文档介绍：年会组织实施方案
一、会议时间:2016年3月16
二、会议地点:国际大酒店(拟定)
三、会议策备组
策划:
执行:秘书处
组委会下设小组成员名单(拟定)
策备组组长:
1、邀请组: 负责人:
将会议通知传真、电话、短信至各市州联络处,邀请电视台、报纸媒体,将请柬送至各拟定邀请领导,跟踪确认与会情况。
2、文案组: 负责人:
准备好各级所需的文字材料、稿件、请柬等,跟进制作进度
3、接待组: 负责人:
酒店大门LED及横幅标语,会标宣传视屏资料、会议领导接待、人员引导、和礼品文件袋的发放
4、会务组: 负责人:
人员签到、会场布置、食宿安排、会议纪要、领导讲话稿件、会议图片整理、车务安保等。
影视摄像组:日报、卫视等主流媒体
安全保卫组:酒店安保、及协调的安保力量
车辆、服务组(机动组):
准备一小组人员,两台车辆备用,根据活动当情况(天气等)机动安排。
参会人员:(待具体确定)
1、拟定应邀到会领导名单
副省长、国家部门领导、专家、委员会副主任,副主任,省委员会党组成员、及其他(重量级)领导。根据情况发动一切能力请到知名专家和领导。很重要!
2、单位领导、历届年应邀到的领导。
3、副会长、常务理事、理事、会员单位代表等。
参会人员总数暂按300计。
六、会议具体分工安排表
项目
内容
负责人
完成时间
备注
前
期
工
作
文字
材料
1、活动方案、议程
秘书处
12月30日
已完成。
2、主持词
文
案
组
1月5日
未完成。
3、欢迎辞
4、交流发言稿
5、会员宣传片脚本以及相关素材的搜集、整理、加工;活动方案的对接确认及汇报工作
6、参会领导名单的对接和确认
3月15日
尽早对接确认。
LOGO设计及相关材料
1、协会logo的设计制作
协
调
完
成
1月5日
已完成。
2、活动信封(400份)、礼品券(400张)、工作人员胸卡(30个)、立式讲台外包装、晚宴菜单和席位卡等材料的设计及印制
3月1日
与酒店协调
安排
3、会务手册(插页)和会议通讯录的设计、印制工作(400份)
3月10日
样式设计要提前完成,3月13日前确认参会领导名单后进行赶印。
4、会议现场LED屏主题背景及会场后方活动喷绘背景设计及安装
3月15日
样式设计已完成,待确认后进行制作安装。
5、会议用拎袋(320个)
3月10日
秘书处安排
6、驾驶员礼品券的印制、盖章
3月13日
7、会议用笔、软面抄
3月10日
8、会议交流PPT制作
3月10日
9、LOGO设计的跟踪、衔接和印制确认到位工作
3月10日
10、所有印制材料的保管
3月10日
秘书处安排
前
期
工
作
项目
内容
负责人
完成时间
备注
领导房间的安排
1、领导、专家、及副会长单位房间安排
会
务
组
3月12日
协调好一两套房间给重要领导留用
2、各市州联络处房间安排、
3、会员、理事、常务理事单位代表住宿安排
4、其他人员住宿休息安排
会
场
布
置
1、立式讲台、鲜花及话筒安排
3月13日
待完成。
待安装。
2、LDE屏的联系、安装、调试
3、会场排位、及绿植布置、话筒的准备
4、会场后方活动喷绘背景安装
3月10日
待制作。
5、设置会场大厅指示牌、宣传屏标语以及放大后活动安排表
3月10日
待完成。
6、接待专家领导用车准备
3月10日
订好2辆考斯特,和一辆奥迪。
7、活动礼品的准备及运送
3月10日
活动礼品可以向会员单位邀请赞助,宣传产品的好机会
8、参会领导及来宾票务、礼品券的安排及协助装封
3月13日
秘书处安排
活
动
当
天
事
项
会议前一天安排。
3月
15日
1、签到桌到位、签到信息表格的印制、签到(手工签到)及会议材料的装封和发放工作
会
务
组
3月
15日
会务手册、通讯录、礼品券、票、房卡、笔、软面抄以及宣传画册等统一装入会议信封并放入会议专用拎袋。
礼品发放地点:湘府国际大酒店一楼大堂。
2、各岗位工作人员到位,大屏欢迎标语设置
会议当天事项
3
月
20
日
1、司机、接车人员安排
3月
16日
秘书处安排
2、会务服务,礼仪安排
酒店提供
3、与会领导礼品的发放
秘书处安排
4、茶歇服务安排
酒店提供
5、茶水、毛巾、水果、席位卡以及现场服务人员安排以及台面的整理
酒店提供
6、宣传片及PPT的播放
向会员征集中
7、会议外请领导及领导讲话录音整理
向记者要
8、会议现场摄影摄像
向记者要