文档介绍：常用公文写作规范
(三)会议纪要与对外公函
目录
一、“会议纪要”公文的分步详解与写作要点
二、“会议纪要”公文格式学习
三、“函”公文的分步详解与写作要点
四、“函”公文格式学习
五、常见问题的友情提示
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一、“会议纪要”公文的分步详解与写作要点
按内容和功用不同,会议纪要分为指示性会议纪要、通报性
会议纪要、消息性会议纪要。按会议性质的不同,划分为日常工
作会议纪要、大型专题工作会议纪要。
1、【标题】
有以下三种形式:
1)单标题:由“会议名称+文种”构成。如《关于改革×××管理
体制的会议纪要》
2)三要素构成的标题:发文机关、会议名称和文种构成,如《集
团公司年度总结报告会会议纪要》
3)双标题:由“正标题+副标题”构成。正标题揭示会议主旨,副
标题标示会议名称和文种。
2、【正文】
会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。 1)前言。概括会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果,然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下:”或“现将会议主要精神纪要如下:”等语句转入下文。文字必须十分简练。具体写法常见的有两种: 第一种:平列式。将会议的时间、地点,参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要。 第二种:鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述,使人看后对会议有个轮廓了解。
一、“会议纪要”公文的分步详解与写作要点
Transitional Page
一、“会议纪要”公文的分步详解与写作要点
2)主体。是会议纪要的核心内容,记载会议情况和会议结果。
写作时要注意围绕中心议题,把会议形成的决定、决议,准确表达
清楚。对于有争议的问题必须如实反映。在具体写法上,不同类型
的会议纪要,写法也不同。决议型纪要,主要根据中心议题,着重
把会议形成的决定、决议的具体内容表述清楚。综合性纪要,则侧
重于全面介绍会议的基本情况。常见的写法有三种:
第一种:条文式写法。即把会议议定的事项分点写明。办公会议
纪要、工作会议纪要多用这种写法。 第二种:综述式写法。即将会议所讨论、研究的问题综合成若干
部分,每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流
会议纪要多用这种写法。
第三种:摘记式写法。即把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时,在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容,有时根据会议议题,在发言人前面冠以小标题,在小标题下写发言人的名字。一些重要的座谈会纪要,常用这种写法。
3)结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分,主体内容写完,全文即告结束。
(3) 【落款署名】
只用于办公会议纪要,写明召开会议的机关部门单位名称。一般会议纪要则不需要署名,不加盖公章。至于成文时间,如果在首部已注明,就不必再写。
一、“会议纪要”公文的分步详解与写作要点
二、“会议纪要”公文格式学习
集团公司体系×××工作会议纪要
会议主题:会议地点:会议时间:参会人员:缺席人员:会议记录:
会议主要内容
副总裁听取了各部门工作汇报与工作计划(具体内容详见附件)
副总裁对各部门的工作安排意见:
1、2、3、
副总裁最后向大家提出几点工作建议:
__________________________________________
抄报:抄送:
___________________________________________
泰德集团有限公司××部门二○○九年四月十日印发
三、“函”公文的分步详解与写作要点
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,或向有关主管部门请求批准事项。按发文目的可以分为发函和复函两种。发函即主动提出公事事项所发出的函;复函则是为回复对方所发出的函。按内容的不同,划分为知照函、催办函、邀请函等。
1、【标题】
公函的标题一般有两种形式。一种是由发文单位名称、事由和文种构成,如:《泰德集团关于××× 的函》。另一种是由事由和文种构成,如:《关于××× 的函》。 2、【主送机关】
即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。
3、【正文】
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 1)开头。主要说明发函缘由。要求概括发函目的、根据、原因等,
然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等
过渡语转入下文。复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发
文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。
2)主体。主要说明致函事项