文档介绍：一、总则
1、制定目的
、顺畅的沟通管道并形成制度。
2、适用范围
、会议沟通及其他形式沟通时均适用。
3、管理权责
、公司例会、临时性会议的通知、召集,会议资料的准备,会议记录,会议决议追踪及呈报;
(传统信箱以及电子信箱)的管理,定期收、呈;
、正式文件的颁布、发行;
、传达;
、协调、催办。
、执行会议决议;
、上级指示或工作需要,向所属部门、员工传达会议决议及公司的政策、规章、要求等;
,及相关业务状况的呈报;
、召集、会议资料的准备、会议决议追踪及呈报;
、协调、催办。
二、内容
4、规定
公司组织内部的正常沟通管道有如下三种形式:
(含文书)沟通
(例行会议、临时性会议)
、形式的沟通(总经理信箱、个别交谈等)
(含文书)沟通
、制度类文件
A、规定各种规章制度及作业程序、作业规范、操作标准并经相关权责主管审核、批准的正式文件,有专一主题、格式化、适用期长,一般不针对具体个人、具体时间,并在相应范围内必须遵循的基础性制度;
B、公司制订的制度规章,由(总)经理室颁布、发放。
、通知类文书
A、进行各种具体事务联络、通知、交办、指令、呈报等文书。一般适用期较短,针对性较具体,适用期过后,多数无保存价值或存档年限短。另外,有些临时性或试行性制度也可采用此类形式。
B、各部门之间、公司内部之间具体事务联络、协调、知会等事宜办理都可用《联络单》形式体现、传递。
C、上级主管、上级部门的事项通知、指令的传达、发布,也都可用《联络单》形式体现。
(呈)、报告、报表类文书
A、下级呈报上级,下属部门呈报直接主管部门、主管部门向公司或总经理的述职报告,专项工作汇报、签呈及各项业务报表等,分为定期及不定期的呈递;
B、须定期呈报有:
生产计划报表、生产月报表、品质分析报表、毛利预算表、财务收支预算、采购资金计划表等;
业务部的业务报表、销售及费用月计划表及相关分析报告等;
财务部的财务报表、财务分析报告、责任单位成本绩效报告;
下级主管对上级主管的述职报告、工作报告。
C、不定期呈报
专项工作报告;
具体事项呈报核准的签(呈)。
A、各类会议由主持人指定人员做《会议记录》,(副)总经理主持召集的会议原则上由(总)经理室负责《会议记录》;
B、对会议决议涉及具体工作安排,须确认追踪结果,由会议记录者形成《决议事项追踪表》,经主持人指定专人进行追踪、确认。(副)总经理主持会议的决议事项的追踪、确认除非总经理另行指定,原则上由(总)经理室负责;
C、对会议决议涉及一般事项的规定须传达、通知、知会的,由会议记录者形成《联络单》,经主持人签名确认后,发放相关单位人员;
D、重要会议的《会议记录》,经主持人签名确认后,由会议记录者复印分发或传阅与会人员或相关人员。
A、审批、发布
公司性制度由(总)经理室组织制订,经相关权责主管审核,总经理批准后,颁布、发放;
各单位部门内部制度由部门在不与公司制度相抵触的前提下提出或组织制订,经部门经(副)理审核,总经理批准后,颁布、发放;
※报批前须送(总)经理室会审,确认同公司相关制度无矛盾、抵触。
发出的“联络单”须经发出部门(单位)主管签章确认并抄送(复印)上二级主管,须回复者须经受文部门(单位)主管签章确认,并抄送(复印)其上二级主管;
;
对须张榜公布的公告、任命、通知等文书发布前:
由(总)经理室负责审稿,必要时,上呈总经理审阅(核)方可;
所有签(呈)报告、报表均需层呈至上二级主管。
B、发放记录
、文书,由发放部门要求传阅对象在《传阅记录表》签章记录;
,由发放部门要求收件者在《文件分发记录表》上签收登录;
《联络单》、《决议事项追踪表》等的文书,必要时,发出部门可要求收文者在《文件分发记录表》签收登录,收文者不得拒签,拒签者予以记过处分。
C、传递规定
a. 文件传递采用专门的文件夹传递,文件夹外除有“××部门专用”字样外,用不同颜色色标区分文件性