文档介绍：合同管理制度(试行)
YX/BG-23-2008
目的
为加强合同管理,保障公司的合法权益,预防合同纠纷,促进公司依法经营管理,特制定本制度。
2 适用范围
本制度适用于公司各部门、本制度适用于加盟、广告、代理销售、采购、维修等方面的合同。分公司可参照本制度另行制订细则。
有关劳动合同和劳务合同管理制度另行制定,不适用本制度。
3 职责权限
总部总裁办法务主管负责总部直属各类合同的文本规范及法律风险的防范,包括合同内容和形式的合法性、严密性、可行性等。
财务部门主要负责审查合同支付要约是否符合公司的财务管理及支付条件,并督导收付履约。
合同经办部门负责合同的履行跟踪、及所经办合同资料的整理归档。
总部签订的合同,根据《分权规范管理办法》,可由权限内分管领导批准;涉及到费用大于2000元、或有合同违约、变更事宜的,统一由执行总裁审核、总裁批准;合同的履行,视其所涉金额大小,根据《分权规范管理办法》和财务有关审批制度,由权限内的分管领导审批。合同履约责任,由各部长承担。
各直营公司、经营单位的合同管理需依据分公司首责人权限设置,权限内的合同签订和履行,报备总部总裁办,权限外的合同签订和履行报总部批准。合同的履约责任由各公司、经营单位首责人承担。总裁办有权对分公司合同管理工作进行监督检查。
4 内容与要求
合同的签订准备
签订合同,必须严格遵守国家的法律、法规、政策以及其他有关规定。
在签订合同前,洽谈人、经办人、签约人必须做好以下各项工作后,方可签订合同。主要包括:
a) 对方当事人主体资格(营业执照)、经营权限、履约能力(各种资质证书)以及资信情况(附件3)、对方签约人的签约权限等。
b) 我方的履约能力、对市场进行预测和调查、合同的可行性和合法性,防止签订无效合同。
c) 对资信不明、资信状况不好,且无可靠担保单位的,不得与之签约。
签订合同,应验证对方相关证明文件,核对无误后方可正式签订合同,对方交验的证明文件要妥善保管。
合同签订流程及权限
法务
财务
执行总裁
加盟
洽谈
填写格式合同
审核
YES
NO
审核
NO
审核
YES
NO
YES
审核
NO
签订合同
YES
总裁
YES
批准
NO
加盟合同签订流程
由加盟工作人员负责与客户进行洽谈,洽谈时注意控制选址的确认。
由洽谈经理负责与客户进行沟通,相关权利义务经双方确认无异议后,填写加盟格式合同,报上级审核批准。如有条款修改,必须先填写加盟合同呈报签批表,报法务、执行总裁审核、并经总裁批准后,方可修改签约。
洽谈经理书写完成加盟合同(或加盟意向书)后,填写《合同评审记录表》,先交由加盟首责人从内容上对合同进行审核,再交由总裁办法务主管从法律上对合同进行审查,由财务对加盟费收取是否符合标准进行审查,最后交执行总裁和总裁审核,审核人员审核后均须将意见写入《合同评审记录表》(附件4)。
合同评审完成后,由加盟商(乙方)代表人签字。其后,由行政人员填写《裕兴公司公章使用申请单》,持合同原件至总裁办办理盖章手续,同时加盖骑逢章。
采购合同(流程图见附件5)
一般采购由物流中心采购人员与供方进行洽谈,确认到货方式和时间、验收标准、价格和付款方式。涉及年度采购总额在2000~10000元的项目,需提供三家以上询比价记录并报财务、执行总裁审核、总裁审批;涉及年度采购总额在10000元以上的项目,需进行招标采购。
我公司有固定采购合同的尽量使用本公司合同文本,本公司没有的可重新起草或使用其它文本。
无论是本公司起草的合同还是借用其他合同文本,均需填写《合同评审记录表》,先由物流中心首责人从内容上进行审核,再由法务审核合同的合法性、财务对合同付款方式、付款金额及票据合法性进行审核,最后报总裁审核。审核人员审核后均须将意见写入《合同评审记录表》。
合同评审完成后,由供方(乙方)代表人签字并盖章,采购经办人填写《裕兴公司公章使用申请单》,持合同原件至总裁办办理盖章手续,同时加盖骑逢章。
广告业务合同(流程图见附件5)
公司对外广告业务合同,统一由品牌管理中心负责对外进行洽谈。
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由品牌管理中心负责合同内容的拟定,明确双方的义务和权利。
(协议)
合同起草经办人填写《合同评审记录表》品牌管理中心首责人审核法务审核财务审核总裁审核。审核人员审核