文档介绍：物业档案管理的的重要性
相对来说,物业管理从事的是服务性的工作,服务质量是核心竞争力,在如何提高服务质量的比拼中,物业档案管理发挥着至关重要的作用。可以说,物业档案管理状况基本可以反映物业管理服务水平,评价物业管理质量并综合反映物业管理基本状况。

物业档案的分类
在对物业档案进行分类时,往往存在一个误区,将物业服务企业的所有档案都包括在物业档案中,这其实是因为没有弄清物业档案外延造成的。物业档案主要是指物业管理过程中的业务档案,其中会包括部分物业管理企业的文件,比如物业管理企业致业主的公告,又比如物业管理企业关于管理费定价的相关文件等等。这部分文件既属于物业档案的范畴,也包括在物业管理企业本身的档案里,但不能说物业管理企业的档案就是物业档案的组成部分。
《物业档案管理办法(暂行)》规定:物业档案由物业管理档案、物业产权人委员会档案两部分组成。物业产权人委员会档案是物业产权人大会及其委员会在行使权力、义务等自我管理活动中形成的各种文字、图表、声像等文件材料。该办法是按照物业档案的所有人不同对物业档案进行分类的,包括物业管理企业所有和业主委员会所有的档案。《小区物业管理服务基本要求》规定:物业档案包括房屋及其设施设备的基础资料、房屋产权产籍资料和物业经营管理资料。该办法是按照物业档案的自身属性不同进行分类的。
物业档案管理原则

。物业档案管理和传统档案管理一样,注重安全问题。保存物业档案的场所必须符合档案管理相关要求,配备必要的防火防盗设施,温湿度环境根据载体的不同控制在合适的范围。物业档案需要配备专人负责,建立必要的安全管理制度,制定紧急情况下的应急预案,确保物业档案的实体安全和信息安全。

。目前有很多大型物业服务企业,物业管理项目众多,下属机构数量庞大,业务千差万别,在这种情况下,应做好集中与分散兼顾。物业管理企业总公司(集团公司)层面,应设立专门的物业档案管理机构,负责管理和指导物业档案管理工作。制定统一的物业管理规范办法和制度,整合各部门资源,根据国家法律法规和相关标准规范,集中负责物业档案管理的政策制定和规范管理工作。各项目部门具体负责本地物业档案的管理工作,接受监督指导。

。如今的物业管理已经突破了传统的设备维修、设施养护以及清洁安保等范畴,向着更新、附加值更高的方向发展。物业档案管理工作应该根据物业管理内容的增加,做出适当调整,完善收集归档范围。凡是物业管理过程中产生的,具有保存价值的文件资料,都应归档保存。根据业务门类的不同,适当调整档案分类方法,做到更方便、更高效的实现物业档案的科学管理。
。物业档案应该遵循现有的法律法规和部门行业规章,严格按照相关技术标准规范进行管理。物业档案管理要遵循档案管理的普遍规律,采用科学的方式方法,确保档案完整保存,发挥应有的效用,避免特立独行、标新立异、自搞一套。

。物业档案管理作为物业管理工作的重要组成部分,直接影响到物业管理工作的质量和成效,物业档案管理应该成为物业管理考评的重要指标。物业服务企业应该将物业档案管理工作列入部门工作目标考核内容,完善管理制度和评价制度,切实有效推进物业档案管理工作。业主单位或业主委员会在选择物业服务企业时,应将物业档案管理水平作为重要指标,择优选用。在