归档文件整理实务操作.ppt

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档案工作培训
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整理课件
课程内容
文书档案以件为单位整理要点
科技档案整理要点
会计档案整理要点
特殊载体档案整理要点
实物档案整理要点
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整理课件
1
文书档案以件为单位整理要点
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整理课件
文书档案以件为单位整理要点
以“件〞为单位整理的前提：
适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要
件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位
形成 是自然的
形式 是单个独立成册的〔实体上装订在一起，编目时表达为一条目录〕
效用 是独立可用的
是文件归档时的根本保管单位
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整理课件
文书档案以件为单位整理要点
按“件〞装订
分类
排列
编号 〔室编件号〕
编目 〔归档文件目录〕
装盒
排架
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整理课件
① 按“件〞装订
一般情况：以自然形成的每份文件，为一件。
特殊情况：
正文与定稿，为一件； 原件与复制件， 为一件；
正文与附件，为一件； 转发文与被转发文，为一件；
式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单〔如每周安排、统计表、介绍信等〕，可以装订在一起作为一件;
正文与文件处理单，为一件；
正文与发文稿纸， 为一件；
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整理课件
① 按“件〞装订
特殊情况：
来文与复文〔指请示与批复、报告与批示、函与复函〕，原那么上各为一件，也可合为一件；
会议记录和会议纪要，原那么上各为一件；
一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、新闻报道稿等文件各为一件；
归档前已自然本钱〔册〕的会议记录本、各种簿册〔名册、图册等〕，按其固有的装订方式，每本〔册〕各为一件；
重要文件须保存历次修改稿的，正文与历次修改稿各为一件；
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整理课件
装订前对文件的修整：
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。
例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。
装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。
① 按“件〞装订
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整理课件
注：保管10年的文件可保持原状，
已经成册不易拆钉的可保持原状，减少不必要劳动
装订方式：采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角，一般只订一钉；
注：一个单位的装订方式应该统一
① 按“件〞装订
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整理课件
装订顺序
正本在前，定稿在后；
正文在前，附件在后；
原件在前，复制件在后；
转发文在前，被转发文在后；
复文在前，来文在后；
中文版本在前，其它文种版本在后；
发文稿纸在前，正文在后；
文件处理单在前，正文在后；
① 按“件〞装订
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整理课件