文档介绍：会议流程策划
环节工作模块工作任务具体内容
会议确认会议事由确定会议名称
会议时间
会议地点
会议室预订根据会议形式及人数预订会议室
与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址
会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等
确定酒店根据与会人员的类别确定房间预订的类型,提前致电酒店人员做好准备
会议前期准备准备会议明确人员分工
资料准备与收集电子版资料,包括会议议程、会议指引(外部)、回执、会议使用文档初稿(Word/Excel/PPT等)
会议通知撰写通知
回执收集确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式
整理通讯录
资料准备与收集电子版资料,包括会议使用文档正式版、会务指引(内部)、通讯录、签到表
储存确定会议用电脑,将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹,并告知相关人员
印刷联系印刷厂,确定价格、印刷完成及送货时间
打印列出打印清单及打印份数
装订将文件整理装入资料袋
发放发送邮件
住宿酒店预订联系酒店,确定房型及个数
接机接机确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间
预订车辆进行接送
餐饮就餐形式、地点确定午餐地点确认
茶歇时间确认
晚宴地点确认
文具文具准备及领取准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证
会场会议室预订投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水
会场布置桌椅摆放;文具摆放;横幅悬挂;欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位
摄影摄影联系与总办专业人员联系摄影事宜
自备数码相机会议现场抓拍用
回程安排回程机票预订回程人员姓名、航班;联系前台确认出票
礼品会议礼品预订若有需要,提前确定赠送礼品样式及数量
人员报到人员报到直接前往酒店报到
资料发放包括会议材料、代表证等
会议进行时设备设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪
会场检查会场情况桌椅摆放;文具及资料摆放;横幅悬挂;欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位
会议指引会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议
电脑与网络笔记本电脑使用协助查看会场中携带笔记本人数,是否需要充电器,网线等,通知物业管理处接待人员协助
摄影摄影把关与总办专业摄影人员沟通场景拍摄,照片效果把关
现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况
会议会议记录录音笔录音,人员现场记录
麦克风麦克风传递若台下代表需发言,明确麦克风传递负责人
茶歇会议休息茶水点心准备齐全
会议闭幕活动布置闭幕会场设备、条幅、桌椅设施座位牌等
摄影、照相、茶水、会议记录人员照旧安排
会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏
闭幕晚宴就餐地点指引带领与会人员到酒店就餐
会议后期工作宣传报道宣传资料准备稿件撰写及照片整理
宣传报道发布将稿件及照片发送至总裁办企业文化组,进行宣传报道
会议纪要纪要整理会议后尽早整理会议纪要
邮件发布经领导审阅后通过邮件发布
后续工作跟进会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销
会务工作总结组织相关会务人员进行工作总结,梳理工作流程中出色之处及不足之处
工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理
会议服务公司
负责人时间 31会议网
上海善达会议策划公司
北京博鸣会展服务有限公司
杭州易程会务服务公司
杭州人云会议服务有限公司
杭州远成会议服务有限公司