文档介绍：公文写作与处理指南
(2015年11月修订)
第一章公文写作
公文的概念及其语言特点
公文,即公务文书的简称,是指党政机关、团体、企事业单位用以传达、贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的一种特定格式的文字材料。
在公文写作中,要准确把握公文简洁明了、开门见山,用语准确、表意分明,表述平实、言词规范、风格庄重、修辞严谨等语言特点,最大限度地发挥公文在公务活动中的实际作用。
。由于公文属于应用文体,是根据实际需要,为了达到某个具体的目标而写的,是作为“工具”直接用来办事的,是被动式的命题作文。因此,实用就成为公文的出发点和落脚点,这就决定了公文应当简短而不宜过长,只要把问题说清楚了,意图讲明白了,就可以了,决不能罗罗嗦嗦,不着边际。特别是供上级领导阅读的公文,更要写得简明扼要,以便上级领导用最短的时间了解发文的意图,作出相应的决策,否则很难达到预期的目的。如“为了加大煤矿安全管理,严厉打击煤矿违法生产活动,市政府组织专家研究制定了《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》,初稿形成后,经过三次征求意见会议,形成了讨论稿,××年×月×日,市政府常务会议讨论一致通过,现在印发给各单位,各单位要认真组织学****领会精神实质,把握操作标准,严格执行,今后不得再出现违反本《规定》的行为。”(某市政府《关于印发〈关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定的通知〉》)
这份公文,前半部分过多地叙述了《规定》的形成过程,可以改为:“《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》,业经××年×月×日,市政府常务会议讨论通过,现印发给你们,请严格遵照执行。”
要做到简洁明了,就要开门见山,开宗明义。当前,公文繁琐拖沓的一个突出的现象,就是公文开头总要罗列出一堆“以……为指导”、“贯彻……”、“落实……”,好象不这样写就与上级精神不一致了,如“年初以来,以党的十六大和十六届三中、四中、五中全会精神为指导,在《中央关于××通知》精神的鼓舞下,在全国××工作会议和全省××工作会议的推动下,在市委、市政府的关怀下,在局领导的具体领导下,全局上下坚持科学发展观,深入贯彻“三个代表”重要思想,全面落实局党组提出的……”(某局的一份“工作报告”的开头)
这份“工作报告”的开头,洋洋洒洒一二百字,却全都是空话、套话,还没有进入公文主题。另一个突出现象就是过度的描写、论述,穿靴戴帽,画蛇添足,枝蔓横生,削弱了对主要问题的表达力度,消耗阅读者的精力,读者也比较反感。因此,我们在公文写作中,要有“惜字如金”的意识,能用一个字表达的不要用两个字,能用一句表达的不要用两句,用最少的词句表述较多的内容。特别是要开门见山,一落笔就要直奔主题,进入中心,抓住主要事实、主要矛盾、主要特点、主要意义写下去,不必面面俱到。不搞花架子、不绕弯子、不兜圈子,直截了当,简洁明确。对那些众所周知的道理、对方已经知道或不需要了解的事情、与基本观点无直接关系的内容,在公文中都可以不写。如温家宝总理《政府工作报告》的开篇:“现在,我代表国务院,向大会作政府工作报告,请予审议,并请全国政协各位委员提出意见。”仅用这36个字开篇,简洁而且清楚明白。不仅是在开篇上,在事物表述、总结和部署工作、提出要求等方面,国务院的《政府工作报》都称得上是简洁明了的范文。
。由于公文的目的是进行公务活动,事关公务,政策性、时效性极强,必须借助准确的语言予以表达,特别讲究遣词造句的准确恰当,切不可有疏漏含糊之处。俗话说:“一字入公文,九牛拔不回”,也说明了遣词造句的准确在公文中的地位是十分重要的。如“该项工程工期为一年;凡省内具备一定资质的单位,均可参加投标;参加投标的单位,请派人持相关证件于×年×月×日前来报名登记,领取招标文件及施工图(收取成本费××元)。”(某地《关于××大桥工程施工招标通告》)
在这段公文中说明了“工期为一年”,但是没有明确起止时间;要求投标单位要“具备一定资质”,但没有表明应具备哪一级资质;需要“相关证件”,但是没有列出具体哪些证件;要求“×年×月×日前来”,不知是×年×月×日以前“来报名登记”,还是×年×月×日“前来报名登记”;只讲了“报名登记”时间,却没有说明报名登记地点和受理单位。这些不准确,表意含糊的语言,不仅使投标者陷入迷茫猜测之中,到处打听详情,而且容易使人们感觉有虚假招标的嫌疑,严重影响了工作的顺利开展。
努力克服语言含糊现象,做到准确分明,一般来说要避免四种情况,一是避免产生歧义。此类问题较多的出现在时间、年限、条件设定以及人物并列上,如
“30岁以上”,使人不知道是否含“30岁”;“具有下列行为的”不能够确定构成结果的充分条件是全部还是其中任一项。再如“张市长和李市长的助理第一时间到