文档介绍：社会保险业务档案管理探析
摘要:随着社会保险业务量和档案数量的与日俱增,社会保险部门所承担的社会保险业务档案管理的职责也日渐沉重。由于没有全国性的社会保险档案业务管理标准和规定,各地业务档案管理不尽统一,缺少规范,因此在具体工作中容易产生一些“误区”。针对这些问题,可以从档案归档范围、归档方案、归档内容等方面不断加以完善解决。
关键词:社会保险业务;档案管理;误区
社会保险业务档案是各级经办机构在办理社会保险收、支、管全过程中所形成,并被保存起来以备查考的文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式的历史记录。这些记录能够准确反映一个参保对象从办理参加养老保险手续到终止养老保险关系,其间所能享受到的养老、医疗、失业、工伤、生育等待遇。随着社会保险制度改革从局部试点到全面推开,社会保险覆盖范围逐渐扩大,参保人数、参保单位不断上升。与此同时,随着社会保险业务量和档案数量的与日俱增,社会保险部门所承担的安全有序管理社会保险业务档案的职责也日渐沉重。由于社会保险业务档案建设是伴随社会保险制度建立而逐步发展起来的,还属初始阶段,由于没有全国性的社会保险档案业务管理标准和规定,各地业务档案管理不尽统一,缺少规范,因此在具体工作中容易产生一些“误区”。如不及时纠正,会对社会保险业务档案的标准化、规范化管理带来一定的影响。
一、社会保险业务档案管理存在管理上的“误区”
一讲到“社会保险业务档案”,不少同志很容易将其同办公室产生的文书档案联系在一起,因此,把形成的业务资料全部推向办公室,由文书、档案人员判定是否具有归档价值。实际上,业务档案与文书档案形成的范畴、利用的对象都不同。业务档案来自于业务运行过程,是整个业务工作中的一个重要组成部分。因此,业务部门有责任对其进行收集、整理、编目、装订、归档,直至移交档案室,实行集中统一管理。至于收集范围、整理方式要达到什么程度,业务部门可与办公室共同探讨,业务部门有了解业务全过程的特长,办公室人员有收集、归档、保管文书档案的经验,这样各取所长、相辅相成,可制定出比较符合本单位工作实际的《业务档案归档范围和分类方案》。在办理业务过程中,业务部门本着谁经办、谁整理、谁归档的立卷原则,可根据归档范围先分类别,以“参保单位—年度—业务环节(类别)”分类方法,先区分参保单位,再区分年度,第三区分业务环节,同一单位同一年度社会保险文件材料中,件的排列依照社保登记类、参保人员类、申报结算类、保险关系转停类、待遇类顺序排列。密不可分的材料依顺序排列在一起,经办机构的材料在前,参保单位提供的材料在后,结论性材料在前,证据性材料在后。按照业务档案流程编制归档文件目录、加盖归档章、填制备考表,然后装盒归档,全部实行了“一户一档”的管理办法。这样,业务部门就完成了立卷的任务,并于次年1月底前将上年度业务档案移交档案保管部门统一编目、存档、保管和提供利用。值得一提的是,在移交时要办理档案交接手续。这一过程的有分有合,有序流转,也体现了各自
“职能”和“责任”的不同,避免了原始依据的遗失、混杂,方便以后利用。
二、社会保险业务档案管理存在载体上的“误区”
目前,计算机在社会保险业务运作中应用广泛,各种数据已通过计算机生成、存贮、共享。有人认为最初记载于纸质的原始资料已无保存价值,认为通过计算机直接查寻更加快捷明了。这种认识存在一