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How to write an E-Mail ?
Adjust the spacing to adapt to Chinese typesetting
写信人、收信人、抄送收信人、密送收信人的Email地址。
标题。
称呼、正文、结尾句。
礼貌结束语。
写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。
03
04
05
01
02
常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：
商务英语电子邮件的基本格式
称呼
01
商务信件中要特别注意称呼的礼貌得体。如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear + Title作为称呼或Dear Sir/Sirs, Dear Madam/Madams, Dear Sir or Madam；如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名；如邮件为一封通函，则用Dear All作为邮件称呼。
02
正文
正文应结构清楚，便于阅读，如内容较长，可使用小标题、小段落、星号、下划线等方式使邮件眉目清楚、一目了然。一般包括三部分：
第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。
第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的问题进行充分的说明和解释。
第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。
注：齐头式结构，在商务英语中比较流行。因此整篇邮件顶头写，前端不需空格。
01
02
Example
Hi,
① I'm sorry about this. ② Now, we have been clear about the problem about our system. ③ There is a new colleague joining our team, and he will arrange for checking the system. ④ Because he is busy with another requirement now, he will give us the optimal plan after finishing that one.
Regards!
Hi,
Regards!
this
about
about
is busy with another requirement
Punctuation & Spelling
⑤….concluding words
Dear ,
1
I’m sorry about the problem of our system. I sincerely apologize for it and we’ll try our best to solve the problem in a week. （此处可加上具体的解决方案）Please contact me if you have any question.
2
Best Regards，
3
XXX
4
Revised version
写作技巧
Use the Right Greeting: 使用正确的称呼。尽管用”Hey”作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但最好不要用这种方式给潜在的商务伙伴写信。另一方面，使用非常正式的传统开场白。”Dear Sir” 也已经过时了，最好写成"Dear Mr. / Ms." 后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如"Dear John"。
写作技巧
Keep it Short and Clear: 使邮件简洁明了。有些情况下可能需要用华丽的词藻和复杂的句式来彰显你的聪明才智。而在用英语写邮件时，清晰、有条理的方式才是最佳选择。在邮件的第一段清楚表明写信的目的，保证每段中都有代表核心观点的中心句。使用类似“first, second, next, and finally”的词引导你所要表述的每一个观点。可以用"If you have any other questions please feel free to contact me."来结束邮件，可以为对方创造进一步交流的前提。
Starter 开头
I am writing to …
I would like to …
I am proposing …
Let’s …
Sentence structure