文档介绍：该【酒店采购部概述及组织结构 】是由【夏天教育】上传分享，文档一共【15】页，该文档可以免费在线阅读，需要了解更多关于【酒店采购部概述及组织结构 】的内容，可以使用淘豆网的站内搜索功能，选择自己适合的文档，以下文字是截取该文章内的部分文字，如需要获得完整电子版，请下载此文档到您的设备，方便您编辑和打印。第十章采买部第一节部门概括及组织构造一、概括采买部是负责酒店采买工作的职能部门。采买部在酒店一致管理下,依据实质工作要求,合时、适当、适价、经济合理地采买各部门所需要的物件,保证酒店经营活动的正常进行。采买部的采买工作,一定严格履行酒店的采买制度,严格依据采买程序办理,保证所采购物件的数目、质量、价钱和交货期切合要求,并严格控制采买成本。采买部员工一定建立“一心为酒店”的采买供应意识。二、组织构造财务总监采买部经理采买部主任文员采买员第二节岗位职责及素质要求一、经理直接上级:财务总监直接手下:采买主管岗位职责1、直接对总经理和财务总监负责。主持采买部的全面工作。审批全部的采买单和订购单,保证各项采买任务顺利达成。2、参加大宗商品及外国入口货物订货的业务洽商并检查合同履行状况。3、指导手下展开业务,不停提升业务技术。4、熟****和掌握酒店所需各种物质的名称、型号、规格、价钱、用途和产地。检查购进物质能否切合质量要求,对酒店的物质采买负有领导责任。5、要按计划达成酒店各种物质的采买任务,并在估算内做到开源节流。6、负责本部门员工的业务培训计划的拟订和实行,抓好员工的思想工作。7、有计划地组织部门员工参加学****8、主持采买部的平时工作,协调采买部与酒店各部门之间的关系。9、达成总经理暂时交办的各项工作任务。10、接受总经理和财务总监及成本控制经理的监察。素质要求基本素质:有高度的责任感和事业心,不营私舞弊,不以机谋私,不泄露业务机密;有较强的领导和协调能力;能独立指导部门运作;遵纪守纪。自然条件:年纪在30岁以上,男女不限。相貌正直,气质文雅,待人平和。男性身高米;女性身高米。文化程度:大专以上。外语水平:拥有旅行酒店英语中级水平。工作经验:具备3年以上酒店采买工作经验,2年主管以上管理工作经验。特别要求:熟****采买程序和采买内容;认识海关对入口业务公布的法例及国家相关税收政策;掌握市场行情和酒店的供货渠道。二、采买主管直接上级:采买经理直接手下:采买员岗位职责1、编制每旬市场价钱表,掌握新的产品供应根源和季节性产品资料,实时供应给上级参照。2、负责与仓管部的联系,实时办理产质量量问题和敦促供应商实时送货。3、按上级指派,进行出门采买。4、辅助上级比较供应商的报价和整理供应商资料。5、辅助上级审察供应商的发票、送货单、报价或订货单等。6、收集采买样本或安排供应商示范。7、向上级报告相关货物运输途中的失误和破坏状况,并负责向相关方面申报补偿或报关消耗。8、负责入口物件的报关工作,并安排提货事宜。9、配合库房对物件进行查收,保证物件切合申购要求。10、负责手下员工培训,检查员工纪律,达成上级分派的其余工作。素质要求基本素质:遵纪守纪;有较强的协调能力;具备较高的工作责任感,不以机谋私,不泄露业务机密。自然条件:年纪在25岁以上,男女不限。相貌正直,气质文雅,待人平和。男性身高米;女性身高米。文化程度:大专以上学历。外语水平:具备中级英语水平。工作经验:具备5年以上酒店工作经验及2年以上采买工作经验。特别要求:熟****采买程序和采买内容。三、采买员直接上级:采买主管直接手下:无岗位职责1、依据采买申请单或库房补货单采买各部门所需的物件和食品。2、力求使酒店所购的产品价平物美。3、对不切合要求的产品,负责办理退货补货或调动。4、与相关供应商保持优秀关系。5、负责到机场或火车站装运入口或外埠的来货。6、辅助库房搞好物件入库的查竣工作。7、实时向上级报告相关产品和价钱的最新行情。8、做好每天现金或支票采买的报销工作和结算工作。9、踊跃参加培训,恪守酒店纪律,保持与酒店相关部门的优秀关系,达成上级分派的其余工作任务。素质要求基本素质:遵纪守纪,有自我拘束力,不以机谋私,不营私舞弊,不吃回扣。自然条件:年纪在25岁以上,男女不限。相貌正直,身体健康。男性身高米;女性身高米。文化程度:高中以上学历。外语水平:拥有初级英语水平。工作经验:具备3年以上酒店采买工作经验。特别要求:对工作仔细负责,勇于战胜困难。四、采买文员直接上级:采买部经理直接手下:无岗位职责1、依据部门经理要求,起草各种报告并打印、发放。2、做好酒店内部各种文件和相关采买申请、合同样资料的整理、归档工作。3、做好相关会议记录。4、负责申领部门内文具和员工餐券的发下班作。5、辅助上级做好与各部门的联系工作。6、负责部门员工的考勤工作。7、整理每天的采买单和收条等,并编制每周进货汇总表。8、辅助经理落实相关入口货物的书面申报工作。9、踊跃参加培训,恪守酒店纪律,达成上级分派的其余工作任务。素质要求基本素质:遵纪守纪;拥有高度的责任感和事业心;拥有必定的公关能力。自然条件:女性;年纪在20岁以上;相貌正直,身体健康。身高米。文化程度:大专以上学历。外语水平:拥有中级英语水平。工作经验:1年以上酒店工作经验。特别要求:熟****采买程序和各个采买环节;有很好的文字表达能力;会使用电脑。第三节工作程序及标准一、采买工作基本程序1、全部的采买申请应尽量经过库房来提出。全部的采买任务都由采买部达成。2、全部采买的物件(包含服务合同)要由3个竞价中选出,假如没有3个竞价,采买部一定说明原由。3、采买部要对所购物件的质量及价钱负责,并保证物件按采买申请单上的日期供货。4、假如提交采买申请单或订货单后,价钱上升,采买部要查察其余供应商的价钱并报知成控经理,最后由财务总监和总经理决定、同意。程序:采买项目受权申请人票据/文件食品总厨/食品库管理员市场单/食品和饮品申请表干货总厨/食品库保留员食品单饮品酒水库保留员饮品单物件物件库保留员采买申请单工程备件工程部采买申请单固定财产申请部门采买申请单维修等服务项目申请部门备忘录及相关所需服务的说明直接采买申请部门采买申请单除工程、固定财产和维修等服务项目之外,全部部门申请购买的食品或物件都一定获得大厨或库房保留员的审批和确认,大厨和库房保留员要保留各部门申购物件的相关票据,如果库存不足或缺货,只有大厨和库房保留员能够直接向采买部拉交采买申请单,并在单上注明当前库存量和均匀花费量。不一样物件采买程序以下:a)食品的采买、市场单日需食品的采买,由食品库保留员提单(市场单),一式三联,一定填写库存量和所需订购数目,而后送交大厨,由大厨检查订购数目,必需时作删减或补充,采买部门依据此单找寻最合理的价钱并填在市场单上,市场单调联送到收货部以确认所购食品;当收到所购食品后,收货员将票和市场单调同送到计财部。b)干货采买、食品单干货的采买(食品单)和食品采买程序同样,每周采买一次。食品单的一份由食品库保留,其余两份分别送到采买部和收货部。c)饮品的采买、饮品单饮品单由酒水库保留员填写当前库存量和需要订购的数目,而后将此单送到成控经理处审察,由餐饮部经理同意,一分由酒水库保留员保留,此外一份送到采买手下订单,酒水库保留应依据库存量和营业花费状况,每周有计划地进行一次订购。d)物件采买、采买申请单为了一致管理和发放,除库里没有的东西之外,各样物件的采买都一定经过物件库。当库存量低于正常标准时,物件库保留员要填写物件采买申请单,并由库房经理署名。假如是厨房用品,订购数目需大厨鉴定,采买部依据物件的数目、质量、价钱、发货期等要素,推荐适合的供应商,填好的表格送到财务总监和总经理处认同同意,依据同意后的申请单,采购部填写订购单,订购单按号码次序发放,并记录存案,订购单调式五份,并按以下次序散发:原件(白色)供货商第二联(粉色)购货对付款第三联(蓝色)收货部第四联(绿色)申请部门第五联(黄色)采买部订购单和同意了的申请单调同送单财务总监和总经理处作最后鉴定。e)工程用品的采买工程部要在采买申请单上注明所购零配件,电线和灯泡等需订购物件的品名采买部要提3个不一样供货商的报价,并填写在申请单上,此中一个价钱来自代理商,此外两个来自经销商,而后送到总经理处同意。申请单同意后,采买部要填写订购单,并与申请单调同送到财务总监和总经理处报批。f)固定财产的采买全部固定财产项目的申购表先由部门领导审批署名而后送到计财部检查,申请部门一定写出购买原由,申购表由财务总监审后送到总经理处审批,假如某些项目金额超出人民币2,000元,还要送董事会财务审批。g)服务合同服务项目(维修和维修),先由工程部写出报告(备忘录),在报告中应写明服务的性质,原由以及服务的规格,申请服务的备忘录送到采买部以获得3个不一样的报价,并填写在备忘录上,而后再送到总经理处报批,同意后,采买部要填写采买单,和申请备忘录一同送到计财部和总经理处最后审批。h)直接采买物件、采买申请单直接采买的物件是库存没有的东西,这样采买的物件直接从收货部送到申请部门。申请直接采买,部门领导要从库房保留员那边取采买申请表,并填写原由,所需数目及其余细节,此表送采买部,采买部要供应三个不一样供货商的价钱,填写好的表格再送到总经理处审察同意,接到同意的申请表后,采买部要填写采买单,和同意了的申请表一同送到财务总监和总经理处最后审批。1、采买单(PR单)流程图申购部门采买部如需做PO为2天不需做PO为1天财务总监1天收到的当日签批完,最晚次日晨会前达成总经理2、订购单(PO单),急购不经以上程序。采买部工作流程图1天申领部门采买部采买员返回采买部PRPRPRPR申领部门采买部总办财务PR+POPR+POPRPR财务总办采买部PR+POPR+POPR+PO二、酒店物件采买程序1、酒店物件多属于低值易耗品。比如洁净剂、清洗用品、印刷品、棉织品、服务用品、瓷器和玻璃器皿等。这些均由财务部的库房出具采买单,采买员依据PR单报出三家供应商的价钱,再选出质量上乘和价钱合理的一家。采买经理审批后,交财务总监和总经理署名后做PO单。PO单的署名程序与PO单同样。2、PO单在总经理署名后,方可订货。3、申领部门购杂品时,不足500元可用现金支付。4、需出门购物时,填写派车单。5、如某些项目单价金额超出2000元,采买单需送交业主财务部门同意。6、所购商品在验货时发现问题实时与供应商联系,办理退换手续。三、工程物件采买程序1、工程物件采买包含低值易耗品和固定财产。低值易耗品包含机器的零配件、油漆、灯管、盐、砖瓦灰砂石、五金电料配件、水暖器械、制冷配件、各专业工具、工程机械和厨房机械配件等。2、采买员在接到PR单后,找寻三家报价。PR单和RO单程序同样。3、工程物件购回后交工程指定人员收货并署名。4、所购物件单价金额超出2000元,要申报业主财务部门同意。四、食品采买程序1、采买员依据食品库供应的市场单由行政总厨署名后,将价钱填在市场单上,而后订货。到货限期为3天。2、采买员依据酒水库供应的饮料单由财务成控经理和餐饮部经理署名,将价钱填在饮品单上,食品3天内到货。3、采买员依据各个厨房供应的食品目录表1、2由行政总厨和中方总厨共同署名,采买员填写报价并在次日到货。4、全部食品报价提早一礼拜由采买部、行政总厨和财务成控署名。5、蔬菜、水果、鲜肉类、鲜禽类每周报价一次。6、中西餐调料、水产、冻肉类、冻禽类、酒类、饮料每个月报价一次。7、依据酒店暂时出现的特别状况,急活急办。8、所订货物若有问题,实时办理换、退手续。9、入口洋酒类、烟类一定从国家指定的烟酒企业购入。附:采买部相关管理表格食品饮料申购单FOOD&BEVERAGEREQUISITION部门SECTION编号NO:日期DATE:品名规格单位申购数目质量要求需到货日期ORDERQUALITYDATEFORITEMSTANDARDUNITQUANTITYREQUIREMENTRECEIVING餐饮部经理饮料部经理经手人F&BMANAGERBARMANAGERHANDLINGBY_________________大酒店___________________________HOTEL采买申请单PURCHASEREQUISITION编号日期DATE:从:部门FROM:DEPARTMENT_________________________________________至:采买部TO:PURCHASINGDEPARTMENT编号数目单位库存项目用途供货单位报价单SUPPLIERQUOTATON只供采买部使用(FORPURCHASINGDEPTUSEONLY):___________________________________供货单位SUPPLIERNAME::______________日期DATE:______________特别指示SPECIALINSTRUCTION::