文档介绍：文书档案归档整理规范
文书档案归档整理规范
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文书档案归档整理规范
文书档案归档整理规范
作者： 王大忠 文章来源：本站原创 点击数： 401 更新时间： 2012-5-19
一、总设
（一）、归档文件
广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。
《规则》对这一概念的使用和限定，使 “归档文件 ”具有了专指性意义，即 “立档单位在其
职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料 ”。
其中， “办理完毕 ”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作
中否定在发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收到以后。在文书处理上就算已办
理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。但：有的文件如请示、报告等需要
上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。有的文件，
如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书
处理程序已经完成，也算办理完毕。
《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。这是因为本标
准旨在对文书立卷工作进行改革。暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等
特殊载体档案的整理工作。 （也就是过去科技档案用什么方法， 现在继续用什么方法。 ）
（二）、归档文件整理
归档文件整理， 就是 “将归档文件为单位进行装订、 分类、排列、编号、 编目、装盒，
使之有序化的过程 ”。这一概念明确了 “以件为单位 ”的基本原则， 并概述了归档文件整理
工作的基本环节。整理的内容包括 “分类、装订、排列、编号、编目、装盒 ”。
（三）整理原则
归档文件的整理原则， 可概括为 “遵循文件的自然形成规律， 保持文件之间的有机联
系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于
教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，
便于保管和利用 ”。与传统立卷原则相比较， 两者是基本规律客观存在的。 文件整理归档
的目的，是将机关职能活动中形成的， 能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，
以便今后和历史研究查考。因为条件的变化，具体整理方法可以不同，但都必须遵循归
档文件整理的基本规律，才能达到便于保管和利用的共同目的。
、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
文件的形成不是任意的，而是伴随着各机关，团体和社会组织的职能活动产生的，
有其自身规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动
总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间自然有一定规律，这种规律也就是文件之
间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系职能反映出机关职能活动的历史面貌，同
时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行归档文件整理
工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系（一个会议形成的文件材料
就是有机联系的整体，归档时应该按期限放在一起，批复与请示应该放在一起，装在一
个盒内）。
、区分不同价值
不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照《机关档案归档与不归
档范围》和《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围不同文件价值，划定不同保
管期限。对于保存价值大，保管期限长的文件，重点整理和保管；对保存价值小，保管
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期限短的文件，根据条件区别对待（这次全市文书立卷改革工作考虑到这因素，永久保
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存的用硬纸盒，长期的则用软纸盒，短期的用卷皮装订）；对无保存价值的，不须归档
的文件，则可以销毁。通过将不同价值的文件区别整理，可以合理使用人力，物力、财
力和时间，同时不同价值的文件经过整理后相对集中，为日后档案进行保管利用