文档介绍：深圳市富通工程公司
合
同
管
理
方
案
拟稿时间:2003-08-16
工程公司合同管理方案
(草案)
在企业里,合同管理是非常重要的一项工作,合同管理
的好坏,直接影响到整个公司的脉脉络络。
管理总则:规范合同管理程序,维护招投标活动当事人的合法权益,提高经济效益,保证项目质量。
关于合同管理:
1、合同管理是一项集复杂、繁琐和程序性比较强的工
作,搞好合同管理工作将对整个工程公司的运作起着至关重要的作用。
2、合同管理为工程操作提供支持,同时又进行约束、监督;具体表现在业务支持、业务审核、优化调整和严密操作以及量化测评等方面。
3、合同管理具有极强的严密性,故需要由专人专职保管。
4、合同管理还具有很深的逻辑性,为完善管理程序,可能采取“一线式”管理为佳。
合同管理办法:
分类管理:1)按时间发生先后顺序;2)按工
地名称分类;3)按不同的工种工程、工程类别分类;4)按不同的施工班组分类。
整体管理:1)所有工程施工合同,须统一由合
同管理人员起草、打印、分发、分类存档、保管;2)分别做到准确、及时、严密性高,同时在主管领导允许情况下,作随时存档备查资料;3)合同签订,必须以招投标竞争、保障双方利益为前提,做到合同准确、及时、有序,并必须提交公司主管领导审批签字方才有效;4)合同存档交档案室一份,并分发至财务部、工程部、造价管理部、项目部各一份。
三、存在问题及解决方法:
1、以前合同管理稍为缓慢、分散;
2、以前合同管理力度不强,严密性不高。
解决方法:
1、按目前操作模式,实行专职管理;
2、加强管理力度,要求必须是先签订合同后施工,
减少公司不必要损失。
四、合同管理操作规程:
1、按招投标的结果与中标人协商具体的合同条款,并编写成文;
2、对起草的合同负责组织和跟踪,并根据反馈意见对合同进行补充和完善;
3、打印正式合同文本,请公司领导及当事人签字;
4、复制已签字的合同送达有关的职能部门,并将合同原件编号、造册、存档;
5、检查和记录合同实施的情况,并对合同在执行过程中产生的问题进行综合分析,必要时对合同进行增删,签订合同补充条款;
6、对重大的关键合同,除了商务合同外,另行签订技术合同,以便对这些项目进行有效的监督和管理;
7、在补充、完善合同的同时,注意精简有关的条款,使合同便于操作和执行;
8、对合同的公共条款进行统一,使其标准化、规范化;
9、改变现有合同滞后施工的现象,逐步做到合同先于施工,没有合同就不能施工;
10、对合同本身和合同的执行,编制报表,供领导掌握
合同的全局情况。
五、定岗定责:
对合同实行专职管理,定岗定人。特定岗位由专人进行合同管理;
合同管理包括起草、打印、分发、复印、保管、存档等;
合同管理人员应负相应的责任。
六、管理模式
六、*合同管理流程:
合同前期工作(包括招投标结果洽谈,与中标人协商具体合同条款)
编写合同(起草成文)
打印合同(正规化文本)
根据反馈意见对合同进行补充和完善
合同会签(对起草的合同负责组织和跟踪)
主管领导或分管领导审核、签字,并盖公司公章。
检查和记录合同实施情况
复印多份,送有关职能部门,并将原件编号、造册、存档
当事人(承包方)签字、盖章。
综合分析(有必要时签订补充条款)
编制报表,便于掌握全局
重大关键合同,还需另行签订技术合同
根据领导意见,完善管理
合同现场实施跟踪管理,信息反馈
七、附录表格:
1、合同目录集
2、移交合同清单
3、签收集
4、工程合同签定情况对比表
5、来文情况登记表
6、合同会签表
7、合同借阅情况登记表
8、文件发放签收表
9、待签合同征求意见表
10、合同单价申报程序表
八、其他事项:
根据具体合同事项而定。
合同单价申报程序表
申报日期: 年月日
申报班组
合同工作内容及工作范围
项目部: 工程部:
施工班组报价
造价管理部审核单价
造价管理部:
其他附注
文件发放签收表
表一
序号
合同名称
主要内容
文件编号
拟文
收文部门
收文人签名
收文时间
备注
编制单位:造价管理部编制人:骆星球
合同整理目录
工地名称(栋号): 表二
序号
具体工程内容
签定合同情况
承包方
联系方式
工程造价
合同单价
备注
移交合同登记表
表三
序号
移交文档名称(编号)
主要内容
合同签定日期
移交日期
原件存档处
签收人
备注