文档介绍：CY-CY 或CY-DOOR 的对外出口运作流程及分析
图1 流程说明:
(1)揽货;
(2)询价;
(3)询舱;
(4)船公司回复货代是否有舱位;
(5)报价;
(6)客户接受报价,与货代签订货运委托书,货代公司代办托运手续及代为缮制集装箱托运单,一式十联(即十联单)。

第一联:集装箱货物托运单(货主留底)(B/N)
第二联:集装箱货物托运单(船代留底)
第三联:运费通知(1)与第四联的其中一联向出口单位收取运费,另一联货代自己留底。
第四联:运费通知(2)
第五联:装货单(S/O),也叫关单或下货纸,经船代盖章有效,海关完成验关手续后,在装货单上加盖海关放行章,船方收货装船,并在收货后留底。第五联副本:缴纳出口货物港务费申请书
第六联:大副联(场站收据副本),收货单,又叫大副收据。与收货单一起流转,装货完毕后大副据理货公司的清单在此单上签字确认,货主凭其换取正本提单。如果理货结果不清洁,大副也会做不清洁批注,正本提单也会做不清洁批注。
第七联:场站收据(D\R),货运代理公司留底
第八、九联:配舱回单。货代订好舱,将船名、关单号填入后把配舱回单返给出口公司。
第十联:缴纳出口货物港务费申请书。货上船后凭以收取港务费用。
这一环节中,货代应及时将货运委托书内容输入公司信息系统,防止人为造成的误差,否则会为员工暗中“飞单”创造机会。
所谓“飞单”,是指货代公司的业务人员与客户洽谈好运费等事宜,暗中联系其他货代公司进行订舱等活动,之后,再向那些货代公司索取提成的行为。这种行为的后果是使原货代公司失去应有的客源。目前,多数货代公司的货运委托书需要业务人员人为将信息输入公司系统中,如业务员飞单,公司货源的失去也就无据可查。
一种解决的方式是加速公司的电子商务建设,客户的询价或对于业务员报价的接受都必须通过网络渠道进入公司内部系统有所纪录。这一措施的实行需一定的资金和技术支持。此外,公司要建立良好的业务运作规范,约束员工的行为,绝不允许违规操作。
(7)订舱。
这一环节的常见问题是爆舱。
一种情况是货代去订舱时,船公司已无舱位可订。货代应当先询问船公司是否有足够舱位,再向货主报价和签订货运委托书。但实际操作中,为争抢客源,有些货代公司是直接先与货主签订委托书再进行询问舱位的步骤,容易出现舱位订满的情况。
另外,在询问过船公司有否舱位后再签订委托书后,也可能在订舱环节出现爆舱现象。与之相应的措施是及早寻找其他的船公司订舱。因此,货代与多个船公司有业务上的往来是降低风险的一种方式。而从船公司的角度来说,在舱位紧缺的高峰时节,往往会优先考虑货运量大、业务关系较密切的货代,为他们预留舱位,以减少船公司的亏舱率。这时,货代的规模与实力就会起到较大的作用。
另一种爆舱的情况是在订舱之后,由于船公司单方面的原因,舱位已满,无法装运货物。造成这种情况多数是由于船公司为减少亏舱率,接受的订舱要比实际的舱位数来得多。一旦舱位装满,承运人就不再接受后到的集装箱装船。这种做法理论上应由船公司负违约责任,但船公司为推卸责任,常常在舱位快要装满之际,向还未到货的货代下发进港时间限定书,说明在某一时间之后将拒收货物。而货代的做箱安排计划往往又赶不上船公司的这一变化,从而难以在规定时间内将集装箱货送进港区。由此