1 / 11
文档名称:

酒店会议接待方案.pdf

格式:pdf   大小:532KB   页数:11页
下载后只包含 1 个 PDF 格式的文档,没有任何的图纸或源代码,查看文件列表

如果您已付费下载过本站文档,您可以点这里二次下载

分享

预览

酒店会议接待方案.pdf

上传人:青山代下 2024/5/20 文件大小:532 KB

下载得到文件列表

酒店会议接待方案.pdf

相关文档

文档介绍

文档介绍:该【酒店会议接待方案 】是由【青山代下】上传分享,文档一共【11】页,该文档可以免费在线阅读,需要了解更多关于【酒店会议接待方案 】的内容,可以使用淘豆网的站内搜索功能,选择自己适合的文档,以下文字是截取该文章内的部分文字,如需要获得完整电子版,请下载此文档到您的设备,方便您编辑和打印。:..酒店会议接待方案酒店会议接待方案篇一一、销售部接待程序:销售部在获得客户在宾馆举办会议的信息后,应着手做以下工作:1、及时与会务方负责人进行联络(1)清晰了解会议性质(属勘探局接待工作、还是商务活动,是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特别要求等);(2)若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向部门主管领导汇报情况,由部门主管领导召开协调会议,统筹整个会议的接待工作。2、实施会议场地和房间数量在会议洽谈协商的过程中,应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节,做好记录,尤其应尽快实施是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后,应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。3、商谈价格当确认场地及客房的安排没有问题后,应依据实际情1:..况给客户提供清楚的价格。如该活动涉及多项内容,应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。价格政策是相对固定的,如超出自己的权限,应及时向主管领导请示。4、签订会议协议,收取会议押金当会务方已确认所有会议细节后,双方应依据要求及签订会议协议,并依照协议收取相应的会议押金;5、下发会议接待通知单签订好会议协议后,依据双方协商的具体内容和有关细节,填写会议接待通知单,经核对无误,下发至各部门,并保存该次会议的档案;6、会议接待发出会议接待通知单后,需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系,协调会场的布置,跟踪会议进程;7、会议结账会议结束,若客户消费挂账,其帐务由销售部和财务部共同催收,餐饮部给予协助;8、会议送别恭送会务方领导及办会负责人,为来宾留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人,加深友情;9、会议结束会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得2:..失,并将客户意见反应至相关部门,同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动,可撰稿送媒体发表。二、房务部接待程序:房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后,应做到:1、会议接待的前期工作(1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;(2)了解结算方式,收费项目、联系人和费用签单人;(3)实施是否需要安排会议用房及用房数量和时间,了解房间是否需要开通长途号码、撤酒水、加床;(4)实施房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;(5)实施参会嘉宾是否乘专梯,客人是否分批到达;(6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。2、会议排房按会议接待要求安排相应的房间,在房类资源充足的情况下,房间安排力求集中,同时也可选择安排同类客房中处于状态的房间。3、会议空房确认会议定房,实施好具体房间后,将预定内容输入3:..电脑并确定房号。4、会议嘉宾入住(1)在会议客人到店前一天,与销售部就会议接待用房事宜进行核实,至少前一天排房,做好一切来宾入住前的预备工作;(2)会议来宾到达前,预备好房卡及团队会议分发一览表;对于重要客人,可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处,由当值大堂副理在客人到达前检查房间,确保房间处于正常状态;(3)当会议来宾抵店后,按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续,并由行李员及时运送客人的行李。若遇问题,及时与销售部会议接待负责人联系。5、会议嘉宾离店(1)礼宾官接待信息,应及时协助客人收送行李;(2)前台收银处快速结账;(3)协助客人安排好车辆。6、关注重要来宾的消费****惯,收集整理客史资料。三、餐饮部接待程序餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后,应做到:1、会议接待前期工作(1)做好记录,依据会议接待通知单,准确掌握会议4:..的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特别要求并将接待信息逐级传递;(2)依据会议接待通知单及会务方的要求,至少提前半天布置会场;(3)由宴会主管按宾馆服务标准和客户要求检察会前预备情况(会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等),发觉问题马上整改,力求没有疏漏;(4)提前两天跟进会务方及销售部会议联络人,确定会议茶歇、用餐餐标及特别要求,并为会议客人预留用餐场所。2、会议接待中(1)安排优秀礼仪人员,在会议召开前40分钟到场,引领参会嘉宾;(2)跟进会议服务及协助客人处理会间特别事项;(3)协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务,预备与会务方负责人结账。3、会议结束(1)宴会服务人员跟进会议结帐工作;(2)关心会议客人整理会议遗留物品。4、会议用餐及送别(1)引领会议客人用餐,并提供优质服务;5:..(2)做好餐饮帐务的结账工作。5、送别(1)恭送会议客人,为来宾留下美好感受;(2)客人离店后,若遗留下贵重物品,应尽快联系交换客人。6、整理会议客户资料,总结会议接待得失。四、其他相关部门请参照销售部所下发会议接待通知单,做好相应接待工作。酒店会议接待方案篇二(一)会前工作:1、与会议主办方洽谈。2、向会议主办方提供会议接待筹划方案和报价。3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。4、与会议主办方确认会议接待方案。5、与会议主办方签订会议接待合同,顺便要定金。6、预备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)(二)跟进工作:1、机场、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。2、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。6:..3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等平安工作、参会代表的人、财、物等平安工作。9、确认特别客人(如伟大的领导少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。10、协调会议期间的交通工具的安排。11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他托付代办服务。(三)会后工作:1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反应及处理工作。2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结7:..书工作及印刷代表通讯录。3、与会议主办者的费用结算工作。4、欢送代表工作。(四)会议的筹备工作:1、依据会议规模,确定接待规格。设定待规格。2、发放会议通知和会议日程。会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,预备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图防止了与会者问路的许多麻烦。会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。3、会场的布置。会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型会议,依据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,会议桌上可悬挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗洁净,摆放美观、统一。坐席的配置要和会议的风格和气氛8:..统一,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:圆桌型,假如是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清晰地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。因为为尊者享有优先知情权。教室型,这是采纳得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比拟多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为尊位。(五)会议的接待礼仪:一是会前检查。这是对在预备工作阶段考虑不周或不实施的地方进行的补救。比方检查音像、文件、锦旗等是否预备齐全。二是提前进入接待岗位。接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。1、签到。设一张签字台,配上1-2名工作人员,假如是要求接待档次比拟高,可以派礼仪小姐承当。签字台北9:..笔尖对自己,将笔双手递上。假如是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精巧些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。2、引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。3、接待。与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。(六)会议的服务礼仪:1、所有员工统一外着公司西服套装工作服,男士内穿蓝色衬衣工作服,女士内穿白色衬衣工作服,服装应完好、无污渍,扣子齐全,不漏扣、错扣。打好领带,配穿皮鞋,上衣袋不装东西,裤袋少装东西,并做到不挽袖口和裤足。佩戴工号牌。2、接待时注意力集中,展现良好的精神状态,无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正,抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力,步幅适当,节奏适宜。3、防止在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等,实在难以操纵时应侧面回避。与领导、客人交谈时,要神态专注,表情自然,表达得体,不得背:..4、会议进行中的服务尽量要做到稳重、大方。假如操作不慎,出了过失,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔驰,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。5、服务会议应紧凑,不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”,做好各项预备工作。6、要做好会后服务的预备。会议进行之中,就应为会后服务做好预备。如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的预备。另外,会后的用车也应在会议结束前妥善安排。(七)会后服务:会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。1、组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动方案的顺利实施。2、送别依据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。3、清理会议文件回收有关文件资料,整理会议纪要,会议总结。