文档介绍：该【Excel技巧-及-花名册 】是由【儒林】上传分享，文档一共【17】页，该文档可以免费在线阅读，需要了解更多关于【Excel技巧-及-花名册 】的内容，可以使用淘豆网的站内搜索功能，选择自己适合的文档，以下文字是截取该文章内的部分文字，如需要获得完整电子版，请下载此文档到您的设备，方便您编辑和打印。Excel技巧-及-花名册设计标准化规范化的Excel基础表格,是高效数据分析的第一步,因为数据分析的源头就是基础表格数据。??设计基础表格的总体原则是:??结构的科学性??数据的易读性??汇总的便宜性???分析的灵活性??外观的美观性??结构的科学性,就是要按照工作的性质,管理的内容,数据的种类,分别设计基础管理表格,分别保存不同数据。基础表格要越简单越好,那些把所有数据都装在一个工作表中的做法是绝对不可取的。比如,要做入库出库管理,你会如何设计这样的基础表格呢?要用几个表格来反映入库出库数据?每个表格要怎么保存数据???外观的美观性。不论是基础表还是报告,都尽量要求把表格进行美化。基础表的美化以容易管理数据标准,而报告的美化以分析结果清楚为标准。特别强调的是,不论是基础表还是报告,很多人喜欢把数据区域加上边框,并保持工作表默认的网格线。其实,我们可以取消网格线,而把数据区域设置为非常简练的线条表格,并把单元格字体、颜色、边框等进行合理的设置。下面我们以人力资源管理中一个简单的员工信息表为例,来说明标准化表格的设计方法和技巧。这个表格的基本要求如下:??·员工工号从“G0001”开始编号,中间不能断号,新入职员工依次分配连续的工号??·员工姓名中不允许输入空格??·所属部门必须快速准确输入企业存在的部门,要名称统一??·学历必须快速规范输入??·婚姻状况要快速规范输入??·身份证号码必须是18位的文本,不允许重复??·出生日期、年龄、性别从身份证号码中自动提取??·入职时间必须是合法的日期??·本公司工龄自动计算得出??·为便于分析流动性,工作表要有离职时间和离职原因两列数据,离职原因是固定的几种类型??·新员工输入后,该员工的工号、生日、年龄、工龄等等计算公式自动往下复制??·表格自动美化???1、表格结构设计???根据人力资源中对员工信息管理和分析的需要,创建一个工作表,命名为“员工信息”,数据列标题如下图。???2、工号的自动连续填充??在单元格A2输入公式“="G"&TEXT(ROW(A1),"0000")”,就得到能够往下连续填充工号的计算公式。这里,ROW函数是获取指定单元格的行号(ROW(A1)的结果就是1,ROW(A2)的结果就是2,以此类推),TEXT函数是把一个数字按照指定的格式转换为文本。那么这个公式的结果就是G0001。如果把该公式复制到单元格A3,该公式就变成了“="G"&TEXT(ROW(A2),"0000")”,结果就是G0002。???3、规范姓名的输入,不允许在姓名文字中输入空格??选中单元格B2,设置有效性,其有效性的自定义公式为“=SUBSTITUTE(B2,"?","")=B2”,如下图。这里,先使用SUBSTITUTE函数把输入的姓名中的所有空格替换掉,然后再跟输入的姓名进行比较,如果两者相等,表明输入的姓名中没有空格,否则就是有空格,就不允许输入到单元格。???4、规范快速输入部门名称??公司部门是确定的,在一定时期是不会变化的,因此可以使用数据有效性来快速规范输入部门名称。假如企业的部门有:总经办、财务部、人力资源部、贸易部、后勤部、技术部、生产部、销售部、信息部、质检部、市场部,那么选择单元格C2,设置数据有效性,即选择“序列”,来源为“总经办,财务部,人力资源部,贸易部,后勤部,技术部,生产部,销售部,信息部,质检部,市场部”,如下图。这样,就为单元格设置了一个下拉列表,从下拉列表里快速选择输入某个部门名称。???5、快速输入学历名称??员工的学历也是固定的几种。假若是以下几个:博士、硕士、本科、大专、中专、高中,那么也可以使用数据有效性来快速规范输入学历名称。选择单元格D2,设置数据有效性,即选择“序列”,来源为“博士,硕士,本科,大专,中专,高中”。???6、快速输入婚姻状况??单元格E2输入员工的婚姻状况。婚姻状况也就两种数据:已婚和未婚,因此也可以使用数据有效性来控制输入,也就是在数据有效性对话框的“来源”中输入“已婚,未婚”。???7、输入不重复的18位身份证号码??每个员工的身份证号码是不重复的,并且必须是18位,因此单元格F2输入身份证号码时也要使用数据有效性来控制。首先将F列的单元格格式设置成文本,然后选择单元格F2,其有效性的自定义公式????=AND(LEN(F2)=18,COUNTIF($F$2:F2,F2)=1)??这里,使用LEN函数判断输入的身份证号码是不是18位,即LEN(F2)=18;使用COUNTIF统计在前面已经输入的身份证号码中,即将输入的身份证号码是不是还没有输过,即COUNTIF($F$2:F2,F2)=1;然后用AND函数把这两个条件组合起来。如果两个条件都成立,表明输入的身份证号码有效。???8、自动输入性别??员工性别从身份证号码中自动提取,不需要人工输入。选择单元格G2,输入公式????=IF(ISEVEN(MID(F2,17,1)),"女","男")??这里,先用MID函数提取身份证号码的第17位数字,再用ISEVEN函数判断是否为偶数,如果是偶数,该员工性别就是女,否则就是男,判断处理则使用了IF函数。???9、自动输入出生日期??员工的出生日期也是从身份证号码中自动提取,不需要人工输入。选择单元格H2,输入公式????=1*TEXT(MID(F2,7,8),"0000-00-00")??这里,先用MID函数提取身份证号码的中间8位生日数字,再用TEXT函数把这8位数字按照日期的格式转