文档介绍：文件管理制度一、目的为了在对部门文件的编写、审核、批准、发放、运行识别、废除、保存等进行规范化管理,特制定本制度。二、范围本制度适用于本部门所有文件和其他部门外发文件的管理。三、职责 1 、办公室负责对文件编码、标识、文件格式原件(电子版)存档、发放记录、控制管理、废除文件回收等管理工作。 2 、公司重要文件均由总经理批准,其他外来文件及部门文件由相关部门主管批准。 3 、办公室负责本部门文件的编写、登记、保管,以及相关外来文件的识别, 并对本部门的文件进行整理、归类、保存。办公室负责对文件的编写并参与文件的正常执行。 4 、车间主任负责质量管理类文件的审核。四、定义①文件清单: 指发放文件的一个清单, 按文件发放时间, 以文件名排序。②文件目录:指文件的内容简介。五、作业内容 1 文件的分类①管理制度类文件: 由部门主管审核, 经理批准。包括: 部门管理制度、程序文件。如员工薪资管理制度、行政管理制度、质量管理体系管理制度等。②公文类文件:包括部门公告、规定、说明类和人事部人事调令、奖罚通知类。③表单类文件:包括部门报表类、部门工作联络表和工作报告等。。④指导书: 由部门项目、技术负责人编制, 主管核准。包括: 流程图、操作指导书、操作手册、工艺技术标准等。⑤外来文件: 包括行政法规、标准类以及部门外来外发文件。部门外来外发文件要经部门主管确认, 保持与文件来源处的联系, 保证文件版本的有效性。 2 、修订或编写、申请新增文件时,应按公司文件管理制度,进行文件编码,并进行登记。 3 、文件发放程序及记录①文件格式经部门审核、主管批准后, 按文件要求涉及所需的文件数量复印并发放到相关部门。②普通部门行文文件经部门主管批准后即可生效执行③文件评审、审核、批准及保存期限一览表见附表。④普通行文类文件加盖公章即可生效。⑤文