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否添加〕、称谓、正文、签名、附件等。
主送、抄送与密送
  主送是受理这封所涉及的主要容的人，是必须对予以回复的人员，回复时间应在收到两小时，如无法及时答复也应回复确定时间。
  抄送是对此容需要知情的人，如直接上下级、同一工程或部门成员、收件人直接上级等，抄送人不需回应此，但有建议时可进展回复。
  密送是对此容知情的，但又不需要表达出来的人，一般只在特殊情况下使用。
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  在添加相应人员时，应按职位等级从高到低或容的主要负责人到辅助人员的顺序进展排列。
  请示性、审批性最好主送一人，最多不超过两人，防止职责不清，通过后再逐级上报。
主题与标题
  主题须清晰明确，应概括整个的容，便于收件人权衡的轻重缓急，并分类处理。
  必须填写主题，凡没有主题的，收件人未及时阅读或批复而造成的后果由发件人承当。
  一封只针对一个主题，不得在同一谈及多件事情，以便日后整理。
  通知、汇报、审阅、意见征询等重要，为表示文件的重要性，应添加标题，标题可与主题一样。
  标题可使用强调性文字或符号来突出表示，以便引起收件人注意，但应适度，尽量不适用敏感性字眼。
称谓选择
  开头要称呼收件人，既表示礼貌，也可明确此对象，作为给出必要回应的人员。
  如公司发文则使用“司全体〞，多个部门则使用“各部门〞，对管理人员则使用“姓氏+职务〞，多位管理人员则使用“各位高管、部门负责人〞，对个人则直呼其名即可，涉及多人时则使用“各位同事〞。对外发文时应按职务尊称对方，不清楚职务，则应按商务礼仪称呼。
  的开头与结尾应有问候语，称谓后一般使用“您好〞或“你好〞即可，结尾使用
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“祝工作顺利〞或“祝身体安康〞即可。
正文
 正文应简明扼要，如具体容较多，正文只作摘要介绍，详细容制作文档作为附件进展发送。
  行文应通顺，多用简明词汇和短句，准确清晰的表达，防止使用晦涩难懂语句，尽量将控制文字数量。
  所有正式发文及发送管理层的字体，均遵照如下标准：
标题：宋体、小二、加粗；
正文：仿宋GB-2321 、四号字；
  根据性质的不同，注意论述语气，多用“请〞“〞“请查收〞“如有疑问，请随时沟通〞“请查阅附件〞“请回复〞“请审阅〞等。
  建议正文中多用列表式，进展清晰明确的表达，尽量简短，突出重点。
  中需表达所有相关信息，防止另行进展“补充〞或“更正〞。
  合理提示重要信息，防止全文使用粗体、斜体、加大字号等方式表达，必要的提示使用粗体或颜色标记即可。
  公司部鼓励合理利用图片、表格等方式来辅助阐述，多采用简单易懂的图表，提