文档介绍：行政管理手册
(试用版)
唐山开诚电控设备集团有限公司
20XX年9月
手册说明
手册内容
本手册系依据集团的实际相结合编制而成,包括:
公司行政事务管理体系的范围;
公司关于行政事务管理体系要求的所有制度、规程文件;
适用范围
本手册适用集团行政事务管理。
手册管理
本手册为集团的受控文件,由董事长批准颁布执行。手册管理的所有相关事宜均由办公室统一负责,未经董事长批准,任何人不得将手册提供给公司以外的人员。手册持有者调离公司时,应将手册交还办公室办理核收登记。手册持有者应妥善保管手册,不得损坏、丢失、随意涂抹,严禁私自复印或转借给其他公司。
在手册使用期间,如有修改建议,各部门负责人应汇总意见,及时反馈到行政部。办公室定期对手册的适宜性、充实性和有效性进行评审;必要时对手册加以修改。
行政事务管理方针
以最新、最好的服务提高行政管理质量。
提供快速、优质、可靠的后勤保障。
以认真负责的敬业精神,做好纵向沟通和横向协调工作。
团结合作,发挥公司行政管理的整体功能。
行政事务管理目标
拟定例行事务的实施计划表。
严格控制办公成本,物品管理无差错。
门禁制度
目的
为进一步加强公司内安全保卫工作,对进出入公司的人员、物资、车辆进行
严格的管理,特制定本制度。
门卫职责
生产及办公场所各种事故的预防及巡逻事项。
生产及办公场所突发事故的应急措施。
进出公司车辆的管制事项。
进出公司物品的查验及放行。
防止盗窃,协助维持厂区及办公场所秩序。
其他交办事项的处理。
人员管制
制止不法行为的发生,维持厂区及办公场所秩序。
员工在工作中因公或事(病)假离厂时,应切实查验离厂登记卡后才能放行,并在记录本上记录离公司原由、时间及回公司时间。员工外出登记卡由门卫整理后次月五日前送交人力资部存档备查。
客户到公司接洽业务或参观访问人员应在门卫办理入公司手续,并联络有关部门接待,非经部门人员接待,不得任其进入公司。
业务往来单位派驻公司人员,必须凭公司办公室发给的临时工作证进出公司。
公司内住宿人员,在工作时间外,凭住宿证、胸卡进出公司,但夜
间不按规定时间出、入公司者,有权制止进入公司,特殊情况需即时通知办公室进行处理。
物品管理
物品放行应凭核准的出门证核对无误才能放行。
离公司人员经门卫查获有私带公物或他人物品之嫌者,暂扣留物品,并以下列程序处理:
记录携带人所属部门、姓名、时间、何物。
由携带者亲书理由,注明品名、数量,由何处取得等。
情况严重时,不得让当事人离开公司,应速报办公室及有关
人员处理。
公司门卫不负责保管任何员工私人物品,未按制度规定放置造成物品丢失的,物主承担全部责任。如员工因特殊原因物品需在门卫转存的,需进行登记,由门卫人员进行合理接管后才予放置,取走时保管人员需注明取走时间及取物人姓名。
车辆管制
本公司各种车辆出入公司凭办公室的派车单放行。
外来车辆进入公司交货或提货必须通过和有关部门联系登记后才能准予驶入公司内指定场所。
进出公司车辆应一律检查,应当注意有无载有违禁、危险或易燃物品。出公司车辆载有货物时,应凭出门证(发货单)查验无误后放行。发货单、出门证由门卫整理后,按月交回开据单位存档。
严禁出租车进入公司院内,特殊情况由办公室批准。
信件、包裹的收发
邮件、包裹主要是指与公司外部的供应商、合作伙伴、加盟客户、顾客等业务往来的各类公事信件、包裹等。
公司的邮件统一由门卫负责。
公司邮件的签收分发
统一外发时间:每天下午的4:00。
各部门需要往外发送邮件时,需在每天的下午4:00前,将邮件交给门卫,并填好相应的信息。 邮件的签收分发前,门卫要进行登记,登记内容为签收日期、发件方、邮件种类、邮件编号、收件人、签收人、备注。
门卫收到外部邮件并登记后,统一交办公室分发。
门卫在签收挂号信、包裹单等邮单后,应立即通知收件人,收件人应及时取件,如因收件人出差由部门员工代为领取并在门卫登记,未按规定执行的物品丢失的责任自负。
公司各类公事邮件的发出:
特快专递由发件本人填写单据签字确认,门卫进行明细登记。
登记的内容有发出时间、发出日期、委托发出的部门、收件方、邮件内容物(按分类,如报表、文件、有效票证、件函、证件等登记)。然后由门卫通知快递公司来取件,并保存单据底联,以供各部门人员备查。
如果发出的特快专递没有本人的签字,门卫将不予发送。
由门卫提供本月所发特快专递明细表并附每个人所发邮件明
细,报办公室在月末统一进行审核。
 特快专递和挂号信等重要邮件发出后,应在适当时间(一般
特快专递在36小时内,挂号在3-7天)由邮件人询问收件人是否收到邮件。特别是邮件内有有价票证和业务合同协议时,更