文档介绍：商务秘书实务
主编张丽琍
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第一章商务秘书概述
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第一章商务秘书概述
第一节商务秘书与商务秘书工作
第二节商务秘书的素质要求与行为规范
第三节商务秘书工作入门
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一、商务秘书
二、商务秘书工作
主要内容
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秘书是上司的近身参谋和助手
是主要从事文牍性、信息性、协调性和事务工作的人员
是一种广泛的社会职业
是办文、办会和办事的人员
1、商务秘书的定义
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从组织的性质分类
政务秘书
商务秘书
司法秘书
外事秘书
教育秘书
从能力特长分类
参谋型
秀才型
办事型
公关型
操作型
翻译型
2、秘书的类型
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按其责任的大小和能力素质的高低划分
首先是助理文书级也常被称为“见****秘书”(reception)其主要工作内容是负责打字、接待、电传、管理办公用品、处理电话、分送信函、预定约会等。
其次应是文书级。也常被称为“正式秘书”(secretary)其主要工作内容是负责起草打印文件,收发处理文书,完成上司临时交办的事项,笔录口授文件,负责会议的记录,为上司的报告文件收集组织材料,制定旅行计划,管理档案资料,辅助经理处理小额现金,兼做一些会计出纳计账的工作,保管保密文件等。正式秘书无论是职位的性质,技术的要求,涉及的方面,还是工作的责任都要远远高于见****秘书。
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按其责任的大小和能力素质的高低划分(2)
再次是执行级,它包括业务秘书、行政秘书等。其工作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。如处理信函,联系电话,接待来访,安排会议,收集资料,管理档案,收发传真、电话,计划管理上司的时间,安排差旅,对外代表上司联络、处理事务,监督检查上司下达的工作,做信息收集工作,协调横向、纵向的各种关系,辅助决策。
最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决策,监督检查,辅助管理,帮助上司协调组织内纵向横向的关系和组织外部的各种关系,指导带领秘书群体协同工作,知人善任,合理授权,合理分派工作。
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二、商务秘书工作
1、商务活动的特点
交易性
利益性
竞争性
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2、商务秘书工作的主要内容
(1)日常事务性工作
(3)主动创造性工作
辅助决策工作、协调沟通工作、督促检查工作、会议工作、差旅准备工作、操办事务、应对突发事件等。
信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、辅助决策的调查研究工作等。
环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、保密工作、档案工作、信访工作等。
(2)上司指派性工作
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