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书山有路勤为径，学海无涯苦作舟
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办公室
工作流程
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书山有路勤为径，学海无涯苦作舟
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第一部分 办公室工作流程
：收文流程
收文流程
办公室文员
办公室主任
总经理
分管领导及处理
收文
流程起始
签收、登记
审阅
重要文献
承接、督办
一般文献
阅读、拟办
承接、贯彻
流程结束
：发文流程
发文流程
办公室文员
办公室主任
总经理
分管领导及处理
流程起始
流程结束
编号、发文
存档
初核
拟稿
审阅
重要文献
一般文献
打印、查对
签发
签收
流程结束
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：印章使用管理流程
用印人
各职能部室
领导
办公室主任
办公室文员
申请填写
《印章使用申请单》
流程起始
审批
同意
同意 同意
记录、存档
盖章
流程结束
：印章借用管理流程
用印人
各职能部室
领导
办公室主任
办公室文员
用印人
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申请填写
《印章借用申请单》
流程起始
审批
同意
同意 同意
印章管理员审核签字
流程结束
记录、存档
借出
收回
流程3：档案借阅、复印管理流程
档案使用人
各职能部室
领导
办公室主任
档案管理员
用印人
申请填写
《档案借阅、复印申请单》
流程起始
审批
同意
同意 同意
档案管理员审核签字
流程结束
记录、存档
借出、复印
收回
流程4：礼品管理流程
礼品使用人
各职能部室
领导
主管领导
总经理
总经理秘书
办公室主任
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填写礼品使用申请计划
流程起始
审批
同意
审批
同意
同意
每月盘点
流程结束
发放
采购礼品
验收入库
：接待工作流程
来访客人
有关部门接待人员
各部办领导
办公室主任
总经理
财务处
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流程起始
客人到访
详细贯彻
汇报、拟账
请示有关领导
明确客人身份、来访事由
制定接待方案
理解
状况
一般客人
费用
审批
制定接
待方案
理解贯彻状况
汇报、报账
贯彻
理解贯彻状况
费用审批
审批
费用报销
流程结束
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：小型接待流程（来电、来人）
办公室文员
办公室主任
总经理
分管领导
接听来电
记录内容/
接待来访
流程起始
状况处理
重要状况
承接、督办
一般文献
拟办
承接、贯彻
流程结束
：大型接待流程
办公室文员
办公室主任
总经理
各职能部门
流程结束
组织接待
理解详细状况形成接待方案
流程起始
审批
贯彻接待
准备状况
同意
与各职能部室有关
组织接待
流程结束
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书山有路勤为径，学海无涯苦作舟
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：参与外部会议流程
办公室文员
办公室主任
总经理
各职能部门
告知参会
人员
接到会议
告知
流程起始
审批
重要会议
一般会议
贯彻参会人员
同意
参与会议
流程结束
：组织内部会议流程
办公室主任
办公室文员
各职能部门
办公室档案员
流程起始
告知开会
参会人员告知
会议准备
材料准备
会议记录
布置会场
形成会议纪要
参与会议
贯彻贯彻
流程结束
归档
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流程7：办公用品、固定资产采购、入库、领用流程
处室
办公室主任
总经理
领用
流程结束
流程起始
根据需求提出计划划提出
审核
大宗物品
物资采购
验收入库、登记并建立台账
审批
第二部分 办公室管理制度
一、收文、发文管理制度
收文
（1）登记。收文后，根据来文单位（上级来文、平级来文、下级来文）及时录入来文登记簿；
（2）办理。来文登记后，视缓、急状况，及时填写文献处理标签报送有关领导阅批；
（3）归档。文献办理完毕，及时归档，定期或按企业规定将已归档文献再次分类整理，交由企业档案室集中管理。
发文
（1）提出申请。各部门根据需要提出发文申请，由部门负责人草拟文献内容（草拟内容需用水笔书写，以便长期保留）；
（2）文献审核。各部门草拟文献必须交总经办统一审核；
（3）领导审批。所有企业发文必须由企业领导审批后，方可印制；
（4）文献公布。企业文献领导审批后，由总经办校对，用印，然后正式公布；
（5）文稿归档。所有企业发文文稿统一由总经办整理归档。
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二、会议筹办制度
1、会议组织
（1）每年召开一次总结表扬大会；
（2）每六个月至少召开一次支部大会和经理以上管理人员会议；
（3）每季度召开一次办公会；
（4）每月召开一次产品沟通会议；
（5）每周各部门召开一次周例会。
2、会前准备：（根据会议旳规模大小、重要程度安排）
（1）安排会议议题；
（2）确定会议筹办方案；
（3）办理会议报批手续；
（4）印发会议告知；
（5）准备会议文献材料；
（6）会场旳卫生、照明、通风、音响、桌椅排列；
（7）安排座次编组和邀请嘉宾；
（8）重要会议旳新闻公布。
3、会中、会后安排：
（1）会议签到；
（2）导入会场；
（3）安排发言；
（4）会议记录（录音）；
（5）会场秩序和后勤服务；
（6）参会人员离会；
（7）清理会场；
（8）会议文献旳整理；
（9）会议新闻旳报道；
（10）会议纪要旳印发；
（11）会议精神旳贯彻；
（12）会议决定事项旳督办。
4、精简会议：
办公室应当从实际出发严格控制会议旳规模、会期，力戒形式主义，开会不得攀规格、讲排场，要严格控制会议成本，努力提高会议质量。
三、办公用品管理制度
1、采购、印制
（1）提前三天书面申请。部门负责人审核，报企业总经理同意，交由办公室统一采购或印制。（特殊状况可委托办理）。
（2）各部门在申报时，需认真填写计划单，计算好月使用量，一般采购或印制数量以六个月使用数为上限。