文档介绍：订货会执行流程
将本次订货会的流程规划做出清晰列表作为以后做订货会时的执行指引;
将流程中重要的部分剔出,作为今后执行订货会的主要执行部分;
订货会遗漏部分补完;
加★号代表重要环节;
序号
执行内容
负责单位
执行时间
支持条件
备注
虚拟时间
01
订货会启动
确认举行地点★
确定举行时间★
确认举行内容★
董事长
最大资金预算确认★
选址原则
客户数量★
客户质量★
租场费用★
执行费用★
开放性质
02
订货会计划初稿内容
活动时间、地点
活动主题、目的
订货会执行组别成立
会场区域组成
订货会主要工具
基本活动流程
会场布置草图★
广告策划部
3天
订货会启动的信息确认★
03
订货会前期准备时间推进表
各部门工作细则
沟通时间
活动后总结
广告策划部
1天
各部门必须清晰自己的工作并严格根据时间推进表的日期执行★
注意事项
工作节点的总结会议
部门负责人签名确认
04
订货会筹备公告★
负责人员
活动内容
时间推进表
活动组织架构
活动组别基本职责
营销中心
1天
组织各部分负责人开关与订货会的会议
注意事项
各部门负责人手一份
收到公告后各部门必须通过小型会议使部门人员都了解活动的基本信息★
签名确认★
05
订货会前期推广策划
投放时间
投放渠道
投放工具
投放细则
人员安排
广告策划部
3天
必须确保于活动举行前的2~3周进行前期推广
注意事项
联系投放方负责人★
投放预算
工具定制如X展夹、易拉宝、海报等
投放场地的调查★
06
活动场地的确认
活动场地甄选
联系活动场地的负责人
了解场地租赁的各项条件及细节
场地可提供的服务及需要自己提供的内容
广告策划部
3天
场地租赁费用预算的确认★
注意事项
租金问题
现场安保问题
施工布置申请问题
推广位置问题
物料存放问题
07
广告公司联系
广告公司联系(2~3家)
将基本规划交给广告公司并磋商活动细节
与广告公司人员勘察活动现场
现场照片拍摄
广告公司报价、策划案
策划案及价钱的确认
广告公司甄选
广告策划部
14天
执行资金预算确认★
注意事项
由广告公司代办向会场沟通及申请等工作
广告公司工作时间推进表
活动主题形象设计、策划案、执行案
现场控制人员的配合与就位时间
物料清单确认
新闻通稿、演讲稿的编写
合同的签定
08
邀请嘉宾
领导的邀请
客户的邀请
媒体的邀请
市场运作部
1星期
客户名单表★
领导名单表★
注意事项
客户的等级分类
客户所处区域
客户代表
客户联系方式
邀请函发放方式
客户接到级别标准
09
嘉宾邀请工具制作
订货会邀请函的设计制作
饭宴邀请函的设计制作
媒体邀请函的设计制作
广告策划部
7天
印刷价钱、印刷分数确认
注意事项
对稿
制作工艺
10
客户接待方案
接待小组
住宿安排
就餐安排
交通安排
注意事项
营销中心
2天
11
邀请函的发放
售后服务部
2天
注意事项
订货会邀请函必须于订货会举行前2周发放
饭宴邀请函必须于订货会前1周发放
1