文档介绍：该【企业文档管理规范 】是由【青山代下】上传分享，文档一共【6】页，该文档可以免费在线阅读，需要了解更多关于【企业文档管理规范 】的内容，可以使用淘豆网的站内搜索功能，选择自己适合的文档，以下文字是截取该文章内的部分文字，如需要获得完整电子版，请下载此文档到您的设备，方便您编辑和打印。企业文档管理规范企业文档管理规范下面是小编在这里的企业文档管理规范,我们一起来看一下吧!:为规范管理,建立一个用于企业文件的形成、审核、批准、生效、修正、废除及销毁的程序,做到有章可循,按章办事。:企业所有的文件。:、各部门的负责人负责本公司本部门文件的建立和维护。,制备正式的工作复印件,并分发至相关部门。。:、各部门所建立的管理和操作规程以及其应的各类表格:、。,征求意见,使文件一旦实施后具有可行性。:。a)尽可能全面的描述文件题头范围的内容,将文件所涉及的内容给予适当的规定。b)任何文件的内容不仅要让使用者知道做什么工作,而且还要知道该谁来做。文件中必须使用职位之类的字样,如:信息部经理,总裁秘书等,而不是个人的名字。c)必须采用最合适的方法来制定文件以保证其内容易被理解和执行。当需要时可以利用表格或图解来更清楚地解释规程。必须按所描述的实际操作步骤的时间顺序来排列文件内容。与某个文件有关的表格或工作记录单必须作为该文件的一部分包括在该文件中。d)尽量避免在文件中使用“大体上”,“一般地”、“通常”之类的词语,除非该条件在同条款中有所说明。e)所写的内容必须与实际的工作相符。如果实际工作有所改变,相应的书面文件也应作修正。f)在某个文件中如需引用其它文件,应在首次引用时标明所引用文件的编号和题头(如:-文件管理程序),未显示版本号是指所使用的是引用文件的当前最新版本。(文件的具体格式见附录Ⅰ),各类别的规程均配有专用的字母代码。——文件号:文件编号的完整表示是:文件类别的缩写文件流水号-文件的修订号,例如:HCOSO001-00其中H表示总部,CO表示总裁办,SO表示秘书室;001表示该文件的流水号;00表示为新制定文本。如HCOSO001-01表示为HCOSO001-00文件的第一次修订。——页数表明文件的页数,——文件名称要能体现文件所需要规定的事——起草人(或修改人)应由起草人或修改人签名并注明日期,表示起草人或修改人对该规程的内容负责。起草人(修订人)应经相关专业知识的学习和培训,了解、掌握所起草文件涉及工作的要求,实践经验丰富,熟悉文件内容。——审核人应由文件使用部门的经理/主管或该文件的主要执行部门的经理/主管对该文件的内容及准确性进行核查后签名并注明日期。如文件涉及几个部门的工作,可进行多部门的审核,相应的部门经理/主管应在审核栏中签字确认。当负责审核的部门经理/主管不在时,该文件可由其指定的经理助理审核并签字确认。——批准人各子公司/部门的文件由相应的总经理批准,跨子公司/部门的文件,由总裁批准签名生效。——修订号该规程的修订次数。——替代文件号修改前文件或被替代文件的文件编号。——生效日期由文件管理员与使用该规程的部门经理讨论后确定生效日期,并在已批准的文件上注明。——分发部门必须标明该文件的分发范围。——目的建立该文件的目的——范围该文件适用的范围——职责阐明由谁来负责执行该规程所规定的工作事项。——程序该文件具体内容。——变更历史注明变更实施的时间、变更的内容、文件号的变更、修订号。,形成的文件应由部门负责人审核。,应将该文件退还给起草人作必要的修改,审核人必须熟悉文件所规定的内容并有能力评判所拟文件的准确性。。复查的要:——与现行管理和操作是否相符——文件内容的可行性——文字应简练、确切、易懂,不能有多种解释——,如需改正,交回原编写人员所属部门的负责人进行修改,直至符合要求。、各部门指定文件管理员,文件管理员将复查合格的文件的电子版按标准格式打印出来交相关部门负责人、批准人预核查,并存档该电子版。,需通知起草人作必要的修改。-。修改稿应附有未通过文件的草稿,以便相关部门负责人、QM经理和批准人有针对性地重新审核。。-审核人-批准人分别签字和注明日期。,应无修改意见。如确有修改意见,应由文件管理员对黄页规程进行修改。文件管理员有责任追踪黄页正本被及时会签。(在两个星期内需会签完毕)。,。。,并在每页上加盖“工作复印件”作为白页工作件。“文件的发放和收回记录”,将工作复印件分发至有关人员,文件接收人员在“”上签名确认已收到此文件。。,建立并及时更新本部门有效文件清单,确保文件不会丢失,并在需要时迅速找到相关文件有效版本复印件。(黄页)后由文件管理员负责保存。,子公司/部门负责人应告知文件主管需要更多工作复印件。,文件管理员取相应文件黄页正本复印,在每页上加盖“复印”章,交申请人。双方在原“文件的发放和收回记录”签名确认。。,部门负责人应与文件管理员协商(必要时需经公司主管领导同意),将其持有的工作复印件退给文件管理员,记录在文件的发放和收回记录”中,。、:文件的题目不变,不论内容改变多少均为修订。文件的废除:文件的题目改变,内容无论变或不变,原文件即称废除。,应按下程列序进行:“文件修改申请表”,说明更改或废除的理由,注明原文件待更改的内容以及更改后的内容,经部门负责人确认后批准。“文件修改申请表”由文件管理员单独归档保存。、审核、~。,并妥善保管该文件,在未生效前不得将其置于相关工作场所。,相关部门应将新文件置于工作现场,并立即收回旧版文件在三个工作日内送交文件管理员。“文件的发放和收回记录”上签名确认。“已作废”章。。。文件管理员填写“文件的发放和收回记录”提出销毁申请,相应的主管批准后实施销毁。销毁过程必须有人监督并在记录上签字。“文件的发放和收回记录”附在原文件黄页正本后,由文件管理员归档保存5年。,以保证其满足生产/质量管理需求。(见附录Ⅵ),相关部门负责人对相关文件的适用性、一致性进行核查,在5个工作日内完成该记录,并交给文件管理员归档保存。,。:::中文选择宋体,英文选择Arial。:上:;下:2cm,左:,右:2cm,行间距:16磅。,则每个表格均要编号,表示为R十文件号十序号。如文件HCO001-00号文件的第一个表格表示为:R-HCO001-00-01,该文件的第二个表格为:R-HCO001-00-02。