文档介绍：浅析秘书的挡驾艺术
摘要:“挡驾”,是指秘书人员为保证领导集中精力想大事、抓大事,对领导日常工作中无关紧要或关系不大的人和事进行鉴别和剔除的一种把关性措施。在实际工作的开展中,秘书人员要注意讲究工作艺术,讲究挡驾技术技巧,“过滤”一些来电来访,以免浪费领导时间,给其带来工作干扰。做好了挡驾工作,可以帮助领导节约宝贵的时间,可以帮助领导摆脱繁杂事务的纠缠,可以帮助领导陷入无谓的纠纷之中,以便领导把精力放在主要工作上。
关键字:挡驾;秘书;艺术;技巧
为了保证领导能集中精力考虑一些大事要事,或者协助领导处理一些他们不想处理的事情,秘书必须给领导“过滤”;过滤的言外之意就要给领导“挡驾”。给领导‘挡驾’,一是因为领导太忙,二是领导可能有苦衷;所以,“挡驾”不是为了断绝外交关系,而是为了取得对方的谅解。给领导挡驾是一件千万不能掉以轻心的事。如果挡错了,肯定要挨骂,如果你不挡,更要挨骂。比如,有些客人虽没有提前约好,但他找领导谈的事很重要。你就要首先问清楚客人的身份,问清身份以后,问他来访的目的是什么。一般的客人都会详尽地告诉你,他来找领导有什么事情。如果领导正在开会,你就要根据他所要谈的事情的性质,决定接待的方法。如果只是一般的业务,就把他介绍给具体的业务部门;如果他来谈的事情的确很重要,就要请他在接待室稍等,自己以“我去找一下领导”为由,进去向领导请示;如果领导正在开会,就写张纸条递进去,请领导决定见与不见。当然也有客人情绪比较激动,架子比较大,直接要见领导。这时候,作为秘书,态度一定要好,不管客人说话多冲,你的态度还是要热情和亲切。不管用什么方法挡驾,在拒绝之前先要倾听,尽可能地让对方把处境与需要讲得更清楚一些。耐心地倾听能让对方产生被尊重的感觉,当你婉转表明自己拒绝的立场时,尽量做到不伤害他,而且不会让人觉得你在应付了事。总而言之,秘书要在“挡驾”之后还能保持与各方面的良好关系,因此,秘书在运用各种方法挡驾时,必须诚实。如果“挡驾”时给人一种耍小聪明,为人不诚实的感觉,事后去补救就相当困难了。也许正是由于这个原因,现在社会普遍认为,秘书的这种“撒谎”并不算欺骗;从某种意义上讲,它已经成为秘书必备的职业技能。下面,我们就来看一下李秘书的挡驾经历吧。
年底,雅培公司的李秘书正在为10分钟后总经理主持召开的会议准备资料。此时,电话铃响了,在铃响第二声时拿起电话“您好!雅培公司总经理办公室,很高兴为您服务,您需要我做什么?”“您好!麻烦找王总,我叫朱磊,是朝阳广告公司业务经理……”李秘书听着他的自我介绍,判断这电话不是经理正在等的电话,也不是紧急要事。于是她说:“很抱歉,王总现在正在开会,请您留下回电号码,我会将电话记录转达给王总的。”可对方非要找王总不可,于是,李秘书只能跟对方说:“那您稍等一下,我尽量和王总取得联系,告诉他您的情况,可以吗?”朱磊表示可以。李秘书轻轻放下话筒
,到总经理办公室将此事汇报给王总,王总听后,告诉她,曾在一次交易会上见过此人,印象不佳,不想和他有生意上的来往。李秘书当然不能对朱磊“直言相告”。“朱先生,真对不起,王总正在开一个高层领导会议,我不方便进去打扰,年底的会议我也不知道什么时候能开完,现在也挺晚了,要不您明天或过两天再打过来吧。”
没想到事隔两天后,朱磊竟找上门来了。
“您好!这里是总经理办公室,我是秘书李洋