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2020年4月19日
前台文秘职位说明书
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前台文秘职位说明书
岗位名称：前台文秘
岗位编号：
所在部门：人力资源＆行政组
岗位定员：1
直接上级：
人事行政主管
直接下属部门/岗位：
职系：
所辖人员数目：
工资级别范围： 等 级至 等 级
岗位分析日期： 年 2月
本职概述：
处理公司日常事务性工作，管理公司固定资产、办公用品等，维护公司日常办公活动正常开展
职责与工作任务：
职责描述：负责处理日常后勤事务
工作时间百分比：60
工作任务
负责接听电话，收发传真、信件
接待来访客人
饮用水、水杯、茶叶管理
管理公司报刊、杂志、信件、包裹、汇款的收发等事务
办理订票事宜
订制名片、定期统计需要印制胸卡的员工，并统一进行办理和发放
办理快递费、名片费、加班餐费、出差飞机票费的缴纳
整理公司内部的各种申请单，与相关部门沟通，保证申请单的供应
不定期更新通讯录
职责描述：负责管理公司图书
工作时间百分比：5
工作任务
登记公司的每一本公用图书，妥善管理
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2020年4月19日
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借阅图书登记
要求购买的图书，经过公司的流程，进行购买后登记入库
催还图书，在归还日期栏中登记
图书借阅情况随时更新到公司网站上
职责描述：负责办公设施采购与管理、维护工作
工作时间百分比：30%
工作任务
办理办公设施的采购工作
登记办公设施，保证帐物相符
负责公司钥匙管理和领用
检查办公设施及设备，发现的问题及时处理
职责描述：负责办公用品和礼品的订购和管理
工作时间百分比：10
工作任务
选择供应商，购买合适的办公用品
保证公用办公耗材的供应和储备
定期办理结算和统计库存
办理公司礼品的采购和领用
职责描述： 协调物业、保洁工作
工作时间百分比：5%
工作
任务
与物业、保洁单位沟通，联系相关事项
定期办理房租、物业费、水电费的缴纳
传递物业通知
职责描述：负责办公环境的管理
工作时间百分比：5
工作任务
每天对十层办公区进行检查
检查完毕填写《办公环境管理清单》
监督保洁员工作情况，有问题及时指出
当发现办公环境中的问题，及时找相关部门进行解决
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2020年4月19日
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职责描述：负责公司车辆的年检与保养，办理车位停车证和车辆保险
工作时间百分比：10%
工作任务
办理公司车辆的年检与保养
办理公司车辆车位停车证及付费
办理公司车辆的保险
职责描述：负责统计员工考勤
工作时间百分比：5
工作任务
每月汇总员工考勤情况，进行考勤管理
记录员工的请假、出差、迟到等情况
在上级的同意下，联系制作和发放出入的门禁卡
职责描述：完成上级交办的其它工作
工作时间百分比：5
相关权限：
对办公用品采购确定供应商的选择权和费用使用权
对发送快递、订票、印制名片和胸卡确定供应厂商的选择权
对物业的卫生工作的监督检查权
对公司各部门办公秩序的监督检查权
对办公用品的领用调配权
对公司图书管理工作的监督权
对公司固定资产的监督权
相关每月费用预算制定权
在权限范围内，有代表企业对外联络的权力；
本事域（专业）获取信息、知识的工具的使用权；
学习、研究权和接受再教育、培训的权利；
办公工具和劳动工具的使用权；
相关事情的知情权
汇报关系：
以上职责，向人事行政主管汇报
工作协作关系：
内部协作部门：公司所有部门
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2020年4月19日
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外部协作单位：办公用品供应商 、快递公司、名片社、物业、保洁公司、方正集团、维修公司、订票点
工作环境：
一般工作环境
使用工具设备：
一般办公自动化设备
所需记录文档：
员工出入登记、员工出差登记、未打卡登记、来访客人登记、投影仪录音笔借用登记、钥匙和电话领用登记、办公用品领用登记
任职资格：
最低学历要求：
大学专科
所需教育专业背景：
不限，以文科为主
所需工作经验：
所需培训的科目：
沟通技能
行政管理
所需胜任能力：
团队合作；
责任心；
诚信；
主动性；
人际理解力；
客户服务导向；
应变能力；
组织理解力；
能按要求进行文件档案的管理，起草相关文件管理制度；
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2020年4月19日
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独立完成行政公文，语言表示准确，语法基本无误；
能根据公司要求，联络、协调外部关系；
能根据公司要求进行工作督办跟进；
进行资产管理，并起草相关的管理流程；
根据要求，做好会议组织、协调工作
备注：
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2020年4月19日
财务&商务组
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2020年4月19日