文档介绍：华庭房地产工程部管理制度
建设工程档案管理
第一节档案管理制度
为规范公司工程档案管理工作,根据国家、地方工程档案管理有关规定,结合公司的特点,制定本制度。
:工程管理性材料、施工中形成的技术文件资料和竣工技术文件。
,技术资料随工程进度及时填写,设计变更内容及时改动到图纸上,工程部经理每月对资料的积累情况进行至少一次检查。
,无法取得原件的,在复印件上应注明原件存放处。
、提出、传递、检查、汇集和整理,严格按公司有关制度执行。
。
、报告、通知等相关工程信息资料必须登记。
、信息、资料的收发,必须登记。
,立卷时间为项目竣工验收时间。
、份数及每份文件的页数均应齐全完整。
。
、离职人员,在办理调离手续前,必须清还资料档案,没有资料员的签字,不得办理调离手续。
,必须登记并明确归还日期,凡借阅者必须保证所有档案资料完整无损。
,做到不丢失、不泄密,严禁私人擅自将资料和图纸带回家。
。
,按照档案文件密级范围,控制借阅范围。
,做到帐物相符,发现失密、泄密情况应及时报告领导,查明情况。
,应持该单位的正式证明,经工程部经理批准后方可查阅。
,须经工程部经理同意后方可复印。
,未经许可,不准私自抄录和复制,不准擅自将档案转借他人,查阅保密档案资料只能在资料室内查阅。
。
第二节工程档案的归档范围及要求
(一)工程档案的归档范围
对于工程部有关的活动,记载工程建设主要过程和现状,具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。
(二)归档文件的要求
1、归档的工程文件原则上应为原件。
2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。
3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。
4、工程文件尺寸统一采用A4规格归档(工程蓝图等除外)。
第三节工程档案的管理机构
工程部资料员,主要负责本部门相关工作、工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。
第四节工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计
一、工程档案的收集
文件形成后,文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员,资料员收到文件后,当天登记入盒。
二、工程档案的整理
按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。
三、工程档案的立卷
1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。
2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。
3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。
4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。
5、竣工图按专业组卷。
6、竣工验收文件按单位工程组卷。
四、工程档案的编目
1、每卷单独编号,页号从“1”开始,案卷不宜超过30MM;页号编写在单页右下角,双面书写的,正面在右下角,背面在左下角,折叠后的图纸一律在右下角。
2、卷内目录:“序号”以一份文件为单位,“责任者”填文件的直接形成单位和个人,有多个责任者的,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。
五、工程档案的装订
案卷可采用装订与不装订两种形式,文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。
六、工程档案的归档
1、单位工程竣工验收后30日内,资料员要完成该工程档案的归档工作。
七、工程竣工档案移交
工程竣工验收完成后60日内,部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给公司资料室。
八、工程档案的索引(待讨论工程代号、档号?)
工程代号可按如下格式填写。
工程代号如:尚城·御林湾11号楼
楼盘代号如:尚城·御林湾代号为1
专业号如:
案卷号如:第1卷
九、工程档案的保管
工程资料员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风,保证工程档案不被腐蚀。
十、工程档案的统计
工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交