文档介绍：会议管理
会务筹备方案
第四节会务筹备方案
要求通过本节学习,了解会务工作的基本内容及工作程序,了解会议筹备的各项事务,能够:拟订会议筹备方案
1、教学重点
会议的策划的内容;
2、教学难点
会议方案的制订;
教学方法:讲授与情景练习
计划课时:2课时
包括会议的系统策划设计方案和会议有关环节的具体筹划设计方案,如会议接待计划、会议餐饮计划
会务工作流程图 (会前)
确定会议主题与议题
确定会议名称
确定会议时间与会期
明确会议所需设备和工具
选择会议地点
安排会议议程和日程
制发会议通知
确定会议规模与规格
布置会场
准备会议文件材料
安排食住行
制定会议经费预算方案
制作会议证件
会场检查
明确会议组织机构
确定与会者名单
会议筹备方案一般包括以下内容
1、会议主题细化即为议题
2、会议名称
3、会议时间
4、会议地点
5、议程、日程和程序
6、出席人员
7、经费预算
8、筹备机构
9、食宿安排
10、其他设备和工具、文件资料
二、会议策划方案
(一)会议方案的内容
1、会议名称“××集团公司经贸洽谈会”“××集团公司×年全体员工总结大会"
2、会议的目标、指导思想,会议的主题与议题
3、会议的议程和日程
4、会议时间、会期,与会代表的组成
5、会议的地址、规格,会场布置(会议所需设备和工具)
6、会议文件的范围、文件的印制或复制
7、会议经费预算
8、会议的后勤保障措施,会议的餐饮安排,辅助活动的安排。
9 、筹备机构与人员分工(会务组、宣传组、秘书组、文件组、
接待组、保卫组。)
具体内容可根据实际情况加以增删。
(二)会议策备方案的格式
1、标题。分为公文规范标题(开会机关名称、会议名称、文种)和普通写法(会议名称、文种)
2、主送机关。根据情况可不写
3、正文。
开头,写会议举办缘由、单位、会议名称、时间、地点、会期等。以“特制定会议方案如下”作承上启下的连接语。
主体写会议宗旨、规模、议程、日程、流程、准备荼、经费预算、邀请嘉宾贵宾名单及他们的讲话报告文件等。
结语可写“以上方案,当否,请批示”
4、落款。写主办单位名称、会议拟定的秘书小组或筹备小组名单,该策划书形成时间。
范例
一日会议方案
新时期大学学生会工作发展论坛策划书
1、本次大会主题
实事求是,贴近同学,认真研究新形势下学生会的任务。
2、会议主办单位
**大学
3、会议地点和时间
此次会议在**大学学生礼堂举行,会议时间为2007年5月5日。
4、会议日程安排
5、邀请嘉宾名单及其他与会人员名单
校内领导:黄院长、陈副院长、刘延长以及学生处其他领导
校团委:陈书记、马老师
校外人员:市团委李主任
与会人员:*大学……等十家北京高校学生会主席以及学生会干部、各社团负责人等。
6、筹备工作小组名单
组长:学院学生处刘处长
副组长:学生会主席**
秘书组组长:林**(学生会干事)
宣传组组长:**
联络组组长:**
会务组组长:李**(学生团委书记)
7、具体筹备工作安排
(1)3月20日召开会议,商讨论坛主题,并成立会议筹备工作小组。
(2)4月6日下发《**大学关于召开新时期学生会工作发展论坛的通知》并对各院(系)学生会及班级提出具体要求。
(3)4月15日,召开校学生会前几届成员同学座谈会,听取他们对本次论坛筹备工作的意见。
(4)4月20日,筹备工作小组会议,安排本次论坛的具体事宜,包括向市团委、校党委、团委递交申请报告,向各高校学生会发邀请函,并请有关高校学生会作相关报告,要求会务组提交相关方案。
**大学学生处
二OO七后三月十五日