖论文、省级以上科技进步奖证书、新产品或新产品奖证书(奖状)、专利证书、质量认证证书、安全认证证书、生产许可证书等。
5. 保管期限
科研课题、新产品开发类:长期。
引进生产线、引进单台设备仪器类:长期。
基本建设类:红线图、土地征购协议、土地使用证:永久;
其他:长期。
论文及荣誉证书类:长期。
6. 分类编号
按《企业档案分类编号方法》执行。
7. 整理、编目与保管
档案管理员应将移交归档的文件材料,遵循其自然形成规律,保持它们之间的有机联系,分类整理、组卷、编目、排架。
科研课题、新产品开发类按课题、产品组卷;引进生产线、引进单台设备仪器类按原文、译文分别组卷;基本建设类按保管期限之不同,永久、长期分别组卷,单项工程按项目组卷;论文按年度组卷;照片按产品类别组卷;荣誉证书以件(张)为单位保管;录像带以盒为单位保管。
卷内文件均应打印页码和编写件号。
编写案卷号,填写案卷封皮、卷内目录、备考表、案卷卷脊、登目录簿、上架。
设计、工艺文件底图归档时应编底图总号,填写归档日期、收发台帐(卡)、底图登记簿、卷内目录,按图号顺序排放保存。