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工段长培训课程
有效的会议管理
主讲人:毕全国
课件版本:
编制时间:2010年3月
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考考你的秘书是几段:执著于结果有什么不同?
任务与结果的差别,是很多企业的“心病”:有时候并不是员工不尽力,大家似乎都在工作,但企业却拿不到结果,导致销售下降,质量波动,人心浮动,没有业绩。同样,这也是员工们的疑惑:我这么努力,“圆满”地完成了任务,为什么老板还是不满意? 关键就在于,我们没有把重点放到结果上,被“完成任务”迷惑了。其实在大多数情况下,对于我们想要的结果,不是办不到,是因为我们没有执著地办到。
模拟测试:总经理要秘书安排会议 总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下,什么是任务?什么是结果?通知到所有参会的人员,想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。 一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议。 二段秘书的做法:抓落实——发通知后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到。 三段秘书的做法:重检查——发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。 四段秘书的做法:勤准备——发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。 五段秘书的做法:细准备——发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是会?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)。 六段秘书的做法:做记录——发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)。 七段秘书的做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请求总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员。 八段秘书的做法:定责任——将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理。 九段秘书的做法:做流程——把上述过程帮成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系! 从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出,由于对结果的追求程度不同,秘书的工作内容也发生了很大变化
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大多数的企业在会议里决定其基本走向……
花在开会上的时间越来越多……
开会的频率越来越高……
每天都在开会,您会开会吗?
——调查发现,在浪费时间的事情列表上,会议总是居于首位。因为会议通常都没有很好的组织和召开。
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了解完整的会议及会议过程的一般规律
系统地掌握会议的各项技术
学会组织、策划及控制会议的基本技巧
使自己的会议省时、有效
课程目标
组织有效的会议!参加有用的会议!
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课程内容
-会议的基本概念
-富有成效的会议
-有效的会议管理
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会议的基本概念
◇什么是会议?
◇为什么要开会?
◇会议成本
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什么是会议?
2个或2个以上的人
提供信息
收集信息
解决问题作决策
推销观念
培训学****br/>…...
进行交流、沟通、约定的活动
会议是
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什么是会议?
会议是一个集思广益的渠道
☆集思广益图
会议是一种群体沟通的方式
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小组讨论:你主持召集的会议和你经常参加的会议有哪些?频次如何?(5‘)
班组班前会(1次/天)
厂部例会(1次/月)
生产夕会(工段例会)(1次/天)
车间例会(1次/周)
车间午会
工段长碰头会(1次/天)
质量例会(1次/周)
AUDIT会议(1次/两天)
车间晨会(1次/天)
质量提升会(1次/天)
设备协调会(1次/周)
工段总结会(1次/月)
科室例会(1次/周)
会议的种类
会议的时间随着管理层次的上升而上升,据统计,高管80%的时间在开会,工段长20%的时间在开会;
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公司大部屋会议
质量问题分析会
老鼠会议
案例分享