文档介绍：“他山之石、可以攻玉”
摘要:文章有两个主要内容和目的,一是通过阅读专业人士对于会议的经验总结,例举项目部、项目监理部会议相关记录的分析学习,结合工作实践,对项目管理的专业会议准备、组织、纪要形式寻找理论依据,以达到工作会议效率持续改进。二是通过个人对于工作会议体会的表达,期望能对新参加工作的同事起到建议的作用,能从参加的专业管理和培训会议中快速有效地学习。
关键词:开会技巧;培训会议;专业管理
中图分类号::A
文章编号:1674-1145-02-
在发表于质量论坛的一篇文章《开会,加班与流程优化》中提到“开会是必须的,是沟通思想和交流信息的必要手段,但盲目地开会,没有章法的开会,则是要不得的”。《建设项目管理事务》中第10章“会议与谈判”的开篇就说明:“会议是组织成员相互交流的中心环节”。
我想按照爱德华老师“第10章:会议与谈判”的叙述顺序分为7个主题段落,在主题段落中例举一些会议资料、表达一些个人的体会。这7个主题段落如下:
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一、会议类型
在L中提到,“先说盲目的开会。不是什么事情都需要开会解决,很多事情可以在与会的N个部门中的某两个或某几个部门之间解决的,则没有必要在会上说,以免占用其他人的时间——造成“陪会”现象。其实,在各部门分工明确的情况下,每个与会者都只会对自己感兴趣的问题去仔细聆听、记忆和发表意见,而对与自己的分工不直接相关的信息,则很可能会忽略。为了让与会者能够在注意力不转移的情况下尽量长时间地把心思放在会议上,最好的办法就是尽量在与会部门关注点之中取交集,只有落在交集里面的部分才开会,否则通过电话、内网邮件或小范围碰头会等方式解决,而不是开大会。”
这段文字里实际包含了会议的必要性、会议的规模和参加人员,而上述问题的深层次原因在于“会议的目的”。
在E中是这样说的:“一般来说,内部会议往往是组织、协调或者是决策会,而由各方代表参加的会议则可能是谈判会。……内部会议通常仅由同一公司的员工参加,它的主要目的在于找出事实、制定决策、协调利益。……进入施工阶段时,业主、监理和承包商一起参加一系列会议。这种会议的目的可能是交流、协调、解决问题、谈判价格或其它事务。……从根本上来说,会议的类型取决于会议的目的和参加会议的人员,一些会议的风格可能和另一些会议大相径庭。大部分内部会议不是谈判会;它实际上是要求每个成员都来献计献策。在这种情况下,个人应该畅所欲言而无须考虑能否得到大家的一致同意。但是,和潜在的客户开会、承包商和业主或者设计师/工程师之间的会议、项目的介绍会等都有谈判的目的,重要的是每一方都要以团结统一的团队形式来参加这个会议。这只有在各方都做出精心的准备、演练并事先确定好立场政策之后,才能够实现。”
看完两篇文章,我非常赞同这样的会议分类。主要是两大类,内部会议和谈判会议,在工作中往往谈判会议会让我在准备时有很大的压力,内部会议相对而言比较轻松。如果在内部会议开始的那一刻我也很紧张,一般是因为我没有对会议进行认真准备。
L中提到的“陪会”、“小会代替大会”等问题,可能主要的所指是“谁应该来参加会议?”这往往决定会议目的能否达到以及会议的效率。在E中有这样精彩的论述“一般来说,在会议各方还没有发言之前,介绍会或者谈判会的成败就已经注定了。因此,精心挑选参加会议的人员对于会议的成败至关重要。……最重要的是关键人物必须要出席会议,而且为了使会议达到最佳效果,会议的参与人员可以仅局限于这些关键人物。”
所以,建议在工作中组织或参与会议,一定要对会议的目的明确,组织者应当精心于参加会议人员的确认以及要求参会人员进行认真的准备。我自己刚参加工作时,对于各种管理和技术会议还总是有点心虚虚的感觉,不知道说什么、什么时候该说、说的对不对?而且这几个问题从会议开始就困扰我,直到会议结束。出了会议室的门,深吸一口气后有时还要写会议纪要,我还得回头去找老师傅们搜集资料,在从前的会议纪要草稿上修修改改。
现在我体会到,多花时间进行会议准备,在会议中去模仿、学习语言的组织和发言时机的把握非常重要,这才能很快地融入工作,在会议中才有精力聚焦于自己关注的技术或管理要点,并且做到倾听。这就需要我们每个人事先对会议要做认真的准备工作。
二、会议资源
L中提到“没有章法的开会”,包括会议一些流程动作的标准化和要求,这都涉及到会议资源的运用。会议资源包括参加会议的人员、我们使用的会议语言、会议资料准备和工具、会议的主持和记录,这些都会影响到会议的成功与否以及会议的效率。
E中提到了美国21世纪初工程计算机交易展览会上