文档介绍：网络版仪器设备管理系统培训教材
1系统功能与目标
根据江苏省教育厅要求,经复核登记建账后的全校所有仪器设备将采用国家教育部规定的“高等学校管理信息系统--设备管理信息系统”(以下简称“系统”)进行管理。现将涉及到各院、系、部等部门和单位需要使用的功能和操作方法介绍如下:
1-1功能
采用该系统后,原有设备管理流程不变,但通过网络进行设备管理,快捷方便,更能适应跨校区、跨部门管理的需要:
(1)向全校开放的系统
该系统的主要特点是在客户端不用安装管理软件,只需利用IE浏览器就能使用本系统。各院、系、部有关管理人员只需像平时通过浏览器访问国内外互联网的网站一样,就能访问设在资产处服务器上的仪器设备管理网站,所以软件更新只需在服务器进行,无须通知院、系、部用户,大大降低了院、系、部管理人员对计算机技术的要求。
(2)学校对各院、系、部管理用户或其它有关业务部门进行授权管理。
(3)确定用户类别:
普通用户:即只能查询该用户所属单位设备数据和提交报废、打印报废、丢失申请单
管理用户:在普通用户权限基础上,增加了可以对所管单位新购设备数据进行输入、修改、删除、查询打印等功能
主管部门:在管理单位权限基础上,增加了可以对所管单位新购设备数据进行验收等功能;
领导:查询全校数据及有关全校设备情况的统计表
财务:在普通用户权限基础上,增加了财务验收功能
(4)授权管理所属部门
这也是该用户能管理的单位范围,比如选择01,即说明能管理01及下属单位设备,选择00,即说明该用户管理全校单位
(5)授权管理用户做变动
可以对历年数据按主管部门所给的修改字段进行修改。在规定时期内,院、系、部的固定资产兼职责任人可以按权限,对本部门管理的设备数据进行输入、修改、删除等操作。但提交资产处审核定稿之后的数据就不能再由各院、系、部修改和删除了。
(6)院、系、部管理人员可实时对数据进行增、删、改
进行本期仪器设备数据的输入、修改、删除,资产处审核通过后打印验收单。可随时进行有关设备的查询和统计;打印本院、系、部的账目形式灵活多样,既有固定格式的表,又可灵活制表。
(7)资产处在网上审核院、系、部的验收单。
资产处管理员在网上审核验收单合格后转入仪器设备库管理,并打印验收单。
(8)系统解决了横向管理的要求。
财务处可在网上对资产处提交的验收单,进行审核,通过与否,给予标示,实现与资产处的实时对账、实时核账;人事部门在办理人员调动或离退休人员手续,可在网上查询该人员是否是仪器设备领用人,手上的仪器设备是否交接完成;科研部门可在网上查询打印与科研有关的仪器设备统计表。
1-2使用系统流程
(1)在资产处的服务器安装仪器设备Web版系统,资产处把单位库,主机库,变动库通过Sql Server上载到服务器,通过校园网(局域网)连接起来。
(2)资产处设立院、系、部各用户及权限,告诉固定资产兼职管理责任人(管理用户)相关人员服务器网络地址(IP或域名),.。
(3)资产处设立本期时间,设为每年的1月1日至12月31日。
(4)院、系、部固定资产兼职管理责任人(管理用户)通过他的能访问互联网络的机器,根据资产处提供的网址、用户名和密码,输入资产处服务器网络地址(IP或域名)、本单位的用户名和密码,通过网络访问服务器,进入本系统。
(5)院、系、部固定资产兼职管理责任人(管理用户)对本单位下属实验室或基层单位(普通用户)进行授权,确定其可管理的范围。
(6)设备新购经验收后,固定资产兼职管理责任人负责登陆服务器网络地址,按权限,输入院系中采购的设备数据或进行修改、删除,输入购买设备后已经过实物验收的数据,包括设备的名称、型号、规格等,到资产处打印验收单。
(7)资产处可在网上对院、系、部提交的验收单,通过系统进行审核,如准确无误,可打印仪器设备验收单(一式三份),经手人和领用人签字,随发票办理入库手续。经资产处审核的数据就不能再修改、删除了。
在资产处办理入库手续时,由资产处在验收单上盖验收章,如果不正确,可以再次打印正确的验收单(一式三份)。留下2联:把其中的1联返回给院、系、部固定资产兼职管理责任人,由固定资产兼职管理员负责保管),1联留资产处备查,1联给经手人随发票到财务处报销。
(8)在资产处办理入库手续后,用户可带发票和验收单去财务部门报销。
(9)财务部门在输入财务凭单前,进行审核。打开IE浏览器,进入本系统,进行再次审核验收,如正确,做标记(打勾)。这样资产处就能知道财务审核情况,实现两部门及时对帐,保证财务处与资产处数据一致。
(10)平时各院、系、部固定资产管理员可在网上随时输入设备编号,随时查询、打印本单位仪器设备帐目、统计表等