文档介绍：物料管理规定
总则
为规范物料在ERP系统的主数据维护、收发等操作程序,加强物料实物的入库、出库、日常保管、盘点等管理,特制定本规定;
物料的出入库应凭订单、工单、签批后的发料单等出库和入库,严禁白条抵库;
物料凭证的文本书写应完整,应反映领料用途,部门领料应由领料人签字确认;
物料应进行批次管理,按照“先进先出”的原则进行发货;
库存所有物料必须有账可查。未进入SAP系统管理的物料应在OA<<物品管理系统>>内或在备查账(需报财务部批准同意)记录管理;
物料应进行定期和不定期清查盘点,半年度及年度末应进行全面的清查盘点;
不良品库、新品库的物料定期处置,原则上每月处置一次;
物料调出公司/工厂大门应出具出门证,门卫应查验一致后放行。
ERP系统主数据维护
物料主数据是指在ERP系统中按照既定的规则建立的物料号、物料的工厂地点数据、销售组织数据、采购数据、MRP数据、质量管理数据、成本会计数据等影响物料正常使用的系统基础数据。工作中心、工艺路线、成本中心因与物料相关也列入主数据的范畴。
物料主数据维护的责任部门
研发部(RD):负责创建物料号、创建工作中心、创建工艺路线;
工厂:负责维护物料的工厂地点数据;
):负责维护物料的销售组织数据;
采购部(PD):负责维护物料的采购数据及原料、配件、包装的MRP数据;
生产管理部(PMD):负责维护成品、半成品的MRP数据;
质量部(QC):负责维护原料、配件的质量管理数据;
财务部(FD)负责维护物料的成本会计数据以及创建成本中心。
主数据维护要求
维护时间要求
维护人员应在接到主动需求通知后4小时内完成主数据维护。通知方式包括当面告知、电话通知、电子邮件、短信通知等;在以电子邮件或短信方式通知发出后,应同时以电话方式将需求送达责任人。
维护的数据应力求准确,应有据可依。
在会计视图中维护标准单价时如物料尚未定价,采购部应先进行估价,财务部按估价进行维护,在价格确定后,采购部应及时通知财务部进行价格更改。
对新产品BOM的维护,在消耗定额确定之前研发部应先行估计维护,在BOM定额确定之后,研发部应及时修改。研发部有责任跟踪查验BOM的准确性并及时调整。研发部应根据工厂、财务部等有关部门的反馈及时修改BOM及工艺路线。
研发部应向财务部提供过程流程图,以便财务部制定成本定额系数,该系数由财务部提供,研发部在工艺路线上维护。
收料管理
ERP系统的收料方式包括:订单采购入库、委外加工入库、供应商免费交货入库、客供品入库、供应商寄售入库、可回收物料入库、调拨入库、工单生产入库、销售退回入库(调换入库或索赔退货入库)、盘盈入库等。
订单采购入库
采购订单维护
生产物资采购由采购部先下采购订单,仓库根据订单信息进行验货入库。采购订单中价格维护应力求准确,除非特殊情况,必须保证订单价格与供应商开票价格一致。
如果采购价格尚未确定,采购部可以先估价维护,如定价与估价差异不大,采购部对前期采购订单可以不进行调整;如果定价与估价差异较大,则需视情况对前期采购订单进行修改:若该部分订单还没有收货,应立即修改这部分订单; 若该部分订单已收货,但未发货,则由仓库取消收货(MBST),然后由采购部对订单价格进行修改,仓库再重新对该订单进行收货(MIGO,101); 若该部分订单已收货,并已发货,则不作任何处理。
对于进口物料,采购部除需维护正常的订单价格外,还应维护相应的关税及运费。
采购订单入库作业流程:
采购部向供应商下达采购订单;
2)供应商按采购订单备货;
3)供应商依据采购订单整批或分批送货到仓库;
4)仓库保管员依据采购订单进行收货,确认名称、数量、规格无误后办理收货,如果发货数少于订单数,可按实际数量收货,如果名称、规格有误,仓库应不予收货,反馈给采购部,要求供应商调整后重新送货;
5)对于确认无误的货物,仓库保管员在SAP上做收货处理(MIGO 101/102),在供应商送货单上签收,打印入库单,将入库单第二联(红色会计联)及第三联(兰色厂商联)交给供应商。如需检验则将第四联(黄色检验联)送交质量部,通知其检验;
6)需要检验的物料在待检区存放,不需要检验的物料直接在相应的库位存放;
7)质量部对所购物料检验予以放行的,质量部在系统中将该物料从质量检查中转到非限制使用状态,仓库将该物料由待检区转入相应库位;检验结果如果是不良品,仓库在接到质量部的检验单后,及时告知采购部,由采购部通知供应商退货。供应商在接到退货通知后,应及时将不良品收回并按退货数量重新组织送货。仓库在货物退回的同时在SAP上做MIGO(122/123)的退货处理。
8)供应商根据仓库出具的入库单开具发票,将第二联(红色联)附在发票后面快递或