文档介绍：办公用品管理制度
为加强公司办公用品的管理,规范办公用品领用程序,提高利用效率,降低办公经费,根据我公司实际情况,特制定本制度。
一、办公用品分类管理规定
规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。
固定资产包括办公设备和办公家具。
办公设备是指办公耐用品。包括:电脑、打印机、复印机、传真机、电话、投影仪、饮水机、照相机等。
办公家具是指公司用于日常办公的各种木、铁、钢、皮、玻璃以及各种新型材料质地的用品。包括:各种文件柜、抽屉柜、椅子、办公桌、保险柜、沙发、茶几等。
一般办公用品分为一般消耗品和耐用消耗品两类。
一般消耗品包括:笔芯、铅笔、笔记本、胶水、便签纸、文件袋、橡皮、订书针、大头针、回形针、长尾夹、记号笔、电池、白板笔等。
耐用消耗品包括:笔筒、文件盒、文件架、订书机、起钉器、直尺、剪刀、美工刀、插线板、印台、黑板擦、U盘等。
二、办公用品采购计划
(一)办公家具、办公设备的采购计划
办公设备、办公家具的采购由部门负责人向办公室提出采购计划,办公室统一报行政办公会审批,通过后由办公室负责统一采购。各部门自用的特殊办公设备、办公家具报行政办公会审批后可自行采购。
(二)一般办公用品的采购计划
1、各部门根据本部门办公用品使用情况,每月25日前报下月计划,填写《办公用品申购单》(表一),经部门负责人审批签字后报办公室。办公室内勤将各部门申购计划汇总后,办公室主任提出办公室审核意见,经分管领导审核同意后方进行申购。
2、办公室内勤核对办公用品申购单与办公用品台账库存后,编制《办公用品申购计划表》(表二),由办公室主任确认,分管领导审批签字同意后,由办公室专人进行采购。
3、急需的办公用品由部门负责人提出申请,填好《急需办公用品申请单》(表十一)经办公室主任确认,分管领导签字同意后购置。
三、办公用品管理
办公家具、办公设备、一般办公用品的采购,均由办公室统一负责管理。采购员须经常调查办公用品供应商及市场价格,以保证性价比和质量。
(一)办公设备、办公家具的管理。
1、验收
验收办公设备、办公家具原则上由办公室负责验收,核对品种、规格、数量与品牌,无误后,在送货单上签字确认以示验收合格。各部门自购办公设备、办公用品由各部门自行验收,办公室统一进行台账登记。
2、管理
办公设备、办公家具的领用、保管和维修。
公司购入的办公设备、家具必须设立分类台账;填好《固定资产台账》(表三),根据购货合同或送货单载明的货品种类、规格、数量、金额、购货时间等项目,准确设置台账。办公设备、办公家具的使用部门应指定负责人在领用单位一栏签字确认。办公室负责按设备和家具的品类、数量进行编号登记。对于损坏的办公家具、办公设备报办公室后由办公室统一维修。办公设备、办公家具应在每年12月28日前进行盘点。盘点工作由办公室负责牵头,财务部协助,盘点要求做到账物一致,如不一致应查明原因,然后调整台账,使两者一致。填好《固定资产盘点表》(表四)。
(二)一般办公用品的管理
1、办公用品采购员根据《办公用品申购计划表》于次月月初完成采购并发放。
2、办公室负责公司办公用品的采购计划、验收入库、保管、发放与统计等管理工作,同时各部门设立专门的办公用品管理员负责本部门办公用品的领用及保管,各部门负责人对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理。
3、办公室内勤应认真、仔细、负责地分月做好办公用品出入库台账(表五、表六),做到每一批办公用品进出有章可循、有据可查。在每年12月30日前做好办公用品出入库总台账。
四、办公用品管理流程
(一)一般办公用品的管理流程
各部门办公用品管理员每月25日前填写《办公用品申购单》表一
部门负责人审批签字
采购人员每月月初完成采购并发放。
办公室后勤每月30日前填写《办公用品申购计划表》表二
临时急需的办公用品由申请部门负责人申请,办公室主任确认。
分管领导审批
办公室内勤登记出入库
各部门办公用品管理员领取办公用品,经登记后,由办公室内勤发放。
新员工、公司副总级别以上人员办公用品,经登记后发放。
(二)办公家具、办公设备的管理流程
办公室报行政办公会审批
各部门自用的特殊办公设备、办公用品
各部门负责人提出采购申请
各部门自行采购
办公室采购
五、一般办公用品的发放及领用
(一)个人办公用品的发放
1、新员工入职按标准配备笔一支、笔记本一个、文件夹一个等。
2、公司副总级别以上人员领用办公用品,由办公室登记后领用。
3、除以上情况以外,其他人员不得领用本月未申购的办公用品。
(二)部门办公用品的领用和发放
由各部门办公用品管理员,填好《各部门办公用品领用登记表》(表七)后领用。