文档介绍：内蒙古精储小额贷款有限责任公司信贷档案管理
第一章总则
为加强信贷档案管理,重要档案做到妥善归卷、资料完整,调阅方便,查找快捷,每笔贷款都能有据可查,使信贷档案管理做到制度化、规范化,从档案管理上完全保证信贷资产的安全性,经内蒙古精储小额贷款有限责任公司(以下简称本公司)研究,特制定本办法。
第一条概念:
信贷档案指本公司在信贷业务的受理、调查评价、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料,包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等。各类信贷业务的档案资料范围。
信贷档案管理是指信贷档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。
第二条管理部门
在贷款本息结清或信贷业务执行完毕前后,由风险管理部门牵头指定专(兼)职信贷档案管理人员负责信贷档案管理,并负责本公司信贷档案的收集、整理、保管和移交归档工作。
第三条分类
根据信贷档案形成特点,可按照风险管理五级分类办法进行档案分类管理。
第四条保管期限
信贷档案的保管期限分贷款本息结清或信贷业务执行完毕前后二种。各类信贷档案的保管期限如下:
1正在执行中的小企业流动资金贷款、个人贷款及其它信贷项目的档案材料,应按照五级分类管理办法及时调整进行管理。
(从贷款本息结清或信贷业务执行完毕的下一年开始计算)。
第二章操作程序
第五条整理立卷
每笔信贷业务发生后,经办人员应及时将信贷档案材料向风险部指定的档案管理人员移交并办理交接手续,风险部门对本公司所有信贷档案应集中管理。
信贷档案的整理立卷要求如下:
,材料多的可组成多个卷。卷内资料按信贷业务管理和操作顺序进行排列。
,其档案采取软卷皮方式以卷为单位装订,然后将若干案卷合装一个档案盒(档案盒式样见附件
2),每个档案盒可装若干卷信贷档案。其他信贷档案采取一卷一盒的方式,盒内资料以件为单位装订。
,均应编制《信贷档案卷内目录》(见附件3)。
,每件资料首页的左上角(留出装订线)应编写与卷内目录相一致的件号,同时,每件资料都应在有效张页正面的右上角编写张号(如文件本身有打印页号的,不必重复编写页号);以卷为单位装订的案卷不编件号,只在卷内每一有效张页正面的右上角编写张号。
“客户—信贷项目—信贷业务发生时间”的顺序进行分类排列。即首先区分不同的客户,然后将同一客户的全部信贷档案按不同的信贷项目分开,同一信贷项目下再按照信贷业务发生的先后顺序依次进行排列。
。
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(1)全宗名称及全宗号。“全宗名称”一栏填写本公司全称,或将本公司全称印制在固定位置;“全宗号”一栏填写本公司的档案顺序号。
(2)档案类别。填写执行中按五级分类的几级或执行完毕的信贷业务。
(3)客户名称。小企业类客户填写单位全称,个人类客户填写姓名。
(4)合同生效日和到期日。填写信贷合同或证书正式生效和规定期限的到期日。
(5)保管期限。按有关保管期限的规定填写。
(6)信贷业务办结时间。填写贷款本息结清或信贷业务执行完毕的时间。
(7)卷内件(张)数。以件为单位装订的案卷,填写卷内实有文件件数,其数字应与卷内目录“件号”的尾数相一致;以卷为单位装订的案卷,填写卷内实有文件张数。
(8)年度。填写归档年度。
(9)盒号。填写档案盒排列的顺序号。
(10)归档号。填写本部门统一编制的归档号。
信贷档案中的信贷审批会议材料可以一次会议组成一卷,材料多的也可组成数卷。卷内材料以件为单位装订,每一案卷均应填写卷内文件目录,一卷装一盒,然后以会议时间顺序排列案卷并编制归档号。
立卷完成后,对于信贷业务从发放至贷款本息结清或信贷业务执行完毕期间形成的后续归档材料,信贷档案管理员应随时进行补充归档。
信贷档案管理人员对信贷档案资料的齐全完整负责。发现缺件,信贷档案管理人员有权要求信贷业务经办人员按规定补齐。因特殊情况不能补齐的,信贷业务经办人员应对缺件原因作出书面说明。
第六条移交归档
,经双方核对无务后,双方在移交清单上签字,由档案管理人整理归档。移交清单一式二份,一份业务部留存,一份随资料进入档案。
。信贷档案管理员应于下季初10日前,将上一季度执行完毕的信贷业务档案整理一次(包括五级分类的调整)。
第七条档案资料