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办公用品管理流程
1目的
本文件规定了XX农村银行〔以下简称“本行”〕办公用品管理的流程及控制要点，旨在加强办公用品管理，标准采购、领用、保管等行为，控制行政性支出。
2适用范围
本文件适用于本行办方在入库单上签字确认。采购的办公用品入库必须在采购结束后的三日内完成。
6〕办公用品采购完毕后，由采购人员填写有关单据发票，经综合办公室主任签字后，按财务规定进行核报。常年供应的办公用品可视情况分批次核报。
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7〕办公用品费用结算一般均应通过转账方式，尽量减少现金结算。
8〕实行办公用品采购费用年度复核制度。由内部审计部门牵头，综合办公部门、 计划财务部门参加。对年度大宗办公用品采购，主要对其价格情况进行复核。如发现有严重作弊行为、价格偏离行为，要按照当年行业平均价格责令有关责任人员追回供应商的不当得利，并追究相关人员责任。
9〕办公用品保管人员应加强库房管理和消防工作，防止失盗、失火、失潮。任何
人未经允许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品及其他物资。库房要做到类别清楚、码放整齐。
10〕办公物品仓库应定期清点，清点工作由综合办公室主任组织。清点要求做到账实一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。
11〕各部门、分支机构要指定专人负责领取办公用品，领用办公用品应填写《办公用品领用单》。
12〕领用时，要做到当面点清，在确认物品名称、规格型号、数量无误后，领用人在《办公用品领用单》上签字。
13〕价值较大的耐用办公用品因使用时间过长需要报废更新的，使用人应提出报废、更新申请，经部门负责人审核和本行主管领导批准后，到综合办公部门办理报废更新手续。
14〕同意报废的耐用办公用品须交回综合办公部门集中处置。对决定报废的耐用办公用品要做好登记，在报废处理清册上写清办公用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
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6流程描述与控制要求
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阶段
环节
风险点
环节名称 : 收集需求、编制计划
适用部门 : 综合办公部门;
适用岗位 : 后勤服务岗;
职责要求 : 收集需求，编制计划
操作标准 : 综合办公部门后勤服务岗收集各部门、分支机构上报的《办公用品需求计划表》〔附件一〕，汇总编制本行办公用品年度和月度采购计划，报综合办公室主任审核。
环节名称 : 审核
适用部门 : 综合办公部门;
适用岗位 : 主任岗;
职责要求 : 审核采购计划
操作标准 :
1〕审核本行办公用品年度和月度采购计划的必要性和合理性，及时报主管领导审批；
2〕临时追加的零星采购计划，也必须经综合办公室主任审核同意后报主管领导审批。
风险描述:
对采购计划审核把关不严,违规审核通过不必要的采购计划,办公用品日常购置混乱，浪费行政资源。
风险等级:低风险
控制措施:实施计划和预算控制，按内审频率实施内部审计。
控制部门:行长;
控制岗位:主管领导;
环节名称 : 审批
适用部门 : 行长;
适用岗位 : 主管领导;
职责要求 : 审批采购计划
操作标准 :
1〕审批本行办公用品年度和月度采购计划，确定是否符合厉行节约原则；
2〕审批临时追加的办公用品采购计划，确定是否必须追加计划，是否确因工作需要。
环节名称 : 采购
适用部门 : 综合办公部门;
适用岗位 : 后勤服务岗;
职责要求 : 按审批的采购计划采购办公用品
操作标准 :
1〕办公用品采购要双人同行，要遵循货比三家、明码标价和公开、公正、公平的原则；
2〕对大宗商品〔一次2万元以上〕必须按照《集中采购管理操作流程》进行采购，其中需要招标的，综合办公部门应根据拟采购的办公用品用途，按照《招标操作流程》组织相关部门成立招标小组，以招标方式采购。
风险描述:
未正确履行岗位职责,超采购计划品种、规格、型号、价格、范围等采购办公用品；或未坚持货比三家的原则采购办公用品,支出超计划，造成不必要的行政资源浪费。
风险等级:中等风险
控制措施:对采购行为进行日常监督，每月不少于一次内部自查。同时，实施必要的内部审计，及时发现违规采购行为并进行纠正，必要时对责任人采取处罚措施。
控制部门:综合办公部门;内部审计部门;
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3〕采购的办公用品必须是由合法的市场主体生产的合法产品，有保质期要求的办公用品必须在保质期内。
控制岗位:主任岗;经理岗 ;
环节名称 : 入库保管
适用部门 : 综合办公部门;
适用岗位 : 后勤服务岗;
职责要求 : 按规定妥善保管采购及库存的办公用品
操作标准