文档介绍：①
一、 业务目标
1 经营目标
建立“统一管理、统一采购、统一储备、统一结算”的物资采购供应管理体制。
按质按量按时和经济高效地满足生产建设物资需求。
在全球范围内搜寻资源,追求物资采购性能价格比最优和供应总成本最低。
实行框架协议采购,提高物资供应工作效率。
强化物资供应过程控制,增强物资供应工作主动权。
2 财务目标
资金支付安全。
会计核算真实、准确、完整、及时。
减少资金占用。
3 合规目标
物资采购过程公开、规范有序、合法合规。
物资采购合同或协议符合国家法律、法规、外贸政策和股份公司内部规章制度。
①除原油、成品油、燃料油、股份公司内供润滑油等以外的物资统称一般物资。
除原油、成品油以外的物资统称一般物资。
二、 业务风险
1 经营风险
分散对外采购,不能形成整体和批量采购优势,造成采购资金浪费和流失。
国内外采购割裂,不能在全球范围内搜寻资源,对全球供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析和研究,价格监管不力,导致采购性能价格比不合理。
物资需求计划不准确、不及时,变更频繁,不能有效满足生产建设物资需求,造成物资积压。
物资供应过程控制能力弱,物资采购供应不及时、采购物资质量不能满足生产技术要求,影响正常生产建设。
供应商选择不当,指定或变相指定供应商,造成经济损失,滋生腐败。
重复储备、库存结构不合理,储备资金占用大。
物资采购合同或协议对买卖双方的权利、义务和违
约责任等表述不清,或未经审核变更合同、协议条款,导致经济纠纷和经济损失。
物资采购一单一询价、一单一招标、一单一签约,供需关系动荡,供应费用增加。
2 财务风险
资金分散使用,付款时间、方式、金额不恰当造成资金效益的流失。
结算不及时,多记、错记、漏记物资入库、库存或应付账款,导致财务数据不准确、不完整。
3 合规风险
制度不健全或有漏洞,执行制度不到位和监督考核不力,导致违纪违规问题发生。
物资采购合同或协议不符合国家法律、法规、外贸政策和股份公司内部规章制度的要求,造成损失。
三、 业务流程步骤与控制点
1 物资供应职责界定
物资装备部负责制定股份公司物资供应管理规章制度,对各分(子)公司物资采购供应实施监管。
物资装备部(国际事业公司)按照总部集中采购物资目录,负责在全球范围内搜寻资源,实施总部集中采购。总部直接集中采购物资由物资装备部(国际事业公司)实施采购。总部组织集中采购由物资装备部(国际事业公司)牵头组织优选确定供应商短名单、采购价格及浮动幅度,与供应商签订框架协议;分(子)公司采取合同方式执行框架协议,国产物资由分(子)公司实施采购操作,进口物资由国际事业公司实施采购操作。
总部直接集中采购物资,物资装备部(国际事业公司)与分(子)公司签订年度供应协议。物资装备部(国际事业公司)供应各分公司上述物资,以总部集中采购物资调拨单来履行年度供应协议。
分(子)公司授权一个物资供应部门对物资计划、供应商、价格、质量、储备等实行归口管理,对未列入总部集中采购物资目录的生产建设物资实施集中采购,实行供应与管理结合。分(子)公司自行采购物资原产地在国外、且需动用外汇或价值50万美元以上的,由国际事业公司实施采购操作。【ERP】各分(子)公司相关部门依据总部集中采购物资目录,正确配置工业标准描述字段。
物资供应部门内部实行计划、采购、质检、合同审核、申请付款等环节相互监督的分段管理模式。【ERP】各分(子)公司物资供应部门在ERP系统中设计计划、采购等岗位的权限时,应遵从内部牵制及不相容原则。
2 物资计划编制与审核
【ERP】主数据维护员按规定程序将审批后的物料主数据维护到ERP系统,做到一物一码。
分(子)公司须明确各类物资需求计划的审核部门。物资需用单位根据生产建设需要准确、及时编制物资需求计划,由本单位负责人审核,经相关部门按规定权限审批后,报物资供应部门。项目需求计划以设计图纸和材料表为依据。
【ERP】审批后的需求计划(项目需求计划依据设计图纸和材料表)要及时、准确、完整地录入(或批量导入)ERP系统。有PM、PS等模块的,相关需求计划通过系统集成,自动生成。超过需求日期3个月以上的未完成计划要及时核销,手工创建的由物资供应部门核销,系统自动创建的由相关模块核销。
分(子)公司物资需用单位和各职能管理部门在编制、审核物资需求计划时不得指定或变相指定供应商,对独家代理、专有、专利等特殊产品应