文档介绍：该【会议接待方案 】是由【1781111****】上传分享，文档一共【47】页，该文档可以免费在线阅读，需要了解更多关于【会议接待方案 】的内容，可以使用淘豆网的站内搜索功能，选择自己适合的文档，以下文字是截取该文章内的部分文字，如需要获得完整电子版，请下载此文档到您的设备，方便您编辑和打印。:..会议接待方案1一、会前与会议主办方洽谈,了解会议要求及所需服务项目。提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。确定方案,签订合同,预付定金。二、会中会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(__)。会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。1页共47页:..会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。三、会后1、结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。2、资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。3、合影:会议期间参会人员集体合影,会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。会议接待方案2一、接待时间:20__年_月_日—_月_日二、接待地点:接送机地点:__机场下榻酒店:__大酒店(银龙大酒店,神旺大酒店,青海宾馆等)会议地点:__大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅,神旺大酒店会议厅,青海宾馆会议厅等)三、接待对象:嘉宾等一行人及其陪同人员四、接待负责人员:总负责:接待办2页共47页:..跨部门接待小组:相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫组五、接待前期准备工作:,邀请嘉宾,,(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)5、相关接待人员,负责相关接待工作六、,根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎__贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1、8_0、5_0、75)。接待组由此将客人集中带出乘车。、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80_180cm以下易拉宝)。。,由团省委提出要求,机场团委负责申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。硬件附注:易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条??3页共47页:..七、酒店入住1、确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排。2、嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。3、进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的'房间。4、如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。八、用餐(早餐、中餐、晚餐)1、由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。,并问询是否需要叫醒服务。九、。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。。根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一3、会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。4、会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。4页共47页:..十、(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位__贵宾莅临我公司考察指导”2、会场整理及布置1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。3、联系陪同人员,讲解员。根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,,由礼仪引入会场就座。十一、(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)(技术人员PPT讲解,互动)3、会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)4、拍照(依重要程度,进行拍照留档)5、摄像(依重要程度,进行摄像留档)十二、会后服务准备5页共47页:..做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。十三、会后服务会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店十四、会议各项收费标准1会议用房:标准间_间(139元一间),豪华标准间_间(199元一间)2会议用餐:全天90元每人(中餐+火锅+酒水)三餐费用标准:早餐10元每人,中餐,晚餐40元每人3会议室使用:可容纳100人的中型会议室,设施齐全收费标准:1000元每天,含投影仪,音响设备,茶水,水果等4会议条幅;共2个条幅(主楼配欢迎条幅,会场配会议条幅,共40元)5会议摄影;收费标准为1元每寸6用车安排:奔驰_辆,,了解会议要求及所需服务项目。、车票、住宿酒店、会议场所、交6页共47页:..通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。,签订合同,预付定金。:专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议>演讲稿等会议相关物品。:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的'确认。:会议代表合影留念、为代表提供服务及相关服务。:..1、结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。2、资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。3、合影:会议期间参会人员集体合影,会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。会议接待方案4一、会前与会议主办方洽谈,了解会议要求及所需服务项目。提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、。确定方案,签订合同,预付定金。二、会中会议接待。专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。会前准备。准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。会议场所。专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶8页共47页:..饮等。会议住宿。房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。会议餐饮。用餐时间、用餐标准及特殊客人(__)的确认。会议旅游。旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。会议娱乐。娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。会议服务。会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。三、会后1、结帐。提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。2、资料。会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。3、合影。会议期间参会人员集体合影,会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。会议接待方案5为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下:一、会议主题:待定二、会议时间:20__年_月_日至20__年_月_日三、会议地点:酒店。9页共47页:..四、环境布置(一)会场外区域布置酒店外围环境:灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。(二)会场内主要区域布置1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。五、会议内容第一板块会议(一)会议时间:20__年_月_日、_日、_日(二)会议地点:待定(200人会议厅)(三)会议内容:待定(四)会议布置:1)课桌摆放:围桌式或者课桌式摆放2)会议鲜花:讲台花、胸花、桌花3)会议用品:白纸、签字笔、茶杯、纸巾4)会场氛围:水牌制作、背景喷绘画面(_日、_日)无线麦若干、背景音乐、_展架(五)会后合影:时间:在会议结束前,告知大家不要急于离场,按序下楼,在指定地点合影留念。地点:凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯取代椅子)10页共47页:..可以给领导安排座椅,座椅上有贴领导的名字,可以对号入座。第二板块晚宴(一)晚宴时间:20__年_月_日晚(具体时间待定)(二)晚宴地点:餐厅待定(三)晚宴方式:围桌形式或者自助餐形式(四)晚宴布置:室外:空飘(8个)(空飘内容:)、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。室内:舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。餐桌布置:餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍)第三板块会议接待(一)工作内容1、会议流程策划;2、编撰、印刷会议接待手册;3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;4、会议前期报名的接待、物品分发等;6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;8、提供机(车)票的`订购服务工作;9、提供专业接待人员服务工作;11页共47页:..10、根据需要,提供其他公务活动服务工作;11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作;(二)组织机构及职责1、综合协调组工作职责:(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;(2)负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作;(3)负责与组委会内部的全面对接工作;(4)负责落实省市、组委会领导的接机(车)安排;(5)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;(6)负责接待服务手册的编制工作;2、接待服务组工作职责:(1)负责嘉宾的接机工作,配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。(2)负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向;(3)负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务;(4)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送机、车站安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和12页共47页:..三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待服务人员的组织领导;(5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)(6)负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作;3、服务保障组工作职责:(1)负责接待服务组的有关活动安排,如:会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料(PPT)是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排。(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。第四板块会后考察一、会后考察:1、如果会议结束后,该会组委会有安排会议考察,请提前确认人数和线路。我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。2、如果会后考察属于自愿报名,酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。(费用自理)二、当地游览服务(20人或以上/车)(淡季报价)13页共47页:..1、东线一日游:兵马俑,华清池,城墙,午餐价格:298/人;2、西线一日游:乾陵,永泰,法门寺文化景区午餐价格:380/人;3、市内一日游:城墙,碑林,大雁塔,午餐价格:210/人;以上报价包含门票、车费、导游服务费及30元标准中餐一次4、东线二日游:兵马俑,华清池,华山,3正1早,华山3星级住宿,缆车上下价格:780/人5、北线二日游:黄帝陵,壶口瀑布,延安宝塔山,纪念馆,枣园,杨家岭,3正1早,延安三星级宾馆住宿价格:958人以上报价包含门票、车费、导游服务费及三星级酒店住宿一晚30元标准正餐三次,20元标准早餐一次。二、其他服务:如果您还有其他服务需要帮忙,我们将为您提供更好的服务。1、专业礼仪接待:按照规格提供专业礼仪或者大唐礼宾卫队员。2、可提供代订餐饮3、订票服务:将提前收集各位参会嘉宾的返程信息,做以记录后,将机票定好后,通知各位订票嘉宾,告知可持身份证直接随送机人员前往机场。接送机收费标准。备注:会根据客户航班到达时间进行统筹接机安排会议接待方案6一、接待时间20__年_月_日—_月_日14页共47页:..二、接待地点接送机地点:__下榻酒店:会议地点:__大酒店会议厅三、接待对象嘉宾等一行人及其陪同人员四、接待负责人员总负责:接待办跨部门接待小组:相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫组五、接待前期准备工作制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间食宿安排,提前预定迎接车辆安排迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)相关接待人员,负责相关接待工作六、机场接待机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎__贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格__)。接待组由此将客人集中带出乘车。在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放15页共47页:..置简易欢迎标语牌(80_180cm以下易拉宝)。由服务科按照按正常要客接待程序接待。对于重要领导等特殊客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。硬件附注:易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条七、酒店入住确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排。嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。八、用餐(早餐、中餐、晚餐)由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。16页共47页:..九、会议前的筹备工作选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。会场布置。根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的'轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。十、会议接待欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位__贵宾莅临我公司考察指导”会场整理及布置1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。联系陪同人员,讲解员。根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,再次提醒相关人员领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。17页共47页:..十一、座谈企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)技术交流(技术人员PPT讲解,互动)会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)拍照(依重要程度,进行拍照留档)摄像(依重要程度,进行摄像留档)十二、会后服务准备做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。十三、会后服务会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店会议接待方案7一、接待时间:20__年__月__日—__月__日二、接待地点:接送机地点:西宁机场下榻酒店:__大酒店(银龙大酒店,神旺大酒店,青海宾馆等)会议地点:__大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅,神旺大酒店会议厅,青海宾馆会议厅等)18页共47页:..三、接待对象:嘉宾等一行人及其陪同人员四、接待负责人员:总负责:接待办跨部门接待小组:相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫组五、接待前期准备工作:1、制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间2、食宿安排,提前预定3、迎接车辆安排4、迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)5、相关接待人员,负责相关接待工作六、机场接待1、机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1、8_0、5_0、75)。接待组由此将客人集中带出乘车。2、在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80_180cm以下易拉宝)。3、由服务科按照按正常要客接待程序接待。19页共47页:..4、对于重要领导等特殊客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。硬件附注:易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条七、酒店入住1、确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排2、嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。3、进入酒店后,由接待人员的'引领下入住提前安排好的房间。4、如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。八、用餐(早餐、中餐、晚餐)1、由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。2、餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。九、会议前的筹备工作20页共47页:..1、选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。2、会场布置。根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一3、会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。4、会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。十、会议接待1、欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位贵宾莅临我公司考察指导”2、会场整理及布置1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。3、联系陪同人员,讲解员。根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,再次提醒相关人员4、领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。21页共47页:..十一、座谈1、企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)2、技术交流(技术人员PPT讲解,互动)3、会场服务(每20—30分钟添加茶水或视情况而定)4、拍照(依重要程度,进行拍照留档)5、摄像(依重要程度,进行摄像留档)十二、会后服务准备做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。十三、会后服务会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店会议接待方案8为确保各项会议接待工作的顺利进行,特拟定方案如下:一、会议主题:待定二、会议时间:20__年6月7日星期四9:00-16:00三、会议地点:淄博汇科机电设备有限公司二楼会议室四、参会人数:35人左右22页共47页:..五、环境布置:(一)会场外区域布置:悬挂横幅,表示对各位参会的企业家的热烈欢迎。(二)会场内区域布置:1、购置白板,准备好相应的办公文具等。2、,放进大约40张椅子,供与会人员就做。(必要时可以给领导安排座椅,座椅上贴有领导的名字,以便对号入座)3、需饮水机一台,以便于与会人员休息时饮水。六、人员配置:(一)会前布置:人员于8:40左右安排就位,公司一楼门前设接待人员一名,二楼会议室门前设接待一名。(二)会中布置:安排三名我公司员工,进行会中服务,一名服务人员将为讲师服务,配合讲师顺利完成此次培训;一名服务人员负责饮水等工作;另一名服务人员,在办公室,负责行政保障工作。(三)会后布置:培训完毕后,可按派我公司一到两名员工,进行疏导企业家离开会场。(四)午休时间布置:会议人员如有需要,可由我公司派出员工与通力机电城接待处联系解决中午就餐问题,午休时,需安排23页共47页:..一名员工在前台坐班,为与会人员提供服务。七、礼貌用语为树立我公司良好形象,我公司员工在接待与会人员时,还需要使用必要的礼貌用语,如:会前接待时,可说:你好,欢迎来到汇科机电/请这边走等;会议结束后,可说:“再见,请慢走,欢迎您下次光临等。”会议接待方案9一、销售部接待程序:销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后,应着手做以下工作:1、及时与会务方负责人进行联络(1)清楚了解会议性质(属勘探局接待工作、还是商务活动,是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);(2)若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向部门主管领导汇报情况,由部门主管领导召开协调会议,统筹整个会议的接待工作。2、落实会议场地和房间数量在会议洽谈协商的过程中,应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节,做好记录,尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后,应向24页共47页:..餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。3、商谈价格当确认场地及客房的安排没有问题后,应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容,应会同有关部门对_些价格进行调整及平衡。价格政策是相对固定的,如超出自己的权限,应及时向主管领导请示。4、签订会议协议,收取会议押金当会务方已确认所有会议细节后,双方应根据要求及承诺签订会议协议,并依照协议收取相应的会议押金;5、下发会议接待通知单签订好会议协议后,根据双方协商的具体内容和有关细节,填写会议接待通知单,经核对无误,下发至各部门,并保存该次会议的档案;6、会议接待发出会议接待通知单后,需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系,协调会场的布置,跟踪会议进程;7、会议结账会议结束,若客户消费挂账,其帐务由销售部和财务部共同催收,餐饮部给予协助;25页共47页:..8、会议送别恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人,加深友情;9、会议结束会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动,可撰稿送媒体发表。二、房务部接待程序:房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后,应做到:1、会议接待的前期工作(1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;(2)了解结算方式,收费项目、联系人和费用签单人;(3)落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间,了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加床;(4)落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;(5)落实参会嘉宾是否乘专梯,客人是否分批到达;(6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。2、会议排房按会议接待要求安排相应的房间,在房类资源充足的情况下,房间安排力求集中,同时也可选择安排同类客房中处于状态的房26页共47页:..间。3、会议空房确认会议定房,落实好具体房间后,将预定内容输入电脑并确定房号。4、会议嘉宾入住(1)在会议客人到店前一天,与销售部就会议接待用房事宜进行核实,至少前一天排房,做好一切宾客入住前的'准备工作;(2)会议宾客到达前,准备好房卡及团队会议分发一览表;对于重要客人,可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处,由当值大堂副理在客人到达前检查房间,确保房间处于正常状态;(3)当会议宾客抵店后,按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续,并由行李员及时运送客人的行李。若遇问题,及时与销售部会议接待负责人联系。5、会议嘉宾离店(1)礼宾官接待信息,应及时协助客人收送行李;(2)前台收银处快速结账;(3)协助客人安排好车辆。6、关注重要宾客的消费****惯,收集整理客史资料。三、餐饮部接待程序餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后,应做到:27页共47页:..1、会议接待前期工作(1)做好记录,根据会议接待通知单,准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递;(2)根据会议接待通知单及会务方的要求,至少提前半天布置会场;(3)由宴会主管按宾馆服务标准和客户要求检察会前准备情况(会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等),发现问题立即整改,力求没有疏漏;(4)提前两天跟进会务方及销售部会议联络人,确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求,并为会议客人预留用餐场所。2、会议接待中(1)安排优秀礼仪人员,在会议召开前40分钟到场,引领参会嘉宾;(2)跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项;(3)协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务,准备与会务方负责人结账。3、会议结束(1)宴会服务人员跟进会议结帐工作;28页共47页:..(2)帮助会议客人整理会议遗留物品。4、会议用餐及送别(1)引领会议客人用餐,并提供优质服务;(2)做好餐饮帐务的结账工作。5、送别(1)恭送会议客人,为宾客留下美好感受;(2)客人离店后,若遗留下贵重物品,应尽快联系交换客人。6、整理会议客户资料,总结会议接待得失。会议接待方案10接站组的'工作流程:1、会前所有接站人员及司机开碰头会,将工作流程及注意事项细则化。2、统一着装,男士西装领带,女士套装领结。3、详细检查接站所用物品:接站牌、《接站人员时间一览表》等。接待礼仪:1、接站组成员应详细了解所接对象,并有其移动联系方式;2、微笑服务。3、以短信形式告知接站客人接站牌内容、颜色,及接站人员体貌特征。4、如出现晚点应耐心等候,在无接任务时注意自行安排休息,29页共47页:..但是要保证随叫随到,不能离会场和车站太远;5、如遇塞车现象应及时向会务组反映情况;6、赴酒店途中,简介本地风土人情。司机:1、接站司机应随时待命,并合理安排行车路线