文档介绍：第四章法务管理制度
1、集团范围内所有合同必须采用书面形式,严禁口头协议和非正式书面协议。
2、集团合同实行范本化管理,范本合同根据实际业务需求进行制定、修改、完善;合同洽谈、签订以范本合同为基础。
3、集团合同管理实行全程动态管理,以信息反馈、跟踪监控、风险预防和及时解决为合同管理的核心,各部门的根本任务是保证合同按约定履行,最大程度保障我司利益,实现我方与合作方的双赢。
4、集团合同管理实行严格的授权制度,合同洽谈、签订、履行过程中所有相关文件、资料除公司另有规定、合同另有约定及总裁另有批示外,任何人不经授权不得签字,任何文件无公司印章不得外发。
5、强调合同履行过程中的证据收集和保全意识。集团公司所有员工必须保证按合同约定履行义务,保证合同履行过程中形成的相关资料齐备、证据齐全。任何人不得违反合同,不得放弃或损毁对我方有利的证据,不得隐瞒、损毁任何对方提供或确认的文件。
6、本管理办法适用于集团范围内各公司、各部门签订和履行的所有经济合同,劳动合同管理按人事管理相关规定执行。
7、本管理办法中的“合同”包括所有合同、协议、补充协议、备忘录、成交确认等体现双方就权利义务履行和责任承担达成一致意见、愿意共同遵守执行的文件。
1、范本合同的制定
(1)集团法务部负责制定范本合同,报总裁批准后转发各公司、各部门使用。
(2)范本合同应包括:合同封面、适用范围或使用须知、合同正文,按适用范围、制定时间、修改次数编号。
(3)各公司、各部门根据业务实际情况提报范本合同制定需求,经分公司总经理(适用于各公司)、集团主管副总裁(适用于集团各部门)批准后转法务部。各公司、各部门要求制定范本合同应:
A:针对多次重复性进行的工作(年使用合同次数预计三次及以上)或针对集团经营范围内某项业务种类;
B:提供详细的相关资料和情况说明(包括技术附件、业务说明、拟使用范围说明等)。
法务部接到制定需求后1日内确认是否符合制定范本合同条件;符合条件的,法务部应于接件后3日内制定范本合同初稿转相关业务部门审核,一周内完成范本合同定稿、报总裁批准后转发业务部门使用;不符合条件的,法务部应详细说明不符之处,提供合同起草思路建议和/或重点条款建议,经法务部主管副总裁批准后回复提出制定需求的部门,。
(4)法务部根据各公司、各部门业务情况,建议制定范本合同的,应在制定范本合同初稿后将合同初稿、制定原因转各相关业务部门审核,结合各业务部门意见修改、定稿后报总裁批准、转发各业务部门使用。
2、范本合同的修改、完善
(1)各部门在使用范本合同过程中,有权利并有义务对范本合同提出修改完善意见和建议,经集团主管副总裁批示后转法务部。法务部与相关部门研究后于接到修改意见起3日内上报修改方案或反馈意见。修改方案或反馈意见报总裁批准后下发各相关部门,各相关部门接到批件后可按批件执行(以补充条款形式签入合同中或更新范本合同版本)。
(2)法律法规的颁布、修改,法务部讨论认为相关范本合同条款需相应调整、修改的,应及时上报总裁,并在上报后3日内修改完成,经总裁批准后转发各业务部门使用。
(3)法务部每年定期组织各相关部门对范本合同进行系统的修订完善。法务部组织讨论范本合同时,各相关部门应汇总本部门的意见并指派有修改合同能力的人员参加讨论、修订工作。法务部应与各相关部门协调后制定修订计划,上报总裁批准后公告各相关部门。各相关人员应按计划参加讨论、修订工作,确有特殊情况不能按时参加的,应至少提前1日向集团主管副总裁(集团)或公司总经理(各公司)请假并请集团副总裁(集团)或公司总经理(各公司)指定其他人员参加。讨论后法务部根据本年度已批准的修改及讨论意见修订范本合同,更新范本合同版本。
3、范本合同的使用
(1)报批后的范本合同下发给各部门经理,由各部门经理按业务需要使用。范本合同只限于相关合同执行人了解和使用,未经总裁批准,范本合同不得外传。
(2)各业务部门需向潜在合作方提供我司合同的,在提供前需将范本合同的适用范围或使用须知部分删除,不得提供给潜在合作方;如范本合同中列举了不同情况下的不同表述的,提供前需根据实际情况选择对我司最有利的表述,删除其它表述。
(3)在合同协商过程中,对范本合同权利义务条款做出修改的,业务部门在上报合同时须附表详列范本合同约定、修改后约定、业务部门意见。各审核部门对于合同签订修改表上的内容进行审核、出具意见。
(4)各部门原则上应使用最新版本的范本合同进行合同洽谈、签订。如相对方不同意使用我司范本合同的,业务部门必须上报总裁批准,。
(5)未经总裁批准,任何人无权私自改动