文档介绍：项目监理文件资料管理制度
1 目的
为规范建设工程监理文件、归档资料的收发、存放、借阅、归档移交管理工作，特制定本制度。
2 适用范围
本制度适用于监理公司项目部对输变电工程、农网工程、配网工程监理文件、归档资料的收发、存放、借阅、归档移交的管理和移交。
3 编制依据
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28—2002）
《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2000）
《关于印发<国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）>的通知》（国家电网办〔2010〕250号）
4 监理文件及档案资料概念
工程建设过程中形成的各种形式的信息、记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件为工程文件。
在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录为工程档案。
建设工程文件和档案资料组成为建设工程文件档案资料。
5 建设工程档案编制质量要求
归档文件的质量要求:
1）归档的工程文件一般为原件。
2）工程文件内容必须符合国家相关技术规范、标准和规程要求。
3)工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
4)工程文件应采用耐久的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5)工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。
6)工程数码照片要求图像清晰，文字说明内容准确。
7)工程文件应采用打印的形式，手工签字。在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章，并注明原件保存处。
6 监理文件的内容、收发、存放、借阅、归档移交
监理文件内容包括:
1）监理编制的文件主要包括：监理规划、监理细则、监理日志、监理会议纪要、监理月报、工程质量评估报告、监理工作总结、强制性条文执行报告、质量通病措施等。
2）监理过程中形成的监理文件档案资料，主要包括报审表、记录表、登记表、汇总表等。
3）按合同要求的设备采购监理和设备监造监理形成的文件档案资料。
监理文件的管理
监理接收文件应填写接收文件登记表；监理发出文件应填写发放文件登记。登记表应按工程项目分别填写，详细记录文件名称、编号、接收单位、日期，必须由接收人亲自签名。
监理公司项目部接收的监理文件由资料员负责登记保管；各专业监理工程师编制的监理文件完成审批程序后，由专业监理工程师负责发放和保管；现场形成的监理文件资料，由现场监理员整理保管，工程竣工后交本专业监理工程师负责归档。
监理文件资料借阅必须经总监理工程师批准同意后方可借阅，应填写“借阅档案登记表”，借阅人对所借阅的文件资料妥善保管，不得损害、丢失、涂改等，发现遗失或损坏，应立即采取补救措施。
监理文件资料借阅时，应注明借阅期限，到期不能归还，借出人应主动催还。监理文件、归档资料不允许向与本工程项目无关的单位和人员借阅。
监理公司项目部文件资料由专业监理工程师进行整理，经总监理工程师审核同意后，办理移交手续。
文件资料移交时应填写“移交文件资料清单”交接双方签字，移交人应填写“发出文件登记表”。