文档介绍：有了实施模板,实施顾问还会思考吗?
案例场景:
金秋十月,本应是秋高气爽,让人令人心旷神怡的季节,ERP实施顾问小高也因为刚刚完成了一个为期8个月的ERP项目,还沉浸在项目成功的回味之中。但正如冷空气南下让人感到深深的寒意一般,使他从金秋十月提前进入到了寒冬腊月,原因是最近公司让他接手一个实施到一半的ERP项目,而这个项目只有片言片语的几份简单文档。
这个ERP项目的实施已经完成了所有前期的项目准备工作,但就在这节骨眼上,原来的项目经理离职了,留了一大摊子的事情让他收拾。ERP项目实施中一大忌讳就是临阵换将,因为这个事情已经把项目的进度给延迟了,客户也是处于极度不满意当中,但这还不是最要命的,最让小高头疼的是:这个项目没有一份经的起推敲的文档,不但没有详细的实施计划,也没有清晰的业务调研报告,也没有前期的业务解决方案,更没提在项目实施过程中涉及到的项目风险登记册、项目会议纪要、项目需求列表等更详细的实施文档记录了。
当小高从公司前任ERP项目实施同事手中接过可怜的两个DOC文档,总计不超过5页的实施文档时,小高难以置信的看着他问"没有了吗?只有这些?",同事点点头,然后他再说了一句让人吐血的话"项目实施所有的内容都在我心里记记清清楚楚呢,之前反正项目就我一个人做,要不要文档也无所谓"。结果,人去脑空,项目一切都要重新摸索,不但浪费了宝贵的时间去做重复的工作,而且与客户的关系也是一再紧张,而从公司层面来说,该项目也是亏了血本。
在接手了该项目以后,小高深深的感受到没有实施文档的痛苦,也明确感受到了项目实施文档的重要性。项目实施的规范性,从文档做起,从自己做起,小高一步一个脚印地按照规范完成项目实施工作,必备文档是一个不拉地完成了。经过几年的项目锻炼,从小高变成了老高了,也由实施顾问成长为一名项目经理了,作为项目经理自然是需要从项目的角度进行项目管理,而项目实施文档也是他管理项目的必看内容。
但经历了几个项目之后,老高总觉的项目在哪里不对劲。怎么说呢?看项目文档,一个不少;但看文档内容,比如给客户的业务解决方案,好像所有项目一模一样,用的是之前的项目文档或者是公司的项目实施模板,有的项目文档甚至连客户名称都没有修改过来,直接Copy(Ctrl+C, Ctrl+V),再用了查找-替换,一份业务解决方案就算完成了。这种方案给到客户看似很有份量,厚厚的几十上百页,装订起来也很可观;内容呢,和客户的业务十万八千里,甚至根本就是扯不上边的业务场景都写进来了;问一下客户:
“这个方案经过你们的确认了吗?和你们业务相符吗?”客户直接说:“这么厚的东西你们自己都看不懂,我们更看不懂,而且方案里的内容和你们后续培训的内容也不太相关,我们就当是参考资料来看了,觉的有用的就看,没有用的就不看”。
老高又郁闷了,没有文档的时候不行,有了文档的时候客户也不看,还是不行,问题应该怎么办?
案例解析:
在过去的许多年里,ERP项目实施基本上就是“作坊式”的实施,基本上没有章法,实施顾问想怎么做就怎么做,所有的知识都在脑袋里,项目做完以后,除了长了点顾问的个人经验,对于公司和其它同事而言,什么也没有留下。
但这种“作坊式”实施经过几年的项目管理理论指导,ERP软件厂商都开始注重项目实施方法论的建设,也开始强调项目实施过程中的“关键成果与里程碑检查”,项目实施文档就成了
“必需品”,也提出了“项目实施文档一个不能少”的口号,算是解决了项目实施文档从无到有的过程。老高目前就处于解决了有没有的问题,但他面临的是一个新问题,那就是项目实施文档的质量问题。
许多企业在构建了项目实施方法论之后,都会有一个实施模板,有模板这个东东呢,原本是想让实施顾问加快项目实施的效率,因为可以不用思考文档的结构了,还是拿业务解决方案来说,第一步先讲业务背景,第二步画个业务流程图,第三步做个流程说明,第四步做个当前流程问题解析,第五步做个建议方案(可能会有方案一、二、三),第六步再做个方案对比和建议,一个方案基本就算出来了。但实施顾问有了这样的模板之后,就突然不会思考了,为什么这么说呢?“人都是有惰性的”,这句话你不得不承认吧。那好,因为所有文档的结构都一样的,再看看内容,好像大多数客户的业务场景也差不多?找三个历史项目的业务解决方案出来,参照着Copy,一个方案可以快速出炉,修整一下就可以给客户使用了。
这样的业务解决方案,从某个业务场景和要点来看,好像很有道理。但从整体业务解决方案来看,前后业务场景脱节,甚至是出现矛盾;或者是客户的重要业务需求漏掉了,压根没有体现出来;还有就是对着某个业务场景仔细一琢磨,才发现客户的业务现状根本不是这么一回事,客户想要实现的目标也不靠谱,结果业务解决方案就被这么套成了
“摆设”,客户就只是当成了参考资料来用,根本没有起到与客