文档介绍：会议接待流程
会议接待流程
会议接待流程可分成:会议前/会议中/会议后 1、会议前准备： 1、会场信息：
1）、与主办方确认会议主题、参会人数、会议举办日期会议举办场地、会议日程、与会材料。
2）、发送会议通知短信安排酒店叫早服务。
2、会场预定：
1）、外场会议与主办方确认会议规模（小中大型）、会议场地名称、会议室房间、会议室面积、会议室台型（包括U形、回形式、座谈式、课桌式、圆桌式、剧院式、礼堂式）、会议容纳人数（20-600人不等）会议室是否配有固定（悬挂）投影仪、移动（支架）投影仪。另外是否需要会议配套服务贵宾室接待、茶歇室餐饮。根据主办方具体要求预定会议场地。
2）、内场会议与主办方（中国移动）确定会议中心楼层、会议室房间号、会议室面积和容纳人数设施设备型号数量品种是否齐全会议大堂、通道、会议室、洗手间标识是否清晰会议室旁是否配有贵宾休息室和茶歇间会议室会议物资物料的品种和数量多少。根据主办方公司规定流程办理预定会议中心场地。
3）、预定会议中心方法第一：大小要适中。第二：地点要合理。超过一天的会议定在参会人员住宿较近一些。第三：附属设施要齐全。第四：要有停车场。
4）、下预定会议场地确认单与主办方确定最终预定（详细见附件1）。
3、会场布局：大型会议：（200--1000人） 1）、会场大门口外：
根据客人需要设拱门、空飘。根据客人需要设固定字幕或游动字幕。
2）、会场大堂：设立会议签到处根据客人需要提供台布、台裙、工作椅、台花、赐名片盒、礼品台等物品。
3）、会场入口处：设立引导指示牌通道两边摆放绿色植物地上铺红地毯。
4）、主席台：设背景幕（或背景板或LED屏）主席__摆放鲜花顶额挂会议横幅根据会议需要设立式讲台或课桌式讲台准备有线麦克和无线麦克。根据会议需要搭建地台铺红地毯安排灯光音响设备。另外会场四周摆放绿植花卉与主席台互应美观整洁。
5）、台形：
根据会议特点和客人需求摆放课桌型或圆桌式台型课桌式台面按规范标准摆放茶具、茶垫、信纸和笔、矿泉水、纸巾等。课桌式台型铺绿色或白色桌布围台裙。圆桌式台型桌面另外摆放水果和茶点桌面铺白色台布椅子套白色椅套。另外按客人提供人数摆放席卡300人以上会议前四排预留空位。
6）、贵宾室和茶歇间：
根据会议特点和客人需求预定房间内摆设鲜花盆景、基本设施设备齐全、环境卫生干净整洁、茶饮物品供应丰富。
中型会议：（50--200人） 1）、会场大门口外：悬挂会议条幅　 2）、会场大堂：设立会议接待处接待台铺绿色或红色台布并钉好台裙。设立指示牌安排工作人员提供迎送、领引、问询服务。
3）、会场入口处：设立指示牌安排会场服务人员做好迎送。
4）、主席台设背景幕（或背景板或LED屏）主席台设立式讲台或课桌式讲台摆放鲜花准备有线麦克和无线麦克、根据会议需要准备投影仪、白板等。另外会场四周摆放绿植花卉与主席台互应美观整洁。
5）、台形：
根据客人需要按剧场式、课桌式或圆桌式摆放铺白色、红色或绿色桌布及台裙课桌式台形摆放茶具、矿泉水、纸、笔等。
小型会议：50人以下 1）、会场入口处：设立致欢迎词的迎宾水牌。
2）、台形：
根据客人需要按回形或U形摆放悬挂会议条幅准备麦克、纸、笔、矿泉水、摆放茶具。
3）、绿植花卉：摆放于回形、U形中心处以及会场四周整齐对称无灰尘、无黄叶根据客人需求和会议层次回形中心处也可摆放鲜花。
4、设施设备的调试：      1）、灯光：小型会议大堂签到处、会场入口处通道、会议室的照明亮度、开关是否正常。
另大型会议舞台专用射灯（智能数字灯光控制台、机械追光灯、光束电脑摇头灯、LED染色PAR等）的调试。
2）、音响：会议室内音频设备（音箱、调音台、功放、效果器、压限器、分频器、均衡器、信放器、数字硅箱、PAR（Parabolic Aluminised Reflector）由专业设备技术人员运行调试无限麦克风和座式话筒是否音量有无杂音和回音。
3）、网络通信：无线网络覆盖面积要大网速是否通畅快速。移动通讯覆盖范围广是否有干扰物阻碍信号。
4）、空调：夏季室内空调温度设置不得低于26℃冬季室内空调温度设置不得高于20℃。一般情况下空调运行期间禁止开窗。
5）、投影仪的幕布是否升降正常投影仪设备是否正常开机和播放投射文件内容亮度、字体大小、清晰度是否适当。
6）、电脑排插和手机充电器是否准备充足检查是否可正常通电。
7）、电脑中的会议PPT文件是否正常打开浏览演示内容是否顺畅。
8）、供应茶水的烧水箱和壶、煮咖啡的咖啡机电器功能是否使用运行。
5、物资物料准备： 1）、与主办方确认会议指南、会议P