文档介绍：档案整理归档过程中的整理技巧
(一)归档文件“件”的区分与修整
    首先是以我为本(以发文单位为主)。凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档,其它单位(包括上级、同级和下级机关)的来文,需要办理的文件(办件)必须归档,重要的文件材料应该归档,阅知类的文件可以不归档。
   文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件,
    1、文件正本与定稿为一件(重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的,其正本与历次稿包括定稿各为一件)。
    2、正文与附件为一件(附件是指附属于正文之后的其他文件材料,作为正文的补充说明或参考材料,如附带的图表、统计数字,正文批准或发布的法规文件等等。一般来说,正文与附件为一件,如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件)。
    3、原件与复制件为一件(对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件),以及使用中出现破损的文件,应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件)。
    4、转发文与被转发文为一件(转发文与被转发文是一份文件的不同部分,前者往往包括贯彻意见及执行要求,后者则是具体内容,它们在发挥文件效力方面难以分割,因此也应作为一件)。
    5、报表、名册、图册等一册(本)为一件(报表、名册、图册等一般每册(本)内容都相对完整,具有独立的检索价值,因此应按照其本来的装订方式,一册(本)作为一件)。
    6、来文与复文各为一件(这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述,也包括“去文与复文”,从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等)。
    7、请示与批复各为一件。
    8、报告与批示各为一件。
    正文与文件处理单(文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸,有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程,是归档文件不可分割的重要组成部分,应与文件作为一件)。
   “为一件”是指在实体上装订在一起,编目时也只体现为一条条目。
归档文件的整理工作,必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。排列方法强调按事由排列。
归档文件按照不同年度、不同机构(问题)、不同保管期限等形成中的客观规律进行相对集中,维护不同文件间的有机联系。排列文件时,强调了“事由原则”,将同一事由形成的文件排列在一起,使文件间的有机联系得以充分体现。
   在装订之前,将全部文件梳理一遍,按照以上整理原则,将属于一件的材料放在一起,以便于装订,防止返工。
 
(二)文件装订顺序
    归档文件材料修整完毕,需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订,固定文件页次,防止文件张页丢失,便于归档后保管和利用的作用。
    装订前首先应将原有的订书钉、回形针等对文件保存造成影响的金属物品拆掉(原文件已使用不锈钢钉的保持原装订不动)。
    其次必须对它们进行排序。顺序如下:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后。汉文本在前,少数民族文字文本在后。不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后。有文件处