文档介绍：商业汇票管理制度
为规范企业的商业汇票管理, 规范商业汇票收取、登记、保管和使用等方面的管理工作,防范商业汇票管理过程中的潜在风险,保证资金安全和提高资金的使用效益。依据新《企业会计准则》,结合企业的具体情况,特制定本制度。
本制度适用于集团公司及其直属企业。
因保管不善、使用不当等原因,发生被盗、挪用等情况,造成资金损失。
、收取和使用商业汇票,发生挪用、贪污等情况,造成资金损失。
,商业汇票的接收、保管、使用等应当有完整的记录。
、接收、使用等必须经适当授权批准;
,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理商业汇票工作的不相容岗位相互分离、制约和监督。
商业汇票管理业务的不相容岗位至少包括:
(1)商业汇票贴现、背书转让的审批与执行必须分离;
(2)商业汇票的保管与盘点清查必须分离;
(3)商业汇票的会计记录与审计监督必须分离;
(4)严禁未经授权的部门或人员接收商业汇票或直接接触商业汇票。
:主要处理商业汇票的登记、保存等管理日常工作。
:负责商业汇票的盘点及盘点记录的保存工作。
:应指定专人负责开立银行承兑和商业承兑汇票。
:负责审批汇票贴现、转让等业务
本制度所指商业汇票是指因进行商品交易而收到的商业汇票。商业汇票根据承兑人的不同分为银行承兑汇票和商业承兑汇票。
,特殊情况下收取客户支付的商业承兑汇票,按“”条款执行。
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。财务部对收到的各种商业汇票具有保管使用的责任和义务。商业汇票只有财务部规定人员或经财务部授权的销售人员才能收取,其他部门和人员一律不得经手收取商业汇票。
,记录收到的各种商业汇票面值、出票单位、付款单位、承兑期限、公司经手人签字等。
(1)销售人员在接到客户开具的商业汇票后应立即以可靠方式通知公司财务部,必要时应提前通知财务部将要收到客户支付的商业汇票。销售人员在收到客户支付的商业汇票后,对收到的商业汇票进行初步鉴定。鉴定内容主要包括如下:
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,必须调查签发商业汇票的客户资信情况。
(2)销售人员在收取商业汇票时,应要求客户在商业汇票收款人或被背书人一栏准确填写本公司的名称。
(3)销售人员在获知客户将支付商业承兑汇票前,应向主管副总经理、财务部请示是否接受。未经授权人员批准,销售人员不得收取客户签发的商业承兑汇票。
(4)收到商业汇票的销售人员应在3个工作日内以可靠方式将商业汇票传递到公司财务部,特殊情况不能在3个工作日内传递到的,应事先得到财务部负责人和销售部经理的批准。
(5)销售人员在收到商业汇票后,应当对该汇票的安全保管负责。
(6)销售部内勤人员和财务部应当对收到的商业汇票分别进行登记。销售人员或销售部内勤人员应将收到的商业汇票直接交到财务部出纳处办理签字确认。(参见附件1——商业汇票登记簿)
(7)财务部出纳在接到销售人员交来的商业汇票后,应立即在财务部商业汇票登记簿中登记,同时将商业汇票复印一份交给主管会计制作会计凭证并录入电脑。
(8)出纳人员应当在登记收到的商业汇票的同时,对商业汇票的真实性进行进一步的鉴定。发现有问题时,应立即通知经办销售人员与客户联系处理。
(1)出纳人员完成收票登记和初步鉴定后,如果是银行承兑汇票,出纳人员应在1个工作日内将银行承兑汇票送往要承兑的开户银行进行查询和鉴定。银行方面查询后发现有问题时,出纳人员应立即通知销售部收票人员和财务部负责人与客户联系办理退票或换票手续。如果该承兑汇票属于客户现款购货的情况,财务部必须在获得银行方面确认该承兑汇票真实无误后方可通知仓库办理发货。
(2)公司在处置其他资产时收到银行承兑汇票,