文档介绍：无纸化会议系统在办公会议中的应用
关婧涵1 苏效昌1 韦黎丽2 谭林林3
(1广西电网有限责任公司;2百色供电局;田阳供电公司; 3隆林供电有限公司广西百色 533000)
摘要:随着视频会议系统和桌面会议系统的不断应用,通过搭建无纸化会议系统,不仅会大量减少纸张、墨粉和打印设施耗材的使用,节约能源和资源,而且清洁环境,有利于提高工作效率,同时减轻会议组织者的工作负担,给与会人员带来更好的体验感。通过HttpFileServer(以下简称HFS)软件搭建的无纸化会议系统对硬件要求不高,能够较好满足普通会议需求。
关键词:无纸化会议系统,HFS,网络
1 应用背景及现状分析
无纸化会议系统是使用现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术,通过文件的电子交换实现会议的无纸化,是一种全新的会议模式,对传统会议模式的一种变革[1]。在常规的单场会议中,会议筹办方需要提前收集来自参会方的材料,由于许多材料需要临时修改,容易造成打印浪费,不利于保存、保密等工作。特别当会议时间长,议程较多、会议资料内容多、会议资料保密性要求高时,会议组织者与参会人员都面临诸多不便。同时,在会议讲解过程中,纸质材料的内容表现能力较差,无法和多媒体材料相比,特别是在纸质材料较多时,查阅内容时往往会耗过多时间与精力,且容易分散注意力。
随着计算机网络技术的飞速发展,多媒体电子会议系统的技术也得到了迅猛发展,现在的多媒体电子会议室,不再只是简单安装一个投影仪而已,与会者对会议信息的演示、交流、互动等方面也提出来越来越高的要求,无纸化会议系统的引入和使用,解决了传统技术中难以实现的交流、互动等缺点,将会促使会议
高效,环保,同时减轻会议组织者的工作负担,给与会人员带来更好的体验感。目前,研究中有较多无纸化会议系统,如利用四层架构的移动无纸化会议系统[1],采用计算机或单片机为控制中心的数字化会议系统[2]等,但这些系统大多造价昂贵,需要购买专业服务器、终端等,还需要安装维护,在时间及金钱上存在较大弊端。本文通过HFS软件搭建的无纸化办公系统,仅需要一台普通电脑当服务器,无线路由、笔记本、IPAD、手机等终端即可实现无纸化办公需求。
图1 HFS服务器部署架构
2 无纸化会议系统的实现
本文采用HttpFileServer(以下简称HFS)软件搭建无纸化会议系统,无纸化会议系统由两大部分组成:服务端和客户端,服务端通过HFS软件实现会议材料的全部管理操作,客户端可以是带浏览器功能的任何电子设备,包括常用的笔记本电脑、IPAD、手机等,通过浏览器访问服务端地址即可浏览相关会议材料。下面主要从无线局域网与HFS文件服务器搭设两个方面进行说明。
1、利用无线路由器在会议室区域内架设起无线局域网,根据会议的网络与保密要求,确定是否将无线网局域网接入局办公网络(即无线路由器是否与局网办公网络连接)。再根据实际需求对无线路由器进行相应网络配置即可。( HFS服务器部署架构如图1所示)
2、在一台接入无线局域网的笔记本电脑或台式电脑上运行HFS软件架构起小型文件服务器,只需运行并启动HFS软件服务,在文件目录中添加相关会议材料文件或文件夹,用户便可使用移动终端(手机、平板、笔记本电脑等)通过无线网络来访问文件服务器来达到无纸化的效果。(终端