文档介绍：青岛青机机电设备有限公司
费用报销流程及控制标准
为控制公司差旅费、邮电费(快递及电话费用)、水电费、车辆费(车辆维修保养、日常业务用车)、招待费、送礼提成费用,规范费用管理制度,简化报销程序,特制订青岛青机机电设备有限公司各项费用报销流程及控制标准。
招待费及提成
1、招待费
:客户名称、拟请人员名单、请客地点。烟台威海、临沂日照片区招待客户需由片区经理提前向吕总请示。
各个业务部业务人员招待客户分以下两种报销流程。
1)如招待费用未超出业务招用费标准的必须提前经所在片区经理同意(后附业务招待费标准)。经向吕总请示同意后,经办人根据请客标准不同分别按照实际费用(原始票据)贴票,经片区经理签字后,由片区内勤提交报销明细到市场开发部内勤经核对,由吕总审核签字财务报销。
2)对于特殊情况超过标准的必须由片区经理提前请示刘总同意后,地区经理如实填写《超标准招待费申请单》(附表一),市场开发部根据申请人所提交的报销单与《超标准招待费申请单》核对一致后,经刘总审核签字财务报销。
2、给予客户的好处费、提成等,由区域经理统一提前请示。对于3000元以下的需提前经吕总同意,3000元以上的需提前经刘总同意,经同意后区域经理需在签订合同后及时填写《
业务提成财务处理单》(附表二),并附在销售合同后一并提交到内勤室直销内勤处存档,经进货室审核该货物的进价,直销内勤根据合同进度执行情况,报经刘总签字同意后办理付款。对于重要客户或金额较大的费用由公司领导亲自处理。
对于公司招待供应商人员所支出的费用,财务部每月对当月发生的此项费用分摊到各个片区的招待费用中核算。对于未经申请所发生招待、提成费用,财务一律不予报销。
二、差旅费和住宿费
员工出差的住宿标准(后附标准明细),及员工出差所发生的费用,如:差旅费、住宿等。业务人员要如实填写费用明细表,经部门领导签字确认,提交给市场开发部内勤审核确认后,经吕总审核签字,由财务部报销。
对于未经申请所发生差旅住宿费用,财务一律不予报销。
用车费用
各部门应合理调动车辆使用,提高用车效率,压缩用车费用开支,减少不必要浪费。
1)业务日常用车费用,财务每月根据市场开发部内勤出具的车辆费用明细表报销费用。
2)车辆维修保养费用,财务每月根据总经理办公室出具的车辆维修保养明细表报销费用。
邮电费
1)公司业务需要所产生的快递费用,青岛由内勤室臧彩云统一出具各部门快递费用明细表报销。其他片区有各片区内勤统一出具快递费用明细表报销。
话费报销,员工必须持公司发放给本人手机号的发票,由市场开发部内勤统一办理报销手续。
水电费用
青岛地区的水电费由总经办统一控制,每月出具费用明细。各区域办事处水电费由各区域经理统一控制每月出具费用明细。财务部根据各区域水电费明细表办理报销手续。
以上三至五项所列费用报销手续须经吕总审核签字后财务报销。
各片区经理作为以上所述各项费用控制的第一责任人,要合理利用公司的业务经费,将本片区的费用支出控制在合理的水平之内。市场开发部做好费用审核工作,确保每项费用真实准确。财务部做好费用核算工作,每月根据各个部门所发生的情况出具部门费用明细表,做好月度及季度费用总量控制,以上各项费用月总额不超过当月各片区直