文档介绍：用户需求说明书
项目介绍
天津市政府文印中心负责政府机关各部门日常机要信件的收发交换及内部流转工作,机要信件的流转按照规定需记录每一个环节的交接人、交接单位及时间,其中,部分机要件还要做退回处理。目前,文印中新交换管理依然沿用手工交换登记的作业方式,这种工作模式存在的主要问题表现在:人员少,机要信件流转量大,手工操作强度大,机要件签收必须定时“面对面”交接、签收,特别是重要机要件不易及时通知领导或各部门;仍采用传统手工登记、且签收容易造成误计、漏计、字迹不清的现象;数据信息资源不能共享,使得机要件的流转重复登记,文件查询、统计、追踪比较困难,不便于掌握机要件的运转、办理过程,一旦发生问题,责任不易分清;机要件管理的安全性受到影响,已不适应现代化、信息化管理。
随着我政府机关电子政务信息化建设的不断深入,信息处理技术、计算机网络通讯及自动化控制技术水平的不断提高,建立一套适合我机关自身交换业务需求的智能交换系统尤为迫切,这种现代化、信息化的管理模式对提高我机关机要信件的运转效率以及工作准确性、保密性将十分有益。
项目建设目标
利用已构建的计算机网络,结合条码自动识别技术以及智能交换箱等技术,有效地提高工作效率,实现纸质文件(机要信件)交换及流转过程中的信息自动采集、自动记录、追踪和管理等,从而提高机要信件交换运转效率,确保交换工作的安全、保密、准确和及时。
1、提高为领导及各部门服务水平
规范文件管理,提高工作效率、做到机要信件准确、及时地送达领导及各级部门,提高为领导及各部门服务的水平。
2、提高流转安全性
利用机要信件上的条码信息,准确捕获文件流转的痕迹,提供分清责任的数据信息依据。实现对机要件整个流转过程中的追踪和管理,准确掌握机要件所在的部门、交接记录等信息,提高机要信件流转的安全性。
3、提高工作效率
充分利用条码技术,确保与上级单位、同级别兄弟单位等的条码相互兼容,自动识别登记,减少手工作业强度,充分利用系统的智能化特性来完成机要信件的登记、签收及交换流转。
项目建设原则
1、通过本系统的建设,提高为领导及各部门服务水平和管理水平。
2、应采用业界主流、成熟的技术和体系架构,确保本系统的先进性,并为系统未来发展保留升级空间。
3、系统能够在数据、业务、服务三个级别上任意扩展,能够满足未来业务发展的需要;新功能、新业务的增加应能够在不影响系统运行的情况下实现。
4、在整个应用系统的运行中涉及到实时过程控制、计算机网络、数据库、计算机软件、系统安全等诸多环境,系统将分别采用各类不同的技术实现,为了能够保证今后各种技术的随时更新,且保证系统运行的稳定、平滑性,系统的软/硬件体系架构应采用合理的层次化设计。
采购清单
序号
货物名称
单位
数量
备注
1
天津市政府机要信件智能交换系统
套
1
功能概述
1、搭建天津市政府机要信件智能交换系统的硬件环境,并设置专门的智能交换箱组。
2、利用本智能交换系统完成政府机关机要信件的登记,实现实体信件的自动签收。
3、利用本智能交换系统实现机要信件的智能交换,提高机要件流转的时效性、准确性、安全性。
4、实现各类紧急机要件的自动催取、提醒。
5、结合天津市政府机关现有网上办公系统,实现一站式登录,建立对实体机要信件和机要件电子信息流转同步察看及