文档介绍：小额贷款公司信贷档案管理制度
第一章总则
为加强信贷档案管理,信贷档案做到妥善归档、资料完整,调阅方便,查找快捷,每笔贷款都有据可查,使信贷档案管理做到制度化、规范化,从档案管理上完全保证信贷资产的安全性,经小额贷款公司(以下简称本公司)研究,特制定本制度。
第一条概念
信贷档案指本公司在信贷业务的受理、调查评价、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料,包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等各类信贷业务的档案资料范围(见附件1)。
信贷档案管理是指信贷档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。
第二条管理部门
在贷款本息结清或信贷业务执行完毕前,由风险管理部指定专(兼)职信贷档案管理人员负责信贷档案管理,并负责本公司信贷档案的收集、整理、保管和移交归档工作。在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以后,统一移交综合管理部归档。
第三条分类
根据信贷档案形成特点,可按照信贷资产质量五级分类办法进行档案分类管理,按季调整其五级分类形态。
第四条保管期限
信贷档案的保管期限分贷款本息结清或信贷业务执行完毕前后二种。各类信贷档案的保管期限如下:
1、正在执行中的小企业流动资金贷款、个人贷款及其它信贷项目的档案材料,应按照五级分类管理办法及时调整进行管理。
2、对贷款本息结清或信贷业务已经执行完毕的信贷档案的保管期限为3年(从贷款本息结清或信贷业务执行完毕的下一年开始计算)。
第二章操作程序
第五条整理立卷
每笔信贷业务发生后,经办人员应及时将信贷档案材料向风险部指定的档案管理人员移交并办理交接手续,风险部对本公司执行中信贷业务档案集中管理,贷款本息结清或信贷业务执行完毕的信贷档案材料,风险管理部在规定的时间内整理,移交到综合管理部档案管理员处。
信贷档案的整理立卷要求如下:
1、信贷档案以每笔业务为单位组卷,材料多的可组成多个卷。卷内资料按信贷业务管理和操作顺序进行排列。
2、每个案卷,均应编制《信贷档案卷内目录》(见附件2)。
3、将案卷按照“信贷项目—客户—信贷业务发生时间”的顺序进行分类排列。即首先将全部信贷档案按不同的信贷项目分开,然后区分不同的客户,再按照信贷业务发生的先后顺序依次进行排列。
4、按以下要求逐卷填写卷盒脊背各项目:
(1)合同编号。
(2)项目类别。
(3)客户名称。小企业类客户填写单位全称,个人类客户填写姓名。
立卷完成后,对于信贷业务从发放至贷款本息结清或信贷业务执行完毕期间形成的后续归档材料,信贷档案管理员应随时进行补充归档。
信贷档案管理人员对信贷档案资料的齐全完整负责。发现缺件,信贷档案管理人员有权要求信贷业务经办人员按规定补齐。因特殊情况不能补齐的,信贷业务经办人员应对缺件原因作出书面说明。
第六条移交归档
1、各类信贷业务档案材料均应在放贷时由信贷业务员收集齐全填写档案移交清单一并移交风险部档案管理人员,经双方核对无误后,双方在移交清单上签字,由档案管理人员整理归档。移交清单一式二份,一份业务部留存,一份随资料进入档案。
2、对贷款本息结清或信贷业务执行完毕的信贷档案每月整理一次。信贷档案管理员应于次月10日前,将上月执行完毕的信贷业务档案整理完毕,移交综合管理部。
第七条档案资料的使用
办理档案借阅时,应严格